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今週は、メールの文末の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 文末の表現（5）＞
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強要口調にご用心！

▼　正論は印籠ではない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「～すべきです」「～しなければなりません」「～のはずです」といった
決め付けてかかる文末表現。

これも多用は禁物です。強制、強要の色が強く、読む側には非常に圧迫感が
ある表現です。

どんな場合でも正論はあります。ですが、正論をかざして、自分の主張こそ
正しいとぐいぐい押し付けられるのは嫌なものです。

一つのものの見方、意見として提示し、判断は各人に任せる、というスタンス
が私は好きなので、「～すべきです」「～しなければなりません」「～のはず
です」という表現はなるべく使わないようにしています。

相手に歩み寄ろうという気持ちをそぐ表現と感じるからです。

▼　メールだからこその配慮
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
文末に書き手の思いが表れます。

自分の希望を伝える時は「～したい」、
相手への要望・要求を伝える時は「～してほしい」、
誘う時は「～しましょう」、
依頼や指示をする時は「～していただけますか」といった具合。

メールの場合、同じ表現でも口頭の場合よりもとげとげしく感じられるものです。
それゆえ、「～したいのですが」「～していただけますか」というふうに
婉曲に書き換えた方がよい場合もあります。

私は、仕事で依頼や指示を出す際、「～してください」が命令調に感じられる
場面では、「お願いします」「～してもらえますか」と言い換えています。

人とのやりとりは、言い方一つでやる気にもなれば、ゲンナリすることもあります。
メールで仕事のやりとりをする時はいつも以上に気を遣います。

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著書『迷わず書けるメール術』

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【神垣あゆみ企画室】

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【しごび】からのお知らせ
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いつものことながら、広島限定情報ですが…

いよいよ明日です！
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広島Ｔシャツ起業塾第3期　開催！
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もうすぐ三月！
重いコートを脱いで、Ｔシャツで軽やかに外へ飛び出す季節は目の前です。
自分ブランドのＴシャツづくり、今のうちに学んでみませんか？

私も実は1期生。明朝堂の名で阿吽Ｔシャツを制作した過去があります。
○開講前の明日午前10時からは…
広島Ｔシャツ起業塾講師・西村和弘氏による起業塾セミナー「失敗する
起業、成功する起業」も開催！
○さらに、
広島Ｔシャツ起業塾の後、夕方からは第1期生・2期生達も集まる交流会！

私は午前の起業塾セミナーと夕方からの交流会に参上します！
会場で会ったら、ぜひ、声かけてくださいね。

今週は、メールの文末の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 文末の表現（4）＞
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過去形より現在形

▼　「これからも…」の気持ちをこめて…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
個人的に意識して使っているのが「ありがとうございます」です。

「ありがとうございました」ではなく、現在形で「ありがとうございます」。
時と場合にはよるのですが、感謝の気持ちを過去形でなく現在形で伝えた
いという気持ちからです。

「これからもおつきあいいただきたい」「このご縁をこれっきりにしたく
ない」という思いをこめて使っています。「すみません」「おめでとうご
ざいます」も同様で、意識的に現在形で使うようにしています。

▼　過去形が適切な場合も…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
無論、過去形の「ありがとうございました」「すみませんでした」「おめ
でとうございました」と表記する方が適切な場面もあります。

既に完結していたり、終わった事柄に対しては、過去形で表記する方がしっ
くりきます。「おかげさまで解決しました」という気持ちをこめて「あり
がとうございました」を使うこともあるでしょう。

どちらが正しいということではなく、多分に、使う側の気持ちや感覚に拠
る部分が大きいのですが、メールでも対話でも感謝や謝罪、祝福の言葉を
かけるときは、意識して現在形を使っています。あなたはどうですか？

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今週は、メールの文末の書き方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 文末の表現（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「…と思う」

▼　言い切る方が説得力は増す
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文末によく見られる表現に「…と思います」「…と思われます」がありま
す。

断定を避け、婉曲に書く場合に用いられますが、多用すると、漠然として、
自信がなさそうな印象を与えます。自分の意見を述べる時も、遠慮してつ
い「…と思います」を使ってしまいがちですが、使いすぎると自分の意に
反して消極的、曖昧という印象を持たれかねません。

事実を伝えたり、はっきり断定できる場合は「～です」と言い切る方が説
得力があります。

「…と思います」のほかにも「でしょう」「かもしれません」、名詞の後
に付く「等」も使い勝手はいいですが、多用は禁物。ぼんやり焦点の定ま
らない文章になりやすいので気をつけましょう。

▼　余計な情報を差し挟まない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ビジネスメールの場合、事実や状況を明確に伝えることが求めらます。

「…と思います」と憶測や個人的な感情・感想を差し挟んでしまうと、読
み手に先入観を与えたり混乱を招くこととになりかねません。

情報はタイトにスリムに。

「このメールでは何が求めらているか」を考え、読み手の判断の邪魔をす
る余計な情報をできるだけ排して記述する習慣をつけたいですね。

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今週は、メールの文末の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 文末の表現（2）＞
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常体？　敬体？

▼　メールでは敬体が基本
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
文末が「です」「ます」などの丁寧語で統一した文体を敬体。
文末に「だ」「である」を用いるのが常体です。

レポートや論文には言い切る形の常体が適していますが、ビジネスメール
の文末表現は敬体の場合がほとんどでしょう。

やりとりする相手との間柄によっては常体の文末表現もあり得ますが、メ
ールで使用すると、断定的、命令的できつい印象が残ります。その点、敬
体であれば、丁寧で表現がやわらかく感じられます。

▼　表現を和らげるときは…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールに限らず手紙や日記でもそうですが、敬体なら敬体で、常体なら常
体で文末を統一すると読みやすくスマートです。

ただ、本文は敬体、箇条書き部分は常体と区別して書くケースはメールで
もよくあるパターンですね。

敬体の場合、「ですね」「ますよ」というふうに「ね」や「よ」を添える
と、会話のように呼びかけたり、問いかける感じが出ます。

多用すると媚びた印象になりますが、相手の様子を気遣うような場合や、
この書き方ではきつくなると思うような時に使うと、文章が和らぎます。

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今週は、メールの文末の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 文末の表現 ＞
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L社H氏のメールに見る文末表現

▼　あなたはどう感じましたか？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
事の真偽は別として、今、話題のメールの一文。

『シークレット・至急扱いで処理して欲しいんだけど、おそくても31日で
きれば29日までに△さん宛てに3000万円を振り込むように手配してくだ
さい（前回、振り込んだ口座と同じでOK）　項目は、選挙コンサルティ
ング費で処理してね。　○○○○、宮内の指示を仰いで。○○には、こ
ちらからも伝えておくので心配しないで』

このメールの文末の言い切り方について、50代の男性読者から次のメール
をいただきましたので、ご紹介します。

> ～て欲しいんだけど、
> ～に手配してください。
> ～でOK
> ～で処理してね。
> ～を仰いで。
> ～心配しないで。
>
> このうち、私が全く自然に受取れるのは、「手配してください」だけ
> です（それから、「～OK」もありえるか）。
>
> 残りのものは、男ことばか女ことばか、それどころか、社長が使うべ
> き社用ことばなのかどうか疑わしいものだと、私の年代の者は思いま
> す。
>
> 若い人のメールではこういうのが多いのでしょうか。

件の一文、書き言葉というより、ほとんど話し言葉の感覚で書かれていま
す。

社長から部下への指示メールとすれば、なくもない気はしますが、かなり
くだけた表現ではあります。そこに違和感、不快感を持たれた方は少なく
ないでしょう。あなたはどう感じましたか？

▼　親しき仲にも…！？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「～しろ」「～するな」という命令調に比べれば、ソフトな言い回しでは
ありますが、社内メールだとしてもかなり近しい間柄でないと、こうは書
けない気がします。それが受け取る側には側近としての特別感を与えてい
たのかもしれません。

私自身は社内でも社外でも、ビジネスメールには節度やけじめがあるほう
が好きなので上記のメールには違和感を覚えました。

実際、親しい仕事仲間とも仕事でやりとりするメールでは「ですます」調
で硬い書き方を意識的にしています（私的なメールでは広島弁全面展開の
ラフな会話調ですが…）。

今週は、ちょうどよいきっかけでもありますので、メールの文末表現につ
いて一緒に考えて見ましょう。

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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　 ＜ メールで質問（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　履歴を残す

▼　質疑応答の際は全文引用で
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールで質問する場合、送られてきたメールの本文はそのまま全文引用し
て続けていくほうがよいでしょう。

やりとりが続くほど、メールサイズが大きくなるのが難ですが、どういう
過程で質疑応答がなされたか、履歴がひと目で分かるので重宝します。

「あの時のメール、どこだっけ？」と過去のメールを探し出すのは手間な
もの。履歴を残しておけば、後々、書いた書かないのトラブルを防ぐこと
もできますね。

毎日多くのメールのやりとりを要する人、質問に限らず問い合わせやメー
ルで打ち合わせをする場合も、全文引用して履歴を残すのが得策です。

▼　件名は履歴を知る手がかり
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールで質疑応答を繰り返す際、重要になるのが件名です。

「質問です」「教えてください」という件名では、質疑応答が続いていく
うちに何の質問だったか分からなくなってきます。件名は手がかり。メー
ルの質問事項がすぐに想起されるものでなくてはなりません。

質疑応答を繰り返すうち、最初に挙げた件名の内容から別の内容に変わっ
ていくこともありますね。そんな時は内容に沿う件名に途中から変えるか、
一旦終了して、新たに別の件名のメールを作成して続けるようにするとよ
いでしょう。

MLのやりとりでも心がけておきたいポイントです。

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