今週は、伝達手段の選択についてでです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、電話か（2）＞
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迷惑な電話とは？
今週はメール、電話、その他の伝達手段の
最適な活用法を取りあげています。
電話連絡を迷惑に感じる状況とは？
と考えてみると
仕事に関係ない
売り込みやアンケートの電話が
思い浮かびます。
知った人からの
用件がはっきりしない電話も迷惑に感じます。
「元気？」「久しぶり？」から始まって
雑談が延々と続くような友人知人からの連絡とか、
目的や当てもなく
思いつきで連絡してくるケースなどです。
仕事絡みの電話でも
一方的に自分の用件や都合を押しつけてくる連絡や
何が言いたいのか、あるいは聞きたいのか
要領を得ない連絡も対応に困ります。
こうした迷惑な電話をとってしまった場合
自分の業務や作業は中断され、
対応に時間を奪われていきます。
携帯電話なら、場合によっては
出ないとか、着信拒否にすることもできますが
会社の電話では、そういうわけにもいきません。
迷惑な電話連絡を受ける側の対策としては
できるだけ手短に、丁重に断りを入れて
通話を終わらせることが考えられます。
電話をする場合は
複数の用件や込み入った内容は
一度、紙に書いて整理してから
連絡を入れる配慮も必要でしょう。
結局、電話という手段が迷惑なのではなく
電話連絡の内容や連絡の仕方によっては
相手に迷惑をかける、ということ。
メールより電話の方が早く処理できるのであれば
電話を使えばよく
逆に、メールで済むことは電話でなく
メールでやりとりすればよいのです。
重要なのは、
用件を「何」で伝えるのが
時間が短くて済み、確実か
を考えてから伝達手段を選ぶことです。
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