今週は、実は相手に対して失礼な敬語表現についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ 失礼な敬語（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「お暇なときで結構」

「お暇なときで結構ですので」

相手を気遣って書いたつもりが
結果的に、失礼な言い回しになっているのが
上記の一文です。

基本的に仕事のやりとりで、相手に
「暇な」という言葉を使うのはNG
（仕事の最中に、人から「暇ですか」とか「暇そうですね」と
言われるとムッとしませんか？）。

たとえ、「お」を付けて丁寧に表現しても
相手に敬意を示していることにはなりません。

「お暇な」に代わる言葉としては
「お手すきの」「お時間がある」などがあります。

書き換えると……

「お時間があるときに」

「ご検討をお願いいたします」「お目通しいただけますか」
といった文を続けるとよいでしょう。

「お手すきの際に○○いただけますか」

○○には「ご検討」「ご覧」などの言葉を入れます。

「結構」には、相手に対して
十分な状態であることを評価する意味合いがあるので

目上の相手に対しては
「～をお願いいたします」「～いただけますか」
といった言いまわしを使うことをお勧めします。

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＜メール対応の留意点：その2＞

前置きが長くなり過ぎてないか？

手紙文のような時候の挨拶はメールには不要。
まず、結論から書き、詳細な経緯や理由は結論の次から書く
というのがビジネスメールの基本的な流れです。

ところが、
本来、本題に入る前の導入であるべき「前置き」の文が
やたらと長い、あるいは

「結論→詳細」の順番が逆で
「詳細→結論」という流れになっている
メールは、

それが長くなればなるほど
結局、何を優先的に伝えたいのかが
読む側には分かりません。

ここで、気に留めておきたいのが
「自分が書きたいこと」と
「相手が知りたいこと」に違いはないか
ということです。

相手は、現場の状況がどうなっているかを知りたいのに
自分の不満や意見を先に書いてしまっては
相手は「事実」をメールで読んだだけでは理解も把握もできません。

相手に合わせる、というより
「メールで今、伝えるべきことは何か？」
を考え、相手の視点で
相手が求めている情報を伝達することがポイントです。

例えば、長期出張から戻ったばかりの相手にメールをする際
相手への気遣いは
「長期のご出張、お疲れ様でした」
という短い一文でよく

「シンガポールへの1週間のご出張
大変お疲れのことと思います。
私も訪れたことがありますが、あちらは日本と違って・・・」
といった具合に長々と書いてしまうのは
相手への気遣いではなく、単なる自己満足に過ぎません。

相手が知りたいのは
出張中に起こった出来事や、現在の業務状況であって
それ以外の雑談的な無駄話ではないからです。

自分視点より、相手視点で
求められている情報を伝達することを
心がけたいですね。

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今週は、相手への気遣いを伝える
気の利いたひと言をご紹介しています。

上司は、その時々の最優先すべきことを考え指示を出しているのに
指示を受ける部下は、「上司の指示はコロコロ変わる」と受けとめている…

こうした上司と部下の思いの違いは
多くの職場で起きているのではないでしょうか。

上司からすると
「最優先事項から片付けてほしいのに、モタモタして一向に進まない！」
とイライラし、

部下からすると
「前はこう言っていたのに、また違うことを言い出した。
一体、どっちなの！」
とむかつく。

こういう状態が続くと
上司も部下もストレスがたまるばかりです。

対処方法としては
指示を受けた仕事を進めていく要所要所で、
上司に確認を入れることです。

「○○の件は、このように進めておりますが
よろしいでしょうか」

と、現時点での進捗状況を口頭やメールで報告し
上司に確認します。

そうすれば、上司も
「このまま進めて」とか
「今は別件の方を急ぐから、こちらを進めて」
という判断・指示が出しやすくなります。

指示を受けたまま、確認も取らずに
やみくもに進めていると

時間が思った以上にかかったり
望む結果を出せなかったり
という危険も。

指示を受けた時点で
いつまでに、どのような方法で進めるのか
まずは、上司に「ゴール」までのイメージを伝え

仕事を進めていくポイントポイントで確認する

つまり
進捗を「見える化」することが
必要です。

業務を通じて、こうしたキャッチボールが
上司と部下の間でできていれば

上司は安心して部下に仕事を任せることができ
部下は上司に文句を言われることもない
という好循環ができると思うのですが、いかがでしょうか。

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「バタバタしていて、返信が遅れました」

仕事に追われ、うっかりメールの返信をしそびれていたときの
言い訳に使われることの多い「バタバタしていて」。

「バタついておりまして」という
類似表現もありますが
忙しいのは誰しも同じ。

紋切り型のこうした表現で片づけず
ほかの表現に書き換えるとしたら……

「少々立て込んでおりまして、返信が遅くなり
　失礼いたしました」

もし、バタバタの最中で、返信が遅れそうな場合は

「メールを拝読しました。
　社内で検討し、改めてご連絡いたします」

と、メールの内容を読んだことを知らせたうえで
「社内で検討し」
「調整のうえ」
といった返信に時間がかかる旨を合わせて伝えます。

相手が返信を待っている
でも、まだきちんと返信できない
という状況では、

「後できちんと返信する」より
「読んだ旨だけ伝え、後で改めて返信する」方が
相手も見通しが立ち、やきもきせずにすみます。

「バタバタしていて」は都合のいい言葉ですが
「立て込んでおりまして」と言い換えるか

「別件が長引き」
「トラブルの処理で」
と差し支えない範囲で状況を伝え
メールの用件に即答できない、即答できなかったことを
伝えるとよいでしょう。

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短すぎるメール文は、冷淡な印象を与えるのでは？
直接的すぎる表現は相手が気を悪くするのでは？

といった声を聞きます。

本来、メールは
用件を正確に相手に伝えることが第一。

必要以上に飾ったり、気を使い過ぎたメールは
ポイントがぼやけ
却ってイメージダウンにつながりますが

あまりに素っ気なかったり、直接的な表現は
相手の反感を買うこともあるので、
注意が必要です。

例えば、お客様からのクレームメール。

理不尽な内容に
ムカッ、イラッときても
感情はまず横に置いておいて、次のように返します。

「貴重なご意見をいただき、ありがとうございます」

「ご注意をいただきまして、誠にありがとうございます」

「○○についてご指摘をいただき、ありがとうございます。
今まで気づかず、お恥ずかしい限りです」

このように、まずは感謝の意を伝えることで
一旦、相手の言い分を受け入れます。

こちらの意見や主張を伝えるのは、その次の段階です。

「ご指摘いただいた点はごもっともです。
しかしながら、○○については弊社のサービスの範囲を超えており……」

「恐れながら、お買い上げデータでは○○となっており……」

このように、相手に状況や事情を説明し、理解を促します。

そして最後に、もう一度、感謝の言葉を伝え、締めくくります。

「ご意見をいただき、改めて感謝申しあげます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」

相手の指摘や意見を、どのように生かしていくか
次のように伝えることができたら、なお、いいですね。

「ご指摘いただいた点を、今後のサービスに反映してまいります。
これからもどうぞよろしくお願いいたします」

「ご指摘により、従来の業務を改善できました。
心から感謝申しあげます。
今後も忌憚のないご意見をいただければ幸いです」

今週は、このように
困ったときに使える「気の利いた言い回し」を紹介していきます。

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