今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 失礼なメール(3)>
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                           不適切な表現

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

自分では、特別な意味はなく使っている言葉でも、第三者の視点では蔑視的に
映る言葉があります。例えば「外人」。

自分では名称として使っているつもりでも、蔑称ととられかなねない言葉なの
で「外国人」とするのが適切です。
(実は、私自身がそうで、メールマガジンに書いていたのを読者の方に指摘さ
れて以来、気をつけています)。

「60歳過ぎの高齢の退職者」という言い回しも「過ぎ」は「超える」や「以上」
に言い換え、「高齢の」は書く必要のない言葉と言えます。

「男のくせに」「女のくせに」「子どものくせに」といった、相手を見下すよ
うな表現も不適切です。

学校では「父兄」ではなく「保護者」を使うことが通例になっています。
「片親」という言葉も不適切とされ、「母子家庭」「父子家庭」を使い、
「連れ子」は「○○さんの長男」「○○さんの長女」のように書きます。

心身の障害についての表記でも、例えば「足に障害を持つ」とういう表現では
なく「足に障害のある」「足の障害がある」とします。

専門分野の仕事をする人が自分のことを「技術屋」「建築屋」などと使ったり、
店舗を人に示す時に「駅前の惣菜屋」、あるいは愛称として「八百屋さん」
「パン屋さん」などと言ったり書いたりします。しかし、人の職業や肩書を
「○○屋」で示すのは避けましょう。

自分には蔑視する気持ちはなくても、そうした言葉を使うことで蔑視している
ととられる可能性がある場合を考え、別の言葉に言い換えるほうが賢明と考え
ます。

言葉を使う側に悪意や差別意識はなくても、使われた側の立場で不愉快に感じ
たり、失礼と思ったりする言葉は使わないという意識を持つことが大切です。

差別語、不快用語については「記者ハンドブック」などに掲載されています。
まずは、知ることから始めましょう。

記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」

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今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法           < 失礼なメール(2)>
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                       言葉の勘違いや取り違え

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

■昨日は、部長と偶然、駅で落ち合いました。

上記の文は、「偶然、駅で一緒になりました」とか「偶然、駅でお会いしま
した」とするところを、間違えて「落ち合いました」としている例です。
「落ち合う」は、約束をしてある場所で一緒になること。「偶然落ち合う」と
いう使い方はしません。

■古い資料ですが、お役に立つのであれば法外の喜びです。

上記の文は、「望外の喜び」とするところを間違えて「法外の喜び」としてい
る例です。「法外」は、程度が並外れているという意味ですが、「法外な要求」
「法外な値段」のように悪い意味合いで使うことが多い言葉。

対して「望外」は、望んでいた以上である、という意で使います。相手のため
になって、これほどうれしいことはありません、と伝えたいのに、間違いによっ
て相手にその意図が伝わらない残念な例です。

■部長の的を得たご助言のおかげで、トラブルが解決しました。

上記の文にある「的を得た」は、「的を射た」あるいは「当を得た」を混同し
て使っている例です。このように、相手に感謝や称賛の気持ちを伝えたい時に
も言葉を間違えてしまうと、相手に苦笑される結果に。

ちょっとした言葉の間違いですが、言葉の使い方を間違えると、真意が伝わら
ないだけでなく誤解を招いたり、あらぬ疑いを持たれたりということも。
特に目上の相手に使い慣れない言葉を使って、文章を飾らないことです。

 
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今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 失礼なメール >
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名前の間違い

仕事のやり取りをする相手を怒らせるようなメールをわざわざ送る人はいませ
ん。しかし、ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせてい
ることがあります。今週はそんな、相手に失礼なメールの誤り、間違いについ
て取り上げたいと思います。

メールの書き出しで最初に書く相手の名前。
当メールマガジンでも繰り返し取り上げていますが、気をつけていても、自分
の不注意で、うっかり間違えてしまうことも。

同じ読みでも漢字表記が異なる名前は、特に注意が必要です。

「あべ」という姓の場合、安部、安倍、阿部
「さいとう」という姓の場合、斉藤、斎藤、齊藤、齋藤
「わたなべ」という姓の場合、渡辺、渡部、渡邉、渡邊

「さわ」の付く姓には、沢、澤
「しま」の付く姓には、島、嶋
「とみ」の付く姓には、富、冨
「はま」の付く姓には、浜、濱
という表記の違いがあります。

「えのき」という姓の場合、榎、榎木
「たのうえ」という姓の場合、田上、田ノ上 田野上

など、自分がやり取りする相手の姓だけでも、このように複数の例が挙げられ
ます。

勘違いやうろ覚えで漢字そのものを間違えるだけでなく、入力ミスに気づかな
いままメール送信ということもあるので注意しましょう。

入力する時に挙がってくる変換候補に頼らず、名刺で確認して、正式な表記で
メール送信する習慣をつけるほか、メールのアドレス帳に登録するなど、間違
いを繰り返さない対策をとりましょう。

余談ですが、広島には「栗栖」という姓が多いのですが、他県の人は馴染みが
薄いせいか「クリス」と外国人名をイメージするようです。「外国人と思って
いたら、日本人だったのでびっくりした」という話をよく聞きます。

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今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールか、メール以外か(5)>
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これからの変化

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段(電話、手
紙、FAX、LINEなど)を活用した場合の連絡方法について取り上げてきました。

前回紹介した読者の皆さんの意見にあったように
特に、会社関係の伝達には、メールが主軸にあり、状況に応じて電話で補った
り、優先順位がメール→電話、電話→メール と入れ替わったりしながら、
日々の業務が行われているということなのでしょう。

ただ、伝達ツールや伝達手段が増えてきて、ビジネスにおける連絡や情報共有
の仕方はますます多様で複層的になっていくような気がします。

そして、いつも考えるのはビジネスの現場で、伝達手段としてのメールの活用
がいつまで続くのか、いつ終りを迎えるのか、ということです。

同じ電話でも、固定電話から携帯電話、そしてスマートフォンが主流になって
きているように

伝達手段としてのメールも、LINEやメッセンジャー、SMS(ショートメッセー
ジサービス)に取って代わられる時期が、もうそこまで来ているのかもしれま
せんし、まだ当分は現状が続くのかもしれません。

スイッチをパチンと切り替えるように一気に、一斉に変わることはないにせよ、
グラデーションのように進む変化の波に乗っていくためには
新しい伝達手段を最初から拒否するより、まずは試してみるところか始め、自
分自身で見極めていくことが必要だと感じています。

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今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < メールか、メール以外か(3)
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メールの利点と問題点

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段(電話、手
紙、FAX、LINEなど)を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

伝達手段としてメールが最適な場合とは、どんなときでしょうか。

電話と比較して考えてみましょう。

ダイレクトに相手に伝わるという点では電話と同じですが、電話との違いはメ
ールは「文字で残る」こと。

会話だけでは、後で「言った、言わない」の行き違いが生じることがあります
が、メールで文書化することで、そうした行き違いを避けることは可能です。

口答の連絡や確認だけでは心もとない場合や、記録として残す必要がある用件
については、文書化して双方が情報を共有するのにメールは最適です。

確認、打診、質問、依頼などは電話でもメールでもできますが、「今、すぐ」
確認したい、という緊急な場合を除いては、電話よりメールで対応するほうが
合理的で処理はしやすいと言えます。

断りや催促など、電話で直接、本人に伝えづらいことも、メールならば連絡し
やすくなることもあります。

ただ、やり取りする相手が増え、やり取りの内容のボリュームに比例して、送
受信するメールの量も増えていきます。そうなると、気をつけていても「見落
とし」や「返信忘れ」という事態も少なからず発生します。

メールが一般化し、やり取りする量が増え、メール以外の伝達手段も多様化し
た昨今、相手に気づかれないメール、見過ごし・見逃されるメール、不要とみ
なされ削除されるメールもまた、増えているのではないでしょうか。

送信したメールが、必ずしも相手に読まれるとは限らないことを想定する必要
があるでしょう。

かつて、メールを送信した相手に「今、メールを送りました」と電話連絡する
ということが実際に行われていました。でも、それは昔の笑い話ではなくなっ
ているのかもしれません

大事なメールに返信がない場合、届いてない、読まれてない可能性もあるので、
メッセンジャーやLINEで確認や念押しをするケースもあるからです。

メールによる伝達は絶対でも、確実でもないことを認識し、「読まれていない」
場合の対処・対策も必要になっていると感じます。

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今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法        < メールか、メール以外か(2)
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                           使用頻度の変化

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段(電話、手
紙、FAX、LINEなど)を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

前回、伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断を
私の場合は「相手」への伝わり方を基準にしている、と書きました。

より早く、確実に相手に伝わる手段はメールに限らず、相手の傾向や好み、伝
達する時の状況により変わると考えるからです。

メールを書きかけて、いや、電話する方が早いと思い直し、電話することもよ
くあります。逆に、電話するよりも書いて記録として残すために敢えてメール
にしておくこともあります。

メールで用件のポイントを先に送信してから、電話でフォローや説明する。
あるいは、電話で先に伝えておいて、後からメールで関連資料やデータを送る
ということもあります。

同じ相手でもメールのみのやり取りだけでなく、状況によってはメール→電話、
電話→メール ということがあるほか
仕事のやり取りはメールや電話で、仕事以外のやり取りはメッセンジャーやLINE
というケースも。

こうして自分自身の伝達の仕方を棚卸ししてみると、メールを軸に他の手段を
組み合わせていることが結構多いと感じました。

一方、家族や親族とのやり取りは、もっぱらLINEで、パソコンやスマホのメー
ルを使うことがめっきり減りました。

そういえば、電話も携帯電話以外で連絡を取り合うことが増えました。最初は
LINE電話は家族とのやり取りだけに使っていましたが、LINEやメッセンジャー
でやり取りする相手からは、その無料通話機能を使って連絡が入ります。

私は事務所にも自宅にも固定電話がありますが、もっぱら留守番電話やFAXと
して使うのみで、電話として使うことがなくなってきています。

会社では固定電話もまだまだ機能し、メールによるやり取りも頻繁ですが、
個人レベルでは伝達ツールによって使用頻度が徐々に変化していることを実感
します。

あなたは、仕事とプライベートで主体とする伝達ツールに変化はありませんか?

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