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今週は、メール送信の際のちょっとした気配りについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ メールのうっかり（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　長すぎる署名

▼　長すぎると目が行き届かない
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メールの最後に付ける署名。これも告知ツールの一つです。

メールの署名にあるURLは必要や興味があればクリックするし、
アドレスが明記されていれば返信もしやすい。
次のアクションを誘導できる点で、名刺以上の効果が期待できます。

社名や部署名、電話番号、FAX番号、メールアドレス、URLといった
署名の基本項目に、その時々でアピールしたい情報や告知内容を
添えるという手法を実践してしいるかたも多いことでしょう。

そこで注意したいのが、PRしたい項目を付加し過ぎて
署名が署名でなくなるほど長くなってしまうこと。

私も経験があるのですが、長すぎる署名は、相手に最後まで
目を通してもらえないことがあります。
読みやすさに配慮して、改行を多用したのがアダになることも…。

▼　相手に合わせ使い分けけを
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールを読む際、最も注意して読むのは本文です。
署名は、あくまで刺し身のツマ、つまり、添え物です。

本文を読んで用件が理解できたら、長い署名にまで注意が向かない
こともあります。
逆に、二、三行で終わる本文なら、長い署名がよく目立ち
興味を引くこともあるでしょう。

返信メールに必ず前のメールを引用する相手の場合、
やりとりのたびに長い署名を繰り返し入れるのは
メールのボリュームをいたずらに増やすことになります。

やりとりが続く場合は、署名も縮小版・簡易版に切り替えて入れる
方が好ましいです。

前のメールを引用せず、一回ごとに用件を述べる相手の場合は、
ボリュームのある署名を入れてもそれほど違和感はないでしょう。

署名もパターンを替えて何通りか登録し、相手によって使い分けを。
署名を作成する時は、下にスクロールしなくてもパッと目に留まる
ボリュームを目安にするとよいでしょう。

＜追記＞　2020.11.16
　この記事を書いた14年前は、署名にアスキーアートを入れる
　ことが流行っていて、10行以上に及ぶ署名も少なくありません
　でした。

　コロナ禍で人と対面する機会が減り、名刺交換することが
　少なくなってきた今、メールの署名は名刺に代わるものとして、
　もっと見直されてよいと考えます。

　会社のトピックや商品・サービス情報を署名に添える場合は、
　定期的に内容を変えて、最新の情報を付加すると
　効果的です。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

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今週は、退職・転職時のあいさつメールについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法　　　                                 　＜ 退職のあいさつ（4）＞
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                                                                                                                    転職の場合

▼　転職の時期と後任者の紹介を忘れずに！
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転職時のあいさつメールも、流れは退職のあいさつ文と
大差ありません。私的な感謝の意を示す以上に忘れてならない
ポイントが次の2点。

・転職の時期
・後任者の紹介

転職までに、業務の連絡、引継ぎにおいて確認しておきたい
という相手もいるはずです。

その点も考慮し、退職日が決まった時点で早めに連絡を。
現在の部署にいつまで勤務するのか、伝えておきましょう。

業務の引継ぎのために、後任者についても下記のように明記を。

「後任には○○課の△△△△△があたります」

自分が現在の職場を去っても、業務が滞りなく進むような配慮が
必要です。

▼　転職後の連絡先は？
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転職先については、
「新しい勤務先は○○関係です」
「転職先は以前から興味のあった△△分野の企業です」
という伝え方で十分ではないでしょうか。

ケースバイケースではありますが、
あいさつメールに転職先を明記することにより、
対外的に余計な憶測を呼んだり、同業他社への転職が社内で快く
思われなかったりすることも想定されます。

転職後も連絡を要する場合や関係を維持したい場合は、
差支えのない範囲で転職先の連絡先を伝えればよいと思いますが、
場合によっては、個人の連絡先を知らせておく方が良い場合
または、その逆ということもあるでしょう。

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今週は、退職・転職時のあいさつメールについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　　＜ 退職のあいさつ（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一斉送信でいいの？
▼　基本フォーマット＋相手へのメッセージ
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
退職のあいさつメールの文面ができました。では、送信。
そのとき、あなたは？

BCCで一斉送信してしまえば楽ですが、そこをひと手間かけてみませんか。

昨日、挙げた例文のように、

神垣あゆみブログ

2006.03.28

【仕事のメール心得帖】VOL.308 退職のあいさつ（2）あいさつメールの内容

https://www.kamigaki.jp/blog/2006/03/28/vol-308/

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。2005年から配信してい る無料メールマガジン【仕事のメール心得帖】登録はこちらから今週は、退職・転職時のあいさつメールについてです。◆─────────────────────────────────◆仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　＜ 退職のあいさつ（2）＞◆─────────────────────────────────◆あいさつメールの内容▼　あいさつメールで押さえるべきポイント￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣退職のあいさつメールを書く...

基本のフォーマットを一つ用意し、文中や文
末に相手へのメッセージをひと言添えてみましょう。長々と書かなくても
大丈夫。一行程度でも十分気持ちは伝わります。

例えば、次のようなひと言を。

「○○さんのおかげで気持ちよく仕事ができました」
「仕事を替わっても、また、ご一緒できればうれしいです」
「新しい事務所へもぜひ、遊びに来てください」

宛名も個別に表記します。

▼　自分の効率より、相手への心遣い
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
はがきのあいさつ状の場合も同じです。

印刷された文面をそのまま投函するより、手書きのひと言を添えると受け
取る側の印象も変わってきます。

退職のあいさつ状はそう頻繁に送るものではありません。だからこそ、送
る側の効率より、送る相手への感謝や敬意を伝えるためのひと手間を惜し
まずに。

生きた人脈というのは、そうした小さな心遣いの積み重ねから生まれるも
のではないでしょうか。
＜追記＞
基本のフォーマットに個別のメッセージを添える、という方法
以外に、基本フォーマットに気持ちを込めるという書き方も
あり、と思っています（特に、送信する相手が多い場合）。
・これまでの関りへの感謝
・今後の抱負
など、文例集をコピー＆ペーストした内容ではなく
自分の言葉で書いた内容は、受け取る側の印象に残ります。

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