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仕 事 の メ ー ル 作 法　　＜　うっかりな習慣（2）＞
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3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてご紹介します。

▼　件名はキャッチコピー
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
件名は重要です。特にビジネスメールでは。メールの内容がすぐに想起で
きる、いわば“キャッチコピー”のようなもの。ですから、件名の表記に
も気を配りたいですね。

「○○○の件について」とか「○○○への応募」など、できるだけ具体的
な表記を心がけましょう。メールでやりとりしたい話題やテーマをズバリ
件名にもってくるといいですね。

▼　件名の指定には忠実に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
トライアルや何かの応募などの場合、件名が指定されていることがありま
す。

応募メールなど、一時期に大量のメール送られてくる場合、受け付ける側
では、専用のフォルダーを設け、そこに同じ件名のメールを自動的に振り
分けるようにしていることがあるからです。

ですから、一字件名が違っただけで、選からもれるということもなきにし
もあらず。件名の指定がある場合は、指定どおりに正しく表記するように
しましょう。

▼　あとで読み返してもわかる件名を！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
読者から、件名で困っていケースの投稿がありました。下記に紹介します。

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私は工場にメールすることがあります。相手は返事が私に届けばよいと思
っているのか、過去のメールに返信してきたりするので困っています。前
後のやりとりで、内容を察することもできるのですが、時間がたつとお手
上げ。件名と内容が食い違っていて、混乱します。

こちらは件名を必ずいれて、一件につき一メールで送って自衛しているの
ですが、相手は一向にお構いなし…。後日読み返すことも考慮したメール
のやり取りって大事かな、と思います。
——————————————————–

「後日読み返すことも考慮」した件名の入れ方、大切ですよね。

やりとりをしているうちに、件名の話題から別の話題に変わることがあり
ます。そのような時は、件名も変えて返信を続けるといいですね。

明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。

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「書き方ひとつ」でこんなに違うメール作法です。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　　　　　　　＜　書き方ひとつ（2）＞
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                               　　     好感度がアップする書き方、言い回し

▼　若気の至りと申しましょうか…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
同業者で集まる新年会に若い知人を誘ったところ、下記のメールが返信されて
きました。

—————————————-
このたびの新年会は欠席します。
せっかくお誘いいただいたのですが、
締め切りが迫っている中、職場を早退し、
自分だけ飲み食いするのは、許されません。
あしからず。
—————————————-

気持ちも事情も分かるのですが、別の用件をひとしきり書いたあと、「追伸」
として上記の不参加表明がありました。仕事のメールではないとはいえ、人脈
づくりのきっかけにと誘ったのですが、ちょっとがっかり。

自分は参加したいが、締め切り前の多忙な職場を抜け出すのは気が引ける、と
いうことなのでしょうが、参加できない理由も自分のこととして書けば、スッ
キリするのに、と思いました。

▼　スマートにメールで断るには…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
たとえば、下記のように書き換えてみるとどうでしょう。

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お声をかけていただき、ありがとうございます。
その日はすでに他の予定があり、残念ながら新年会に参加できません。
また、何かありましたらぜひ、声をかけてくださいね。
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ポイントは、
●まずは、誘ってもらったことへの感謝を述べる
→　「すみません」より「ありがとう」を！

●参加できない理由をくどくど述べず「他の予定」に集約
→　自分の都合はえてして相手には関係ないことだったりする

●次の機会につなげるひとことを忘れずに
→　今回は無理でも、次回以降、参加する気持ちがあることを伝える

断る時、つい「すみません」を多用してしまいがちですが、誘ってくれた相手
の厚意に対し「ありがとう」という気持ちを先に伝える方が感じがいいですよ
ね。
「すみません」より「ありがとう」。私は姑に指摘され、なるほどね～と思っ
て以来、意識して使うようにしています。

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今日は「続くメール」についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　＜　続くメール　＞
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　　　　　　　　　　　　　エンドレスに続くメールの終わり方

▼　メールは続くよ、どこまでも…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
女性読者から次のような質問がありました。

たまにメールをやり取りする方で、丁寧な方はこちらが出すメールに対して、
必ずといっていいほどご返信してくださるのです。
お忙しい方にあまり何度もお送りするのも失礼か？
ご返信に対して返信しない方が失礼か？
とよく迷ってしまいます。どのような対処が一番理想的でしょうか？

時期を同じくして、男性読者からも

貰っただけで返事を出さなくていいメールの判断は、どうするとできるのでしょ
うか？　特にこちらからお願いごとをして、返事をもらうとそのままでは失礼
だし、書くとまた返事をもらうの繰り返しになったことがあります。

という同様のメールをいただきました。

確かに、お互い気を遣うあまり、エンドレスにメールが続いてしまうことって
ありますよね。

仕事のメールなら、用件が伝わったり、内容が理解できたりした時点で区切り
をつけることもできますが、相手が丁寧な人だったり、こちらから質問したよ
うな場合だとなかなかそうもいきません。

▼　自分からは一往復半、相手からは一往復
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
私の場合、返信のパターンとして二通りの対応方法を決めています。

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今日は「嫌われるメール」の2回目です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　             　＜　嫌われるメール（2）＞
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ちょっとしたことではあるけれど…
▼　名前がない
￣￣￣￣￣￣￣￣
冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。

相手の名前がないビジネス・メールは、高飛車な感じに受け取られます。送っ
た側にそんな気がなくても、です。

人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いませんよね。
名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手との親密度も増しま
す。

ならば、メールも同じ。冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。

続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。私は、
会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△の取材でお
世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもらえる前ふりを入
れるようにしています。

宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分かり
やすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。

▼　固有名詞は正しく
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくことが肝
要です。

私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅう。なぜか新垣と間違えられ
たこともあります。

こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているにもか
かわらず、やっぱり「上垣」でメールが返ってきて、思わず笑っちゃいました。
相手にはそうインプットされてしまったのでしょうね。

▼　ハンドルネームに要注意
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
翻訳会社の方から聞いた話ですが、翻訳のトライアルを受けるとき、本名を名
乗らずハンドルネームで応募してくる人がいるそうです。これは、結果を見ず
とも採用の可能性は薄そう…。

ハンドルネームも使いようで、仲間内で呼び合うのには何の問題もないですが、
ビジネスメールでの使用は避けたほうがよいでしょう。

以前、仲間とメルマガを発行していた際、原稿ではハンドルネームを名乗って
いましたが、相互広告の依頼は「担当の神垣です」と本名を名乗ってやりとり
していました。

そのほうが相手に安心してもらえるし、逆に本名で返事や依頼がくる相手には
好感を持ちました。

ハンドルネームって覆面みたいなものですから、相互広告など、お願い事をす
るような場合は、名前を明らかにしてやりとりしたいですね。感想メールも本
名でいただいたものの方がよく覚えています。

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