今週は、メールを含むPC内の情報整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ データの整理（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　フォルダの整理

　受信トレイやフォルダにたまったメールを削除したら、次はフォルダその
　ものの見直しと整理です。
　
　自動振り分けできるように設定したものの、ほとんど使わなかったフォル
　ダはありませんか？
　使用頻度の少なかったフォルダは、思い切ってフォルダ自体を削除してし
　まいましょう。

　フォルダへの振り分け方法は、人によりさまざまだと思います。
　私は客先別に自動振り分けの設定をし、私信やメルマガなどより、上位に
　くるように複数ののフォルダを設定しています。

　ですが、相手別ではなく、「処理」「未処理」「保留」のように、メール
　の処理状況に応じてフォルダ分けしている人も多いようです。

　私の場合は、客先と送受信したメールは最低1年間分は削除せずに残して
　います。1年の同じ時期に発生する仕事があったり、過去にさかのぼって
　メールを確認したりする必要があるからです。

　ですが、何年分もたまってくると、さすがにもてあまし気味で、途中か
　らやりとりをG-mailに切り替えたり、2年以上のものはざっと目を通し
　削除するようにしています。

　でも、削除したとたん、必要になったりするんですよねぇ…。

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　【しごび】の お 知 ら せ
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「日経ビジネスアソシエ」2010年12月21日号
「即効！　スキルアップ講座」連載2回目に突入！

　今回のメール作法のテーマは・・・
　「嫌われるメール」の3要素をチェック　です。

　ぜひ、ご一読ください！

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サバイバル　英語術　日経ビジネス Associe (アソシエ) 2010年 12/21号 [雑誌]
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今週は、メールを含むPC内の情報整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ データの整理 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　並べ替えて処分

　師走と言えば、大掃除。パソコンの中にたまったファイルや受信トレイの
　メールなども整理整頓し、すっきりさせていきましょう。
　ということで、今週はパソコン内の各種データの整理についてです。

　日々、どんどんたまっていく受信メール。
　フォルダを設け、自動振り分けしている人も多いと思いますが、放ってお
　くとフォルダにもメールはたまっていく一方です。

　まずは、残しておくべきメールと削除してよいメールを分け、不要なメー
　ルの処分をしてしまいましょう。

　たまったメールの整理には、メールソフトの「並べ替え機能」を使うと、
　要・不要メールの整理がしやすくなります。

　通常は「受信日時」の新しいもの順に受信トレイや各フォルダの設定をし
　ていると思いますが、整理するときは「差出人」や「重要度」「件名」の
　順に並べ替えてみるのです。

　例えば、メルマガやネットショップからの告知メールを振り分けているフ
　ォルダは、「送信者」別に並べ替え、未読のものに目を通したり、不要な
　ものをまとめて消去してしまいます。

　メールソフトには、一定日数以上経つとダウンロードしたメールをサーバ
　ーから自動削除する設定ができるものもあります（Mozilla Thunderbird
　など）。重要度の低いメールは、こうした機能を利用するのもひとつです。

今週は、携帯メールとパソコンメールの違いについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メールの使い分け（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　相手への配慮

　パソコンメールと携帯メールは、別物と捉えています。

　常に持ち歩く携帯電話からのやりとりと、デスクに置いたパソコンからの
　やり取りでは、入力する環境、時間帯、文字量、内容などが変わってくる
　のは当然。

　一時的にパソコンメールの代わりに携帯メールを使ったり、その逆という
　ケースもあるにせよ、あくまで代用です。それぞれの特性に合う使い方を
　することで、伝えたい情報を効果的かつ正確に伝えることができるのでは
　ないでしょうか。

　相手が、携帯メール、パソコンメールのどちらをメインに使う人なのか。
　それに対して、自分はどうか。
　どちらも同じなら、やりとりしやすいですが、携帯とパソコンでのやり取
　りが発生する場合は、相手への配慮が必要になります。

　送信者のアドレスを見れば、携帯からかパソコンからかは判別できはしま
　すが、「携帯から失礼します」「パソコンから送信しています」のように、
　送受信環境の変化を伝えるひと言を添えておけば、少々、言葉足らずだっ
　たり、長文になった場合でも、環境の違いをからくるものと受け入れるこ
　とができます。

　▼　スイッチを切り替えて上手に活用
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　通常、パソコンでメールのやりとりをしている相手から、緊急時用などで
　携帯メールのアドレスを知らされることがあります。

　外出中にどうしても連絡が必要とか、携帯メールなら連絡がつくといった
　場合です。そのようなとき、一時的に携帯メールへ連絡することはあって
　も、目的を果たしたら、またパソコンメールでのやり取りに戻すのも、送
　信側に必要な配慮でしょう。

　送受信の時間帯については、携帯メールへ送信する際は注意が必要。時間
　を気にせず送受信できるパソコンメールに対し、携帯メールの場合は受信
　時に音が出る設定にしている場合が多く、深夜や早朝のメールは控える方
　がよいでしょう。

　パソコンメールと携帯メール、どちらが良いとか優れているということで
　はなく、大事なのは、その違いを知り、TPOに合わせて上手に使い分ける
　こと。

　携帯メールの感覚のままパソコンメールを使ってしまう、あるいはその逆
　というパターンが、トラブルを招きやすいので気をつけましょう。

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　【しごび】の お 知 ら せ
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「日経ビジネスアソシエ」2010年12月7日号から
　連載「即効！　スキルアップ講座」がスタート！

　・ボスマネジメント
　・iPad仕事術
　・メール作法
　の3つのテーマをそれぞれ6回連載でお届けします。

　神垣は「メール作法」のパートを担当。
　第1回連載のタイトルは「社内向けと社外向けを明確に区別」です。

　ぜひ、ご一読ください！

新・整理術　日経ビジネス Associe (アソシエ) 2010年 12/7号
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今週は、携帯メールとパソコンメールの違いについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メールの使い分け（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　文字量の違い

　携帯メール同士だと気にならないのに、パソコンメールから携帯メールへ
　の送受信、あるいはその逆の場合にきになるのが文字数です。
　
　パソコンメールをメインに使っていると、携帯のボタンより、パソコンの
　キーボードを打つ方が文字の入力が早いので、ついパソコンから携帯にメ
　ールを送信してしまいます。

　すると、パソコンでは「短文」と感じる文字量が、携帯で受信すると意外
　にボリュームがあって驚きます。

　小学校のPTA運営部からの連絡を、各保護者の携帯にメール送信できるシス
　テムを利用していて、その違いに気づきました。

　連絡事項の入力はパソコン画面からするのですが、短めに打ったつもりで
　も自分の携帯でメールを受信すると、ワンスクロール以上の文字量になっ
　ていることがしばしば。気をつけなければいけないな、と感じました。

　▼　画面で読む文字量の差を意識
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　私の携帯画面では、11文字×12行でほぼ画面いっぱいの文字量になります。
　およそ130字程度がスクロールせずに読める量です。

　パソコンからのメールを1行30字程度で入力するとしたら、4行も書けば、
　携帯メールで受信するときは画面いっぱいの文字量ということになります
　（携帯電話の機種によって差異はあると思いますが…）。

　携帯とパソコンでは、メールを読む際の画面の大きさが全く違うので、双
　方でのやり取りには文字量を意識する必要があるでしょう。

　パソコンから携帯へメールを送信する際は、文字量を抑えめに。改行を入
　れずベタ打ちした方が、携帯で受信する側は読みやすいのかもしれませんが、
　文字量が多いときは適度に改行を入れることも必要かもしれません。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、携帯メールとパソコンメールの違いについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メールの使い分け（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　返信速度の捉え方

　携帯メールでの返信時によく目にするフレーズが「返信が遅くなりました」。
　この後に「ごめんなさい」や「失礼しました」が続くこともありますが、
　すぐに返信がなかった場合、このフレーズを使う頻度はパソコンメールよ
　り、携帯メールの方が多いように感じます。

　パソコンメールの場合は、逆に、送信直後に返信すると相手に引かれたり、
　驚かれたりしますが、携帯メールの場合は即レスが当然という感覚が強く、
　携帯メールの使用率が高い人ほど、返信も早いです。

　「返信が遅くなりました」というフレーズはパソコンメールでも使います
　が、「遅い」の捉え方は携帯メールほど早くなく、返信を翌日以降に持ち
　越した時などに使います。

　携帯メールの場合は、1時間以上返信が延びると「遅い」という感覚では
　ないでしょうか。

　したがって、携帯メールが苦手な私のような者は、携帯メールの返信で
　「返信が遅くなりました」を使う頻度がぐんと増えます。

　▼　即レスの催促は嫌われる！？
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　即レスがいわば当たり前の携帯メールのやり取りでありがちなのが、即
　レスがないからと言って催促のメールを送ること。

　プライベートなやりとりでよくみられますが、これは相手にうるさがられ
　るだけなので控えた方が得策。

　どうしても聞きたい、早く確認したい用件ならば、直接電話で聞いた方が
　確実でしょう。パソコンメールの場合も、急いで返信がほしいときはメー
　ルより電話をおすすめします。

今週は、携帯メールとパソコンメールの違いについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メールの使い分け（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　送信者は誰？

　携帯メールの場合、相手のことを「よく分かっている」「よく知っている」
　前提のもとで、やりとりをすることが多いです。

　相手は自分の名前やアドレスを登録しているから、わざわざ名前を名乗ら
　なくても大丈夫。分かってるよね？　というノリ。

　ですが、近しい相手や頻繁に連絡をする必要がある相手しかアドレス帳に
　登録していない場合、突然送られてきた名前のない携帯メールには戸惑い
　ます。

　以前、ある集まりの幹事をしたとき、緊急連絡用として参加者に自分の携
　帯アドレスを知らせておきました。

　参加者の中には、同じように私にも自分のアドレスを知らせてくれる人、
　そうでない人とがバラバラで、私も全員のアドレスまでは登録していなかっ
　たため、実際に「遅れます」とか「会費の件で」という携帯メールを受け
　取った時、名前のないメールの主が誰なのか、会うまで分からなかった経
　験があります。

　パソコンメールの場合は、送信者名を見れば名前や社名が分かることが多
　く、メール本文にも署名が添えられているので、誰のメールか分からない
　ままということはあまりありません。

　けれど、携帯メールの場合、アドレスから本人を割り出すのは至難の業
　（スパム対策で呪文のようなアドレスに設定している人が多いので）。

　親しい間柄は別として、携帯メールで連絡を取り合ったり、事務的な用件
　を伝える必要がある場合は、少なくとも冒頭で自分の名前を名乗ると上記
　のような失敗は防げると思うのですが、いかがでしょう。

　署名の代わりに、携帯メールの最後に名前を記しておくのもいいですね。