今週は、メールで質問する際の心得についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　                        　　　　 ＜ メールで質問（2）＞
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質問する前の準備

今週は、メールで質問する際に
気をつけたいポイントを解説していきます。

知らないこと、分からないことは
自分よりもそのことに詳しい人
に聞くのが一番！　と言いますが

質問をするにあたり
尋ねる側の準備も必要です。

「知りません」「分かりません」「困っています」と
相手に丸投げする前に

●「何が」分からないのか

●「どこまで」が分かり、「どこから」分からないのか

●「どのように」困っているのか

といった項目をまず、はっきりさせましょう。

自分でも「何が分からないか、分からない」状態で
質問すると、答える側も適切な返答ができません。

自分が知りたいポイントを整理し
ある程度、下調べしてから質問をすると、
答える側もより具体的な返答ができます。

分からない部分を明らかにするだけで
質問に対する回答の中身の質も変わってくることを
覚えておきましょう。

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今週は、メールで質問する際の心得についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　 ＜ メールで質問 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　質問の際の件名

今週は、メールで質問する際に
気をつけたいポイントを解説していきます。

質問は件名から始まっています。

「質問」「質問です」「質問があります」は
質問メールによくありがちな件名です。

「教えてください」「分かりません」「助けてください」
という件名も目にします。

ただ、こうした単刀直入な件名は
迷惑メールにも数多く存在します。

質問のメールの件名には

「○○の表記の仕方について質問がございます」
「△△の設定方法についてお尋ねします」

と、「何について」の質問なのか、
「何を尋ねたいのか」がひと目でわかる
件名を工夫しましょう。

質問メールの件名で次のような表現をよく見かけます。

「ご質問です」
「ご質問があります」

質問は、自分から相手に、自分の（疑問を解く）ためにする行為です。
自らの行為に敬語の「ご」を付けるのはNG。
丁寧に表現するのであれば……

「○○について質問がございます」
「○○についてお尋ねします」

とする方が好ましいです。

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言い回しに気をつけ、努めて失礼のない表現を
心がけているつもりだが
メールの返信がすぐに来ない……。

同じ相手に限らず
ほかの人へ送信したメールのいずれも
返信がなかなかない

という場合は、
自分のメールに
後回しにされる要素がないか、
チェックしてみましょう。

チェックポイント（1）は
「件名」です。

本文を開かなくても、内容が想定できる
あるいは
すぐに本文を開きたくなる件名に
なっていますか？

「お礼」「ご連絡」「決定」
といった、単語だけのメールは
目に留まりにくくスルーされやすいです。

「1月25日　懇親会のお礼」
「受講申込受付のご連絡」
「マインドブックのタイトルが決定しました」
と本文の内容に連動した件名を心がけましょう。

チェックポイント（2）は
返信期限を示す。

「いつでも良いので」
「お手すきの時に」
といった言い回しでは
急いで返信する必要はないと相手に判断され
後回しにされやすいです。

返信がほしいのであれば

・「1月31日（木）までにご返信をお願いたします」
と返信期限を明らかにする

・「ご返信（ご返事）をお待ちしています」
のように、変身を促す

といった工夫が必要です。

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【しごび】 の お す す め
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グチに見せかけて自慢する人
いるいる！

呑みの席でこのタイプと同席するのは
とっても苦手。

でも、最後まで話を聞くのも
修行になるんですね。

第48号　完結
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　同じ件名で、やり取りを続けていると
　このままでいいのだろうか
　と思うことがあります。

　件名とメールの本文が一致している場合は
　そのままやり取りを続ければよいのですが

　メール本文が
　これまでやり取りしてきた内容とは
　別のものに変わる場合は
　件名も変えます。

　前の用件のままメールをやり取りしていると
　後で読み返したり、確認したりするときに
　混乱し、間違いのもとになるからです。

　同じ件名でやり取りする場合
　その日で完結しない場合もあるので
　件名の最後に日付を入れておくとよいでしょう。

　一番困るのは
　件名のないメールです。

　件名がないメールは
　迷惑メールと判断され、ゴミ箱行きになるか
　受信トレイにあっても、明らかに注目率は下がります。

　大事なメールほど
　具体的に本文の用件が分かる
　件名を書いて送りましょう。

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