今週は、これまで経験したメールの失敗談を書きます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 私の失敗談(2)>
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返信時間
失敗ではないのですが、気をつけていることがあります。
メールを返信する時間帯です。
私は朝型なので、早ければ3時とか4時、遅くても5時くらいには起きてい
ます(子どもが赤ちゃんのころ授乳で起きていた名残なんです)。
起きてすぐ始めるのがメールチェックなので、メールの返信が朝の3時4時
になることがよくあります。
仕事仲間など、私が朝型だということを知っている人たちは、すでに慣れっ
こになっていて何時に返信しようと驚きもしないのですが、たまに客先の
担当者から「あんな時間まで起きているんですか?」と心配されることが
あります。
世間一般の生活時間帯と自分のそれがずれている場合、相手に気を遣わせ
ることがあると気づき、自宅からメールを返信するのは親しい人や仕事仲
間だけにし、客先などへは始業時間を見計らって返信するようになりまし
た。
▼ 対応できる時間を確保
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通常、事務所にいる時間帯は、パソコン前に張り付いていることが多いの
で、メールの返信は優先順位をつけて返信しています。
客先からのメールや急を要するものはすぐ、時間を要するものは昼間や夕
方に時間をとって返信するようにしています。
注意を要するのが忙しいときです。慌しい状態でメールチェックした場合、
メールの見落としや返信のし忘れが起こりやすくなります。
そんなときは、メールチェックの時間を短時間でもきちんと確保し、集中
してメール対応をすることにしています。