今週は、困った相手への対応メールについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 困ったちゃんへの対処法 ＞
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噂話・悪口が好きな人

噂好き、悪口スピーカーのような人が必ずいるものです。

▼　相手にせず読み流す
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

タチが悪いのが、一見、仲間を装いつつ本人のいないところで他の人へ噂
を吹聴したり、悪口を持ちかける輩。

気になることがあれば、本人に直接伝えればいいものを、本人以外の人に
噂や悪口をばらまいて盛り上がるのが好きな困ったちゃんがいます。

たとえば、さしさわりのない話題のメールをよこし、最後に「ところで、
○○さんのメルマガのタイトルどう思う？」などと、核心部分を最後の方
に持ってきて巧妙に誘い水をかけてくる人。

そういう相手の誘導には乗らないことが一番。読み流して反応しないこと
です。あるいは「私はそうは思わないけど」ときっぱり否定すると、それ
以上話は進みません。

噂や悪口の渦に飲み込まれず、無関心を装って同調しない。それが大人の
賢い対処法でしょう。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(4) ＞
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誤解をなくすための配慮

メールの言葉は冷たく響きます。

▼　書き方一つで印象は変わる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

書き手が怒っていたり、不機嫌であったりしなくても、
読み手にはそう誤解されやすい面があります。

必要以上に飾ることはありませんが、
丁寧に相手の気持ちを汲んだ表現にすると、
心遣いのある感じのよいメールになります。

例えば
「お願いになるのですが、今後の打ち合わせは
可能な限り少なくて済むように効率よく進行してください」
という表現。

上記の一文で、お願いの気持ちは伝わるでしょうか。

「お願いがあります。、
今後の打ち合わせをが最小限で済むよう
お取りはからいいただけますか」

冒頭の文「お願いになるのですが、」と続けずに
「お願いがあります。」と言い切り、
次の文の末尾を「お取りはからいいただけますか」と
相手に問い掛ける表現にすると、印象が変わります。

メールを書き終えたら、すぐに読み返し、
相手の受け取りかたを考えながら推敲をしましょう。

ちょっとしたことですが、これを習慣づけることで、
配慮のある適切な文章が書けるようになります。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(3) ＞
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主語なきメール

主語がないメールも誤解を招きやすいです。

▼　冷静に書かないと伝わらない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

長い付き合いの女友達が送ってくるメールは、ほとんど主語がなく、まる
で詩のよう。

本人をよく知っているので、何を言わんとしているのか、ある程度想像で
きるのですが、付き合いが浅いとかなり難解なメールになることは必至。

思いがあふれている状態や感情的になっている時のメールも主語が省かれ
がちなので、気をつけましょう。

一時的な感情でわ～っと書いてしまったメールは、
書いた本人は気分がスッキリするのかもしれませんが、
読む側には「誰が」「何を」「どうする（どうしたい）」のかが
分かりにくく、解釈や理解に苦しむことがあります。

読み手の精神状態によっても、捉え方が異なることがあるので、
軽い気持ちで書いたメールが深刻に受けとめられたりすることも。
平常心で用件のポイントを

絞って書くことを心がけたいものです。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(2) ＞
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相手に合わせた対応を

メールで誤解を招かないためには、表現に細心の注意を払うこと以外に、
相手を見ることも大切と感じています。

▼　相手にとって一番伝わりやすい方法を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

日々、メールのやりとりをしていて感じるのは、人によって文章に対する
感度が異なるということ。

私の経験では、次の二つのタイプに大別されます。

１）ざーっと文章には目を通すけれど、細かく記憶に残らないタイプ
２）文章を熟読し、後々まで正確に記憶しているタイプ

どちらが良いとか悪いの問題でなく、どちらのタイプかを見分け、相応の
対応をすれば誤解を未然に防げます。

私は、１）のタイプの人へは、ポイントだけを記したできるだけ短く簡潔
なメールを送り、あとで電話や対面で詳細を伝えるようにしています。

２）のタイプの人へは、少し長くなっても詳しく書いて伝えます（用件ご
とに見出しをつけ、読みやすくする工夫もします）。

相手によっては、メールが必ずしも理解・伝達の有効な手段になるとは限
らないので、その人にとって一番伝わりやすい方法をとっています。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　＜ 誤解を招くメール ＞
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結局、どっち？

実際にあったメールのやりとりで困った事例です。

あるプロジェクトの進行について、当初の予定より後にずれ込む可能性が
出てきたので、その理由と日程変更についてのお願いを先方にメールで打
診しました。

▼　メールには、やりとりの記録を残す役割も
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

先方からの返信は…

「私の見解は、過日の会議で話し合ったとおりで進めていただきたいと思
います」

「過日の会議」とは、このたびのプロジェクト関係者全員が集まった会議
のこと。私がメールで尋ねた「日程変更のお願い」について「イエス」と
も「ノー」とも回答がなく、「過日の会議で話し合ったとおりで進めてい
ただきたい」とのこと。

日程変更をしてよいか否かの判断がつかなかったので、改めて先方に電話
で確認すると回答は「イエス」。先方は「調整が難しければ延期も可能」
という心づもりだったらしく「会議でもそう言ったじゃない」と言われて
しまいました。

言った、言わないのトラブルを避けるため、確認だけでなく記録の目的も
ありメールで打診したのですが、尋ねた内容についてはっきりとした意思
表示がないと判断に迷います。

最終的に確認がとれればいいことなのですが、メールでの言葉づかいの難
しさを感じた例でした。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　＜ 読者からの質問（4）＞
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文字数どうする？

＜質問： 一行の文字数について ＞————————————

メールを作成する際、一行の全角での文字数をどの様に設定しておられ
ますか。以前聴いた情報では30～32文字が、メールを読む際、目の移動
に負担が少なく億劫さを憶えないで気楽に読むことに没頭できる最長の
文字数だそうです。

—————————————–　読者 H.O さんからの質問

私の場合、メールソフトの設定は、一行全角で35文字で折り返す設定にし
ていますが、通常のメールのやりとりで一行にびっしり文字を書くことは
ほとんどありません。

だいたい文章の区切りで改行するので、一行の文字数は最大20文字前後に
なることが多いですね。

私が実際に書いていて一番多いと思われる一行の文字量は、20字前後です。

このメルマガを作成する際は、一行全角35文字の設定です。前後の一角は
空けるので、賞味33文字。仕事でメルマガ作成する場合も33～35文字で設
定することが多いです。

H.O さんが言われるとおり、目の移動に負担がかからないちょうどいい文
字量なのでしょうね。

メールで注意すべきは、一行の文字量よりもむしろ、改行だと思っていま
す。

私は、3～4行ごとに一行空けて次の文章に続けることを意識しています。
メールの文章は行間が詰まっているので、改行を多めに入れておかないと
読みづらいためです。

改行が多いので、行頭は一角あけないほうが読みやすいですね。

＜追記＞2021.10.18
メルマガのような読み物と仕事のメール対応では
1行の文字数の設定を変えています。

2021年現在、このメールマガジンは
1行30字設定で作成しています。

きっかけは、スマホでメルマガを読むと
1行35文字ではレイアウトが崩れて読みづらい
と読者から要望があったからです。

一方、通常の仕事のメール対応では
1行最大20文字程度で
意味の切れ目や読点を入れる部分で改行することが多いです。

1行30字だと、自分でも1行の文字数が多い
と感じます。

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