今週は“気になる言葉”をピックアップしてご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 気になる言葉 ＞
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接続詞としての「あと」
何気なく日常で使っている言葉も、
時として「これでいいのだろうか？」と不安を感じたり、
使い方がよくわからなくなることがあります。
今週は、そんな“気になる言葉”をピックアップしてご紹介します。
（例文）
希望は営業です。あと、企画にも興味があります。
上記のように、文と文を接続するときに使われる「あと」。
主に口語として使われているカジュアルな表現ですが、
メールでも最近は見かけるようになりました。
意味としては理解できるのですが、
ビジネスメールで文と文を「あと」でつなげるのは、
少々くだけ過ぎというか、子供っぽい印象を与えます。
では、どのように書き換えるとよいでしょうか。
今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（5）＞
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うれしいお便り
次にご紹介するのは質問ではないのですが、6月2日配信の
＜切りあげるひと言＞にいただいた読者のかたからのメールです。
＜読者からの感想＞————————————————
私が【しごび】から教えていただいたことの一つで、
大変重宝させていただいているのが、
この「メールの終わり（終わらせ？）方」です。
返信のやり取りをスムーズに終わらせる為に
『メール末文に「返信はご無用です」 のひとことを添える』
というのは、常々活用させていただいております。
また、その一文の頭に、時期に応じて様々な応用文を付ける
ようにしています。
例えば、
「年度末につき、ご多忙中と存じますので〜」 とか
「締切も近く、優先事項もあると思いますので〜」等々
です。
（友達・知人であれば「返信ご無用よん」でＯＫですね）
読者 A.Yさん
——————————————————————
私がA.Yさんのメールを読んでうれしかったのは、
【しごび】で読んだことをご自分で応用して使ってくださっていることです。
当メルマガは、私自身が日々、メールのやりとりで
気づいたこと、失敗して反省したこと、改善したことなどをもとに
構成し、書いています。
私が書いていることは「絶対的なメールのルール」ではなく
メールを書く際の一つの考え方、ヒントとして
あなたの仕事のメールのやりとりで活用してもらえたら
という気持ちで書いています。
A.Yさんのように
「なるほどね〜。じゃ、今度はこうしてみよう！」と
【しごび】を読んで、自分なりのメールのルール、メール作法を
つくっていってもらうことが私の一番の喜びです。
ルールも作法も知っておくことは必要ですが
それにがんじがらめに縛られるのではなく
自分流にアレンジすることも
また大切だと思うんですよね。
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今週は、堅苦しくまわりくどい表現を書き直してみましょう。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 書き換える技術（3）＞
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漢字に頼らない
「諸般の事情にかんがみ、鋭意努力いたしております」
「抜本的かつ体系的な見直しを早急に行います」
上記のいずれも、分かったようで分からない文章です。
堅苦しい言葉が並んでいる割には、伝えようとする内容があいまい。
もっと分かりやすく具体的に書き換えてみましょう。
「諸般の事情にかんがみ、鋭意努力いたします」
↓
「さまざまな事情を考え、まずは○○についての改善から始めます」
「かんがみ」とは「考慮して」という意味です。「鑑み」と書きます。
知っておいてよい言葉ではありますが、文章が仰々しくなるので、
「考慮して」「考え」と書き換えて使うと分かりやすいです。
「鋭意努力」というのも、それなりに格好がつく都合の良いフレーズ
ですが、具体的な対策や対処の仕方を述べる方が誠意は伝わります。
▼ あいまいな言葉より、日時を明記
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「抜本的かつ体系的な見直しを早急に行います」
↓
「原因究明と○○全体の見直しを11月○日から行います」
「～的」という言葉はクセモノです。使いすぎると、何のことだか
結局分かりません。
この一文では「抜本的」は「原因究明」、「体系的」は「～全体の」と
書き換えることで、どんなことが行われるのかイメージできます。
「早急に行います」というのも、日時を明記すると現実味を帯びますね。
半ば慣用語として使われているお堅いフレーズには、次のようなものが
あります。
「忌憚のない」 ⇒ 「率直な」「遠慮のない」に書き換え
「万全を期す」 ⇒ 「間違いのないように」に書き換え
「可及的速やかに」 ⇒ 「できるだけ早く」「○月○日には」
「先般」 ⇒ 「先日」「先ごろ」「○月○日に」
形式ばった難しい言葉でお茶を濁さず、分かりやすく具体的な表記を
心がけたいですね。
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今週は、感じのよいひと言をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ ちょっとした言い回し（4）＞
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「無理です」に代わる言葉
事情や理由があって対応できない、そんなとき、あなたはメールでどのよ
うに伝えますか？
会話でもメールでも、最近、増えていると感じるのが「無理です」。
特に「とても自分には対応できない！」という感情が強く働くとき
「無理です」を使うケースが増えているように思います。
気持ちとしては言葉どおりなのでしょうが、その言葉を受け取る側はとり
つくしまがありません。否定というよりも拒絶を感じてしまうからです。
断りや否定の意を表すメールでは、自分の気持ちを強く打ち出すより、
相手がどのように受けとめるか思いをめぐらしてみます。
「無理です」「できません」より
「難しいです」「対応しかねます」
と書くときつさが取れます。
▼ 否定を肯定に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「あいにく」「恐縮ですが」「申し訳ございませんが」という言葉を枕詞
として添えると、さらに表現が和らぎます。
あいにくすでに予定があり、今回は参加が難しい状況です。
来月の定例会へは参加いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
申し訳ございませんが、担当者が出張中のため対応いたしかねます。
○日には戻りますので、こちらから改めてご連絡いたします。
といった具合に、次につながるフォローや提案ができれば、否定の内容も
肯定に切り替えることができます。
否定や断りを伝えるメールのほうが書きにくいものです。語調もきつくな
りがちなので、相手にネガティブな感情を残さない表現を工夫したいです
ね。
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【しごび】 の お す す め
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ ちょっとした言い回し（3）＞
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「このたびは」
このたびはお声かけいただき、ありがとうございます。
初めてメールでやり取りする相手に返信するとき、よく使うフレーズです。
相手から「はじめまして」と始まるメールを受け取り、返信する際「お
世話になります」と書くのは抵抗があります。仕事の打診や依頼の場合、
お世話になるのはこれからであって、これから関わろうとする相手にあり
きたりなフレーズで返したくないと思うからです。
そんなときに「このたびはお声かけいただき、ありがとうございます」を
使うようにしています。
▼ ひと言に気持ちを添える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ネットオークションで落札後、初めて出品者に連絡を取る際、よく使うの
が「このたびはお世話になります」。
いきなり初対面の相手に「お世話になります」と書くのに抵抗があったの
で「このたびは」を添えるようにしています。これも、仕事のメールで初
めてやり取りする際に活用できるフレーズです。
テレビ業界では何時だろうと挨拶は「おはようございます」と聞いたこと
がありますが、メールでも「お世話になります」はメールの出だしの決ま
り文句として定着した感があります。
無難にそれで済ますのもひとつですが、初めての相手だからこそ、これか
ら始まるお付き合いを意識した言葉を伝えたいと工夫をしています。
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メ ー ル 作 法 ＜ ちょっとした言い回し（2）＞
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ひと呼吸置いた表現
毎度、勝手を申しますが、下記アドレスないしは携帯まで、
お返事をいただけると助かります。
上記は至急、連絡を要する相手からのメールの一文です。
急いでいるほど「至急、連絡ください！」と書きたいところですが、ひと
呼吸置いたこうした書き方の方が、却って「すぐ連絡しなければ」という
気持ちになるから不思議です。
この一文のポイントは「毎度、勝手を申しますが」と「お返事をいただけ
ると助かります」という表現です。
冒頭で「毎度、勝手を申しますが」とひと言添えることで、文章全体が和
らぎます（場合によっては「毎度」を省いてもいいかもしれません）。
相手にお願いしたり、手を煩わせるようなメールを送るとき、こうした前
置きになる言葉を添えると文章全体が丸みを帯びます。
「お手数ですが」
「おそれいりますが」
「恐縮ですが」
などがそれに当たります。
▼ 気持ちを添える
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
もう一つのポイントが「お返事をいただけると助かります」。
相手の行動を促す表現でも、「お返事ください」より「～いただけると助
かります」の方が感じがいいのは、表現が命令調でないからです。
同様に
「～していただけるとうれしいです」
「～していただけるとありがたいです」
という表現も私はよく使います。
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