今週は、読者の方からのご意見を紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　＜ 最適な伝達方法とは？ 　その後 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　読者の意見から（1）

VOL.3019で私がメッセンジャーでやり取りをした相手との事例を挙げ
「日々の仕事のやり取りで、相手とのスピード感や対応力の違いを感じる
ことはありませんか？」というテーマでメールマガジンを配信したところ、
その後も読者の方から様々な意見をいただきました。

興味深い内容だったので、順不同でご紹介します。

＜読者の意見＞——————————————————

営業マンと呼ばれる人に時々あるのが「対面・電話が誠意のあかし」とでも
教育されてきたのか、やたら訪ねてきたり電話をかけてきたりする人。

急いで伝えるべきことを電話してくるのは良いのですが、いつでもかまわな
いような件で電話（それもこっちが忙しいときに）してこられると、結構
鬱陶しいです。メールにしてくれよ、と思います。

逆に急ぎ伝えないといけないことや、すぐに確認が必要なことを電話せずに
メールするのを見ると「こいつ馬鹿か」と思ったりします。
（たとえば「その銀行振り込み待て」のような用件）

私の業界（IT業）は歴史的にもe-mailが早く浸透したので、「対面・電話が
誠意のあかし」という文化が早く消えたというのもあるかもしれません。

（読者 O.Hさん）
———————————————————————-

「誠意を伝える」という点で、対面＞電話＞メールというときもあれば、そう
でないときもありますよね。

伝達手段を効果的に使えば、伝わる誠意が
手段を間違えると、逆効果になる場合もあるわけです。

私自身は用件や状況に応じて、最も効果的で最適な伝達手段は何かを
その都度考えて対応していますが、スピード＝誠意・結果と捉えれば
メールよりメッセンジャーやLINEというケースもある
ということなのでしょうね。

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今週は、気になる敬語の使い方について取り上げます。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ 気になる敬語（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「取材させていただいた」

今週は、気になる敬語の使い方について取り上げてきました。

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先日、○○○○に取材させていただいた。
△△な風格が漂う方だった。
お話を伺いながら、思ったことがある。
————————————————–

上記は、ある有名人を取材したことを伝える記事です。
取材時の相手の印象を導入に、その人が出演した作品について述べる、
という流れの記事でした。

取材した相手はキャリアも年齢も、書き手よりも上であることに配慮する
とともに、相手への敬意から敬語を使って記事を書いたものと思われます。

しかし、この書き手もプロ。
キャリア、年齢に差はあれど、取材される側と取材する側は仕事として相対
しているのだから、立場としては両者対等なはず。

相手に敬意を払って接することは大切と思うのですが、記事中でも取材相手
に敬語を使う必要があるのだろうか、と疑問に感じました。

「○○○○に取材させていただいた」の文には「さん」「氏」などは使わ
れていないのですが、その後に続く文には「取材させていただいた」と謙
譲語が使われていて、チグハグな印象があります。

相手を取材した経緯を導入で使い、文を展開するのであれば
——————————–
先日、○○○○を取材した。
△△な風格が漂う人物だった。
○○の話を聞き、思ったことがある。
——————————–
と、相手への敬語は使わず客観的な文章でも、違和感なく読み進められる
のに、と思いました。

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日　時　3月8日（木）19：00～20：00

会　場　一社）ひろしまきもの遊び「和の学び舎」
（広島市中区幟町6-11 坂田ビル2F）

受講費　3,000円

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今週は、気になる敬語の使い方について取り上げます。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ 気になる敬語（2）＞
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受発注の関係で捉えると…

今週は、気になる敬語の使い方について取り上げていきます。

「企画書をご作成いただくことは可能ですか？」

という一文。相手から「企画書を作成してもらえるか」という打診なので
すが、相手は私より年下なため、年上の私に気を遣って敬語を使ったのだ
と思われます。

しかし、仕事の受発注の関係で捉えると、相手は発注者で、それを受ける
自分（＝私）は受注者です。ですから、受注者である私に敬語を使う必要
はないのでは？　と思いました。

この場合
「企画書の作成をお願いできますか？」
「企画書の作成を依頼できますか？」
とすればよいと考えます。

セミナーなどの講師の依頼のやり取りで

「3月にセミナーの講師をご依頼できないでしょうか」

という一文も「講師＝偉い人、先生」と捉え、敬語を使っていると思われ
ますが、セミナー主催者が発注者で、講師は受注者なので

「3月にセミナーの講師をお願いできますか」
「3月にセミナーの講師を依頼できますか」
でよいと考えます。

「ご作成いただく」「ご依頼できないでしょうか」も
敬語の使い方としては微妙で、とってつけた感じが否めません。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、メールをはじめとする伝達についての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　＜ 最適な伝達方法とは？（5）＞
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で、結論は？

VOL.3019　で紹介した私が体験した事例で、長く会っていない相手からの
突然のメッセンジャーで送られてきた相談事をそのまま受けていたら、条
件の良い仕事になっていたかもしれません。

でも、メッセンジャーでの相手とのやり取りに気持ちが“乗れ”なかった
のは、相手本意のペースで物事が進もうとしていることに違和感を覚えた
からだと思います。

自分が逆の立場だったら、と考えると、相手の相談は別件のミーティング
の合間にちょっと打診してみたかった程度の用件だったのだろう、と想像
しました。

「できるかどうか、ちょっと聞いてみる」にはスピーディーでダイレクト
なメッセンジャーは、最適な伝達手段です。

細切れ時間に連絡して、つながる相手と用件を手っ取り早く済ませる、と
いう感覚の相手に私が即応できていれば、詳細を打ち合わせたり、すぐに
作業に取り掛かれるような資料や材料が送られてきて、次の段階に進んで
いたことでしょう。

過密なスケジュールの合間を縫って、空き時間にどんどん用件を済ませて
いく場合、自分本位の連絡になるのは当然のこと。

でも、自分に置き換えた時、依頼する時点で「この案件はこの人に依頼し
たい」というところから始まり、まずは相手の意向を聞いてからやりとり
をする、という対応の仕方なので、自分の都合より相手の都合を重視しま
す。伝達手段もメッセンジャーでなくとも、メールや電話で事足ります。

伝達手段にこだわらず、もっとも早く、ダイレクトに連絡がつく方法で連
絡を取り合うことを優先するのか。
段階を踏んで、場合によっては時間をかけて話を詰め、確実な対応を望む
のか。

どちらをとるべきか、考えさせられる事例でした。

その状況に応じた伝達手段でもっとも効果的な手段を使う、という判断は
どんな場合も必要と考えますが、伝達手段が増えつつある今、その判断も
簡単・単純にはできなくなっているように感じます。

自分と同じ感覚、スピード感の人とだけ仕事ができれば、ストレスもトラ
ブルも起こりにくいのでしょうが、現実は自分とは違う感覚とスピード感
の相手と、それぞれ異なる伝達手段で違和感を抱えたままやり取りを続け、
疲弊・消耗することの方が多い気がします。

こうして書きながらも、結論が見つかりません。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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定員間近。お申込はお早めに。

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場　所　書道サロン　優書会
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このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、メールをはじめとする伝達についての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　＜ 最適な伝達方法とは？（4）＞
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読者の反応

「あなたは日々の仕事のやり取りで、相手とのスピード感や対応力の違い
を感じることはありませんか？」
という問いかけに対する読者の方からの反応を紹介します。

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今回のメルマガはうれしかったです。
今までは結構ためになる内容が多く勉強になったのですが、
今回は、小生の悩みに該当する内容なので
うれしかったです。

時間感覚のすれ違いですか。
勉強されられる言葉ですね。
（読者 T.Jさん）
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今現在、まさに自分が陥っている状況です。

私は、普通の主婦で仕事関係ではないですが
喪中はがきが届いてお悔やみ、年始の挨拶にと電話を入れても
最近、振り込め詐欺対策なのか何なのか
電話に出ない人って結構多いと思いませんか？
携帯に電話して、相手がわかっているだろうにも関わらず無視されたり？

先日は、携帯に電話したら
「今出られないからもうしばらく経ってからかけ直すように」との
メッセージが流れ、直後電話がかかって来て、いきなりワンギリされました。
まるで今ならいいぞ、さっさとかけ直せと言わんばかりの横柄な対応です。

朝昼晩電話してもいるのかいないのか
二、三度電話してようやく出てもらったりと……

メールのやり取りもそうです。
読んでくれているのかいないのか
すぐに返事が戻って来ない等々のらりくらり……

こんな状況ばかりが続いて本当に疲れます。
人間関係がどんどん嫌になってきます。
（読者 Gさん）
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私はいつもスピード感の違いにストレスを感じています。
仕事のメールは相手がこちらにとってはユーザーさんとか
お客様等が多いので、メールでの返信が遅くとも、ある程度、
気長に待つことができます。

一方、友人（グループ）でのメールやメッセンジャーでは
自分としては、メールやメッセンジャーへの返信は数時間内に行う
ようにしていますが、相手の返事が何日も来なかったり、返事が
なかったりして、自分にとってはそのような時間差が信じられず、
大変なストレスとなっています。
（相手からメッセージがあり、それに返信しても、さらにその返信が
遅いとか、無いなど、驚きます）

メッセンジャーなどでは、新しいメッセージがあるとスマホに
何通が来てる旨のお知らせが表示されるはずと思いますが、
あまりに相手の対応が遅いのでグループ活動のやる気も萎えて
しまいます。
（読者 T.Hさん）
————————————————————–

————————————————————–
本日の伝達ツールの使い分け、私も全く同感です。

PCのキーボード入力に慣れていることもあると思いますが、SNS
ではどうもフォーマルな感じがしません。

また、スマホやタブレットのスタッド入力もキーボード入力に比べる
とメチャクチャまどろっこしくて「キーッ！」ってなります。
（今どきのJC、JK、JD、OLは「よくもまぁ親指1本をあんなに器用
に動かして入力できるものだ」と感心してしまいます。
まるで親指が別の生き物のようにさえ見えてしまいます）

（読者 Y.Nさん）
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複数の伝達手段を使う弊害

伝達手段が増えて、困る、却って不便だ、と思うことがあります。

それは、同じ相手からの連絡が複数の伝達ツールにまたがることです。

最初はメールでやりとりしていたのに、途中からメッセンジャーになったり、
LINEが入ったり、というケースです。

職場でパソコンでやり取りしているときはメールを使っているのに、急を要
する時や出先からなど、通常と状況が変わるタイミングでツールが変わって
しまい、以後、メール以外にメッセンジャーやLINEでも同じ相手から連絡が
入るように……。

そうすると情報が分散し、見落としや誤解、ミスが発生しやすくなります。
情報の分散・混乱を避けるためには、メインの伝達ツールを決めておく方が
よいでしょう。

基本的なやり取りはメール、急ぐときはメッセンジャーで、LINEは使わない、
とか。チームやグループ内のやり取りはメッセンジャーで行い、対外的なや
り取りはメールで、他のメンバーにもCCする、とか。

メインとサブのツールを分け、一定のルールを設けておけば、見落としや行
き違いを最小限に留めることができます。

同じ相手からの連絡が複数の伝達ツールにまたがるのは、どちらかというと、
友人や親しい間柄の相手との連絡で起こりやすいケースかもしれません。

私は仕事のやり取りは、基本的にメールで、メールは相手や業務内容によって、
メインアドレスとG-mailを使い分けています。

仕事のやり取りをメッセンジャーで行うこともありますが、LINEは私自身が苦
手なので家族と限られた友人としかしません。

メッセンジャーもスマホから入力するのは外出時と緊急時だけで、パソコンか
ら入力することが多いです。理由は、スマホからだと入力ミスが極端に多くな
るためです。LINEが苦手なのも、スマホから入力するのが遅いうえに、ミスが
多いからです。

入力ミスが笑って済む間柄なら差し支えないのでしょうが、笑って済まない相
手の場合もあるので、リスクを避けるためにメールでのやり取りを基本にして
います。

あなたはどんな使い分け方をしていますか？

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【しごび】 の お す す め
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紙の書籍でも電子書籍でもご購入いただけます。

「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら……
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★『メールは1分で返しなさい』★
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Kindle版
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ぜひ、ご利用ください。

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