今週は、メールで差がつく言葉遣いについてです。◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　＜ ビジネス用の言い回し（3）＞
◆────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　承諾の定型句
▼　依頼されたら…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手からの頼みをごとを引き受ける時、「いいですよ」でも意思は十分伝わり
ますが、「承知しました」と返せば、より丁寧で感じが良いです。

依頼を引き受けるときの定型句としては、ほかにも
「承りました」
「かしこまりました」
がありますね。

「分かりました」「分かっています」も「承知しました」「承知しております」
と言い換えられます。「承知しました」の次に「すぐに（あるいは、○○まで
に）対応いたします」といったひと言を添えてもよいでしょう。

▼　意識するか否かで変わる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
このような丁寧な言い回しは、咄嗟にはなかなか言いにくいもの。意識して
繰り返し使ううちに自然と出てくるようになります。

会社員時代、先輩が客先への電話で「承知しました」と受け答えをしている
のがスマートで印象的でした。自分もあんなふうに返せるようになりたいと
思い、意識して使うようになりました。

人から言われて感じが良い言葉は真似したくなるもの。受付やホテルスタッ
フの対応も参考になります。丁寧な言葉づかいは、相手への敬意を表し、自
分の品位を示すもの。身近なところから少しずつ身につけていきましょう。

※関連する記事はこちら

神垣あゆみブログ

2007.05.29

【仕事のメール心得帖】「承りました」＜ 定番のフレーズ（2）＞VOL.587

https://www.kamigaki.jp/blog/2007/05/29/vol-587/

今週は、覚えておくとよいひと言をご紹介します。◆─────────────────────────────────◆  仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 定番のフレーズ（2）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「承りました」相手からの依頼や要求のメールに返答するとき、使うと感じが良いフレーズが「承りました」です。--------------------------------------------------------------写真手配の件、承りました。よろしくお願いいたします。○○のご依頼、承りました。△日に...

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今週は、メールの締めくくりについて考えます。

◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　＜ 結びの文（4）＞
◆────────────────────────────◆
次につなげる

▼　これっきりにしないひとこと
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールはあくまで伝達道具。手短に用件を伝えたら、次の行動へつなげて
いきたいですね。結びの言葉でそれができます。

●こみ入った内容は対面で
詳細は本日の打ち合わせで改めてお知らせいたします。

●対面の約束や出席の場合
明日、お会いできることを楽しみにしています。

ご参加、お待ちしています。

●対面・参加ができない場合
今回は残念ですが、またぜひお会いしましょう。

次回はぜひ参加したいので
ご案内いただけれれば、うれしいです。

対面が控えている場合は、心待ちにしている気持ちを。対面できない場合
は、今回は無理でも次回は参加したい意志があることを相手に伝えておく
と感じがいいですね。

▼　聞きやすく、言いやすく、来やすく！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手の行動を促す結び方もあります。

●問い合わせしやすい状況を伝える
不明な点があれば、遠慮なくお尋ねください。

●歓迎の姿勢を示す
お近くにお越しの際はお立ち寄りください。

●他の人への気遣いを添える
山本様によろしくお伝えください。

「～様によろしく…」は「皆様によろしく…」にもできますが、私はでい
るだけ特定の人名を書くようにしています。

語尾が「～ください」で終わる時は、「ね」を入れると言葉尻がやさしく
なります。多用するとしつこいですが、効果的に使うと好感度はアップし
ますよ。

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今週は、メールの締めくくりについて考えます。

◆───────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　＜ 結びの文（3）＞
◆───────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信を促す

▼　要返信であることを明記
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
相手からの返信を望むときも、結びに返信依頼のひとことを添えておくと
確実です。

●一般的には
ご返事、お待ちしています。
ご返事いただければ、幸いです。

●一歩踏み込んで
良いご返事をお待ちしております。

●返信を要する項目を具体的に
今回の業務を担当していただけるかどうかだけでも
至急ご連絡いただければ幸いです。

期日がある場合は、あいまいにするよりはっきり知らせる方が親切です。

準備の都合上、16日までに出欠をお知らせください。

相手の所在がはっきりしない場合は

このメールを読まれたら、お電話くださいませ。

という書き方もあります。

▼　あいまいは罪
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「お手隙のときにでもご返信ください」「いつでも良いのでご回答くだ
さい」というのは、読む側の立場からすると後回しにする確率も高いです。

期日を指定しないまでも、本当に返信・回答が必要なら、「お待ちしてい
ます」「ご回答（ご意見）いただければ、幸いです」と明記する方がいい
でしょう。

「長々と書きつらね、申しわけございません」という意味の結びもよく目
にします。

メールの場合は最後にそう書いて詫びるより、件名や書き出しに「長文に
なります」と書き添えると、相手はすぐに読むか後にした方がいいかの判
断がしやすいですね。

気を回して親切心で書いたことが、相手に負担になることもあります。あ
いまいな表現は避け、返信する手間が最小で済む結びの文を考えて書くこ
ともマナーの一つではないでしょうか。

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今週は、メールの締めくくりについて考えます。

◆────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　　＜ 結びの文 ＞
◆────────────────────────────◆
語るより伝える

▼　メールはスリムなほどいい
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールでは、手紙文のように「拝啓」に始まり、時候のあいさつを経て本
題に入る、という儀礼的な書き出しは必要ありません。

むしろ、送信する相手の名前を正しく書き、初めてメールを送信する相手
には自己紹介する方が大切です。あいさつ文も「いつもお世話になります」
「先日はお疲れさまでした」など手短なフレーズにし、本題につなげるほ
うがスマートですね。

特に、ビジネスメールは「語る」ものではなく「伝える」もの。

儀礼的、形式的な記述はできるだけ省き、用件だけを簡潔に。一回のメー
ルの文書容量を小さくすることを心にとめておきましょう。

▼　結語はいらない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
書き出しに呼応して、結びの文も簡単でよく、社内メールであれば「以上」
と結んで署名を入れるというパターンで十分でしょう。

手紙文のように最後に相手の健康や繁栄を表す文章を記し、「敬具」や
「草々」などの結語で締めくくる必要はありません。

それよりも自分が何者であるかを示す署名を忘れずに。ビジネスメールの
場合は署名に連絡先、所属部署名などもあったほうがいいですね。いちい
ち名刺を見返さなくても、メールの署名で電話やFAXができます。

手紙のような終わり方にしないと気分的におさまりが付かない、と感じて
いる方もいるでしょう。文章全体を感じ良く締めくくれる最後の一文を知
っておけば解決できます。

今週はメールの末文、結びのフレーズについてどんなパターンがあるかみ
ていきましょう。

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▼　ホントに「暇なとき」に返したら…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「返事はお暇なときで構いません」。

そう結ばれたメールをたまにもらいます。急を要さないメールだからと、言葉
どおりに受け止め、仕事の手がすいた深夜に返信したら、「夜中に返信いただ
いてすみません」と相手に恐縮されてしまいました。

自分の生活時間帯の「暇なとき」に返信したに過ぎないのですが…。丑三つ時
に返信したのがいけなかったのでしょうね。

人により、一日のメールの送受信の数、メールを使う時間帯、生活リズムは異
なります。深夜に作業することの多い私は、普段の活動時間帯に何気なく送っ
たつもりのメールでしたが、日中に仕事している相手には私のメールの送信時
間は明らかに奇異に映った模様。

▼　裏を返せば…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「お暇なときで構いません」という表現、私は、仕事ではあまり使いません。
「いつまで」というはっきりした指定がなく、あいまいな表現だからです。

期日の指定がない分、一見、気楽に見えますが、裏を返せばいつまでも待たれ
ている。そう思うと、少し負担に感じます。

相手を気遣ったつもりの「返事はお暇なときに」という言葉が却って相手を縛
り、負担をかけることだってあるのではないか──。そう思うことがあります。

返事を求めるのであれば、「○○についてのご回答をお待ちしています」と何
について、いつごろまでに答えてほしいのか、具体的に書くほうが回答はしや
すいです。

▼　具体的な基準を持つ
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
返信の仕方は、各自それぞれが基準を持って行えばよいと思います。

・即レスできる状態なら、すぐに返信してしまう。

・返信の期日を何日以内と決め、それまでに返信する。

・急がないとは言え、返事を求めらている以上何週間も放置しておくわけには
いかないので、回答するのに時間を要すようであれば、一度、その旨を伝え、
改めて回答する

といった具合です。
相手から、返信の期日指定があいまいでも、こちらから返信する際の基準を持っ
ておけば、戸惑うこともなくなります。

▼　相手が受け取る時のことに思いを馳せる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
大事なのは、その返信を相手が受け取る時に少し思いをめぐらせてみること。
具体的な表記、返信の時間も含め、相手の負担にならないメールを送るように
気をつけています。
（VOL.35 2005年2月28日～VOL.37 2005年3月2日　より）

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