今週は、要点がひと目でわかる簡潔なメールの書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 ＜ 簡潔に書く（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　相手の都合を考える

　簡潔なメールを書くためには
　「結論を先に述べる」と
　繰り返し述べてきました。

　最後に、事例を挙げて説明しましょう。

（例文）————————————————–

　　当社では、誠実、迅速、正確に
　　一週間一括管理完了業務を行っております。

　　一週間に70件以上の商品注文があるため、
　　発送に少々時間がかかることをご理解ください。
　　本当に、ご迷惑をおかけいたします。

　　さて、このたびのご注文商品の発送ですが、
　　6日に全商品の梱包を行い、
　　7日入金決済確認の商品から迅速に発送となります。

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　上記の例文は
　「結論があと」になってしまっている例です。

　上記の例文に欠けているのは、
　「相手が一番知りたいことは何か」という視点です。

　自社の対応の説明が先になり
　相手が最も知りたい「いつ発送されるか」の情報が
　あとまわしになっています。

　これでは、いくら「誠実、迅速、正確に」と謳っても
　相手には届きません。

　では、結論から先に書きかえてみましょう。

（例文）————————————————–

　　このたびはご注文をいただき、誠にありがとうございます。
　　ご注文の商品は、6日に梱包を行い、
　　7日入金決済確認の商品から発送いたします。

　　当社では、一週間一括管理完了業務を行っており、
　　発送に少々時間がかかります。
　　可能な限り迅速に対応いたしますので、
　　ご理解のほど、お願い申しあげます。

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　このように、相手が知りたい「結論」から書き始めると
　「7日までに入金すればいいのだな」と
　相手に伝わります。

　結論から書くためには
　自分の都合より、相手の都合を考えることが
　最初の一歩です。

　相手にとって「何が必要な情報か？」を
　常に考える習慣を身につけましょう。