2006年12月1日

【仕事のメール心得帖】　Courteously ＜メールの5C（5）＞VOL.473

今週は、メールを書くときに気に留めたい5つのCについてです。
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仕事のメール作法　　　　　　＜メールの5C（5）＞
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Courteously

メールを書くときに心がけたい「5つのC」。
五つ目のCは「Courteously」。「丁重に書く」ことです。

▼　書き方で相手の行動は変わる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
丁重とは「（扱いなどが）心がこもっていて礼儀正しく手厚い」様を意味
します。丁重の反対は「ぞんざい」。

メールは相手の表情が見えず文字だけで感情を読み取るので、会話よりも
温かみが伝わりにくいツールです。

自分では普通に用件だけ書いたつもりでも言葉が足りないと「素っ気ない」
「ぶっきらぼう」「冷たい」印象を相手に与えてしまうことも。場合によっ
ては相手を傷つけてしまうことだってあります。

大げさにする必要はありませんが、相手には礼を尽くし、気持ちよくやり
とりできる表現を心がけたいものです。

「その会合には行けません」という単刀直入な書き方より
「残念（せっかく）ですが、その会合には行けません」とひと言添える
だけで表現がやわらかくなります。

「先方の確認が終わるまで進めないでください」という書き方もありますが
「先方の確認が終わってから進めてください」とも表せます。

禁止や否定的な表現は、相手の反感をかいやすく行動を制限しがですが、
肯定的な表現に言い換えると、共感・理解を生み相手から受け入れられや
すくなります。

書き方一つで相手の行動さえ変えてしまうのが言葉。
メールを送る相手にも敬意を払い、思いやりのある言葉を伝えていきたい
ですね。

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2006年11月30日

【仕事のメール心得帖】　Concretely　＜メールの5C（4）＞VOL.472

今週は、メールを書くときに気に留めたい5つのCについてです。
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仕事のメール作法　　　　　　＜ メールの5C（4）＞
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Concretely

メールを書くときに心がけたい「5つのC」。
四つ目のCは「Concretely」。「具体的に書く」ことです。

▼　数値や固有名詞で表す
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あいまい、あやふやな表現は誤解を招きやすくトラブルのもと。
思い違い、取り違いを避けるためにも、伝えたいことを具体的に表現する
習慣をつけたいものです。

できるだけ数値化して表すようにすると具体性が増します。
たとえば、月日や時間はいつか、数量がどのくらいか、値段がいくらか。
数値に置きかえて表すようにするといいですね。

「来月の初め」は「12月1日に」
「午後には戻ります」は「14時半に戻ります」
「多数の申込がありました」は「一日に15件申込がありました」
「かなりお得です」は「500円もお得です」
といった具合です。

人を指すような場合は「皆さんによろしくお伝えください」でも意味は通
じますが「山田さんや川本さんにもよろしくお伝えください」と特定の人
物名を挙げると印象が変わります。

「うちの女の子に渡してください」より「総務の平岡に渡してください」
と伝える方がはっきりします。

数値や固有名詞を使い、具体的にイメージできる表記の仕方を工夫しましょ
う。