今週は、同じ読みで表記が異なる言葉を取り上げます。
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仕 事の メ ー ル 作 法              < 敬語の問題(4)
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                        「企業文化の味付け」

今週は、敬語の使い方に感じる疑問や違和感について取り上げています。

7月9日配信の 社外よりも社内の敬語?< 敬語の問題 >VOL.3113
への読者からの感想を紹介します。

<読者からの感想>—————————————————-

> しかし、企業によっては社外に対して以上に、社内の上下間で敬語の使用を強
> いられるところもあるとか。

数えてみれば4つの会社に勤めた身として、この企業文化と言うのは厄介だと
しみじみ思います。

一般論で言えば、レポートは、である調・敬語抜き・(肩書名以外の)敬称不要
・道徳的コメントは不要……など、ある意味うるおいのない書き方が良しとさ
れていると思います。
そして、それを判ったうえで企業文化の味付けをするのが、その企業における
「優秀なレポート」のようです。

この「企業文化の味付け」が一筋縄ではいかず、私が経験しただけでも

・顧客企業には社内文書では「さん」は不要
vs 社内文書でも敬意を示すのが正しい態度だ
・社員の役職名は正式に書け(ex.神垣課長)
vs 社内文書は役職名は略語でいい(ex.神垣K)

など、会社によって180度違うようなケースもありました。
このことへの対策は「なじむ」しかなく(社長に迎えられたとかなら別かもし
れませんが)下っ端で移った際は怒られて早く修正できたのですが、役職者と
して移った時は誰も注意してくれないので、自分で「法則」を見つけるのが大
変でした。

> 会社案内や自社のウェブサイトでは「風通しの良い社風」を謳いながらも、社
> 内での敬語の使用に必要以上に気を使わなければならいのだとしたら、随分窮
> 屈な話です。

個人的にはことさら「風通しの良い」を強調する会社の方が、そういう不文律
が多いように思います。
(読者 O.Hさん)
———————————————————————-

会社の数だけ、敬語の使い方やメールの書き方などの「社内ルール」が存在す
るのかもしれません。

敬語に関して、ここ1~2年で増えてきたと感じるのは
「今、社長はおられません」「社長にお聞きしないと……」といった「社内向
け敬語」を、そのまま「社外向けの敬語」として使ってしまうケースです。
取材などを通じて企業に電話連絡する際に、こういうやりとりが増えてきまし
た。

社外の相手に自社の上司のことを伝えるのであれば、
「今、社長の○○は不在にしております」「○○に確認いたします」と返答す
るのが「社外向け敬語」の使い方だと思うのですが、対応している担当者はそ
のことに気づいてません。

そんなとき、「社内敬語」の規律は厳しそうだけど、「社外向け敬語」の使い
方は教育してないのだなぁ、と思ってしまうのです。もちろん、社内の上下関
係に基づく規律や言葉遣いは必須と思いますが、力点の置き方が内向き(=社
内)か、外向き(=社外)かは、こうした電話対応でも見えてしまうものだと
感じています。

業務の効率化や本当の意味で「風通しの良い社風」にするための「社内ルール」
であれば良いのですが、社員の手かせ、足かせになるようなルールは、会社の
発展の妨げにもなりかねないと思います。

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今週は、敬語の使い方についての雑感です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 敬語の問題(3)
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          「お手伝いをさせていただきたいと存じております」

今週は、敬語の使い方に感じる疑問や違和感について取り上げています。

「会社をあげて誠心誠意できる限りのお手伝いをさせていただきたいと存じて
おりますので、ご遠慮なくご相談ください」

上記は、企業→顧客に向けた一文です。
「お手伝いをさせていただきたいと存じております」から敬語を取り除くと
「手伝いたいと思っているので」。相手に対して、「手伝いが必要なら、手伝
いますので」とう気持ちからの一文と思われます。

でも、このようなときは「手伝いたいと思っている」とか「手伝おうか?」と
言われるより、「手伝うよ」と言われる方が私はうれしいです。手伝いが必要
なとき、そう言われれば「ありがとう。助かる」と答えられるし、手伝いが必
要でないときは「ありがとう。今は必要ないから大丈夫」と返せます。

前文に戻って、「会社をあげて誠心誠意できる限りの」手伝いをしたいのであ
れば、「お手伝いをさせていただきたいと存じております」と敬語を重ねるよ
り「お手伝いいたします」と言い切る方が、顧客の心をつかめるのに……と思っ
てしまいました。

上記の文を書き換えるとしたら…
「会社をあげて誠心誠意、できる限りのお手伝いをいたします。どうぞ、遠慮
なくご相談ください」
とする方が意気込みが伝わってくると思いませんか?。

敬語を重ねて丁寧な言い回しにすることが、相手に対して「言葉を尽くす」こ
とではないはず。相手に対してどう行動するか、どう対応するか、伝えるべき
は、その人、その企業の「姿勢」です。

例に挙げた丁寧すぎる言い回しの文を見るにつけ、言葉で相手を敬うことの方
に重点が置かれ、実際の行動・対応に結びついてないような気がするのです。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 誤りメールを防ぐコツ(5)>
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                         読者の工夫・方法

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントとして
1)名称の確認 2)数字の確認 3)変換ミスの確認 4)読み返す
を紹介してきました。

最後に、読者から寄せられた
「誤りメールを防ぐために心がけていること」を紹介します。

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私が、メール作成時に気をつけているのは「添付わすれ」です。
これを防ぐために、メール作成の順番を決めています。

1)添付ファイルを設定する。
2)本文を作成する。
3)宛先を設定する。
4)最後に件名を設定する。

あとは、誤りメールとは違いますが、件名を3文字分ずらして作成しています。
これは、返信が来たとき、Re: や Fwd: が付いてメールを探しづらいため
桁合わせのためです。
                           (読者 K.Bさん)
———————————————————————-

ファイルを本文作成「前」に添付することがポイントですね。
「件名を3文字分ずらして作成」はユニークな方法だと思いました。確かに目立
つので、他のメールとの混同が避けられますね。

———————————————————————-
誤りメールを防ぐためにしていることは……

1)添付を付けてから必ず開けて、自分が最終に手を加えたところなどを確認
 する(改廃前の添付や、似たようなファイルの名の添付をしないために)。

2)メールアドレスは必ず最後まで見るようにする
 (自動検索で入力してしまうシステムなので)。

3)自分が書いたメールの最後までスクロールする
 (以前、上部が白紙と思っていたら、下部に全く違うことが書いてあったの
  を使ってしまった)。

4)送った直後に送信箱を必ず確認する
 (容量が大きいメールなどは、Outboxに入ったまま送信ができない場合も
  あるので)。
                            (読者 Rさん)
———————————————————————-

送信前後のチェック事項として大事なことばかりですね。
こうしたちょっとして気遣い、確認の積み重ねが大切だと思います。

———————————————————————-
メルマガにあった「誤りメールを防ぐコツ」の
4)読み返す
声に出して読むということにとても共感しました。

私は、ライターからの原稿を校正する仕事をしているのですが、
2年ほど前から、テキスト読み上げのソフトを使っています。
黙読だけでは気が付かない誤字脱字も
音声で聞くことで見つけやすくなりました。

確かに合成音声ソフトなので、音読みを訓読みにしたりなど
「?」という部分はありますが、単語の読みを登録できるので
使っているうちに、違和感は少なくなっていくと思います。

ちょっと話がズレましたが、
取引先にちょっと長いメールを送るときも
この音声ソフトを通して確認しています。
                            (読者 Y.Tさん)
———————————————————————-

テキスト読み上げの音声ソフトには興味があったので、実際に使っている方の
声が聞けてありがたく思っています。
目から音に換える効用は「間違いを探す」以外にもありそうですね。

投稿してくださった読者の皆さん、ありがとうございました。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 誤りメールを防ぐコツ >
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正式な名称を確認

メールを送信した後に、ふと気づく入力ミスや間違い。
急ぐあまり読み返して確認せず、打ち込んですぐに送信してしまったり、
思い込みや思い違いしたまま、気づかず送信してしまったり……
私にも身に覚えがあります。

メールを送る側、受け取る側が間違いとすぐ分かればよいですが、誤った名称
や数字がそのまま伝達されると誤解やトラブル、損害に発展する恐れもいなめ
ません。

誤りメールを防ぐには、「送信前に十分に確認する」ことが基本ですが、確認
するポイントが幾つかあります。
今週は、そんな誤りメールを防ぐポイントを押さえていきましょう。

1)名称の確認

人名、社名、団体名、部署名、商品・サービス名など、「名」の付くものは決
して間違えてはならない重要項目。
特にファーストコンタクトをとるときは十分に確認し、間違いがないように万
全を期す必要があります。

注意しなくてはならないのは、入力時の読み間違い、入力間違い、変換ミスです。

▼大文字が小文字に、またはその逆
誤)キューピー  正)キユーピー
誤)facebook 正)Facebook
誤)iphone 正)iPhone

Facebookはロゴは「facebook」と「f」が小文字ですが、正式な表記は「F」が
大文字。ロゴは「SONY」でも、正式名は「Sony」というケースもあるので要注
意です。

▼音読みどおりではない表記
誤)いすず自動車     正)いすゞ自動車
誤)味の素ゼネラルフーズ 正)味の素ゼネラルフーヅ
誤)ドンキホーテ 正)ドン・キホーテ

ドン・キホーテのように名称の間に「・(ナカグロ)」が入るというケースも
あります。

大手企業に限らず、社名やサービス名には、歴史や成り立ちを反映したり、こ
だわりを示すものが多くあるので、正式名称を確認しておく必要があります。

人名も、読みは同じでも表記が異なるものが数多くあります。

正)松坂大輔  誤)松阪・大介・大助
正)斎藤佑樹  誤)斉藤・齋藤・齊藤・祐樹

名刺や署名などで確認しておきましょう。

間違いやすい名称は辞書登録しておくことをお勧めします。

わたしの名前はメールや電話で「神崎」に間違われやすいです。
「垣」と「崎」の音が似ているので電話で訂正することが多いのですが
メールでも宛名が「神崎」になっていることがよくあります。
思い込みもあるのか、返信時に「神垣」と書いて送信しても、相手からの返信
は「神崎」のままというケースが多々あります。

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)>
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                    年始のファーストコンタクト

 <読者からの質問> ----------------------------------------------

  年明け早々に初めてメールを送る相手に対しては
  書き出しに「明けましておめでとうございます」という
  年始の挨拶を入れた方がいいのでしょうか?
  特に入れる必要はないのでしょうか?
                           (読者 H.Tさん)
 -------------------------------------------------------------------

 面識がない相手に、メールでファーストコンタクトをする場合、
 年初であるなしにかかわらず
 「初めまして」
 「初めてメールをお送りいたします」
 といった書き出しにします。

 「明けましておめでとうございます」という年始のあいさつ文は
 相手と関わりができてから用いる方がよいでしょう。

 というのも
 年賀状はもともと日ごろお世話になっている相手や
 懇意にしている相手に日頃の感謝と
 これからも変わらる付き合いを願う気持ちを伝えるために
 送るもの。

 年賀状のやりとりをメールで代替する場合も
 すでに関わりのある相手に
 年の初めのメールに
 「明けましておめでとうございます」を使うことはありますが

 初めてメールをする相手にまで
 その慣習を用いる必要はありません。

 それよりも
 ファーストコンタクトの相手に
 メールで伝えるべきことは
 ・初めてメールで連絡すること
 ・相手のメールアドレスを知った経緯
 ・連絡する理由
 です。

 相手にメールを送る際、
 重視するポイントが異なることを
 理解しておきましょう。



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今週は、ビジネスメールに使える大和言葉を紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 大和言葉の活用(5)
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 「言わずもがな」

今週は、ビジネスメールにも使える
大和言葉の言い回しを紹介してきました。

周知のことで、ことさら言うようなことではないが、
相手に伝えなければならない。

そんなときに用いる大和言葉が
「言わずもがな」
です。

「言う」の未然形に打ち消しの「ず」、
終助詞「もがな」から成る言葉ですが、

最後に「の」を付け、「言わずもがなの」として、
言わないほうがよい、という意味合いで用います。

例)このあたりのことをよくご存じの佐藤さんに
言わずもがなのことをお伝えするようですが

また、「言わずもがな」には、
言うまでもなく、もちろん
という意味もあります。

例)英語は言わずもがな、中国語でも
彼女は交渉できます。

似た言葉に「言わずと知れた」があります。

言わなくても分かっている、
分かりきったこと、という意味で

例)言わずと知れた、技術部門の功労者が
山田会長です。

のように、誰もが知っていることだが、敢えて言うことで
強調するようなときに用います。

このように大和言葉を添えることで、
文章が彩られたり、直接的な表現が和らいだりする効用があります。

相手に伝えにくいことほど、
大和言葉を活用して、ソフトに表現してみるとよいでしょう。

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【しごび】 の お す す め
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お願い事をするときには「差し支えなければ」

誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

といった具合に、大和言葉を使うと
言い回しがやわらかくなり
相手の心にすっと届きます。

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