今回は、メールに関する雑感です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ チャットの活用 ＞
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時代はメールからチャットへ？
昨日、3月8日（水）の中国新聞 朝刊に
こんな見出しの記事がありました。
「チャットで職員やりとり
広島県6月にも導入
業務効率化を促進 在宅勤務にも対応」
記事の内容は
「広島県は、パソコンやタブレット端末などで文字を使って会話する
『チャット』を職員間の連絡手段として活用する」
というもので、いわゆる「LINE」のような通信手段を導入するとのこと。
「県業務課プロセス改革課は
『メールと比べてスピード感ある対応が可能。
別の会議中でも手軽に返信できる』と説明する」
とあり、チャット導入のメリットとして
・グループを作れば、複数人で同時に意思疎通や情報共有を図ることが可能
・事業が複数の部署にまたがっても連携がとりやすく、
会議室に集まらなくても議論が進む
メールのデメリットとして
・メールを送る際の「お疲れさまです」「お世話になります」など
の定型文の入力
・文書や画像の添付の手間
・メールが届いたか、読んだかの確認の電話やそれに伴う取り次ぎで
業務が中断し、集中力が落ちる
などを挙げ、「メールは小さな無駄が意外に多い」とも。
社内にこうしたチャットを導入する企業や団体は
すでに存在し、今後も増えていくことでしょう。
上記に挙げられた「メールのデメリット」は
その通りだと思いますし、
スピード、効率を重視すれば、
より個別でダイレクトな
チャットの導入は当然の流れとも思います。
ただ、チャットによる
パーソナルなやり取りは
県庁内とか企業内とか
内部のコミュニケーションに有効とは思いますが
客先などの社外の伝達、特に
新規の相手ややり取りが頻繁でない場合は
メールの方が心情的にも形式的にも
収まりが良いように感じます。
「内」と「外」の使い分けは必要
だと思うからです。
先日、ある団体の女性部会の会合に参加した際
部会員同士の連絡をメーリングリスト（ML）で行っていて、
少々驚きました。
家族や友人とのやり取りにチャットを活用しているだろうに
部会員同士の連絡にはパソコンのメールでML活用。
チャットが苦手なわたしでさえ
MLを使わなくなって久しく、
煩わしく思うこともあるのですが
依然としてMLを活用しているところもあることが
意外でした。
かたや、県ではチャット導入の記事。
このように
新しい伝達手段がどんどんビジネスの世界にも導入されていく反面
上記のように前時代的と思えるMLの活用が続いているところもあり
ビジネスでの伝達手段・方法は
ますます多様になっていくのかもしれません。
今でも職場や職種によっては
電話やFAXがメインというところもあれば
連絡は電話よりメールを推奨する個人や企業もいます。
結局のところ、
自分の仕事先、客先が
どのような手段での連絡・伝達を主とし
確実に伝わる方法は何かを把握し、整理して、
相手や自分にとってストレスのない伝達手段を
使い分けることが大切と考えます。
とはいえ、
メールが一気に普及していったように
「社外」のやりとりも
いずれはチャットが主流になっていくのでしょうか。
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