2010年4月13日

【仕事のメール心得帖】件名と本文は合っているか＜読み返す際のポイント（2）＞VOL.1253

今週は、メールを送信する前に読み返す習慣づけについてです。
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仕事のメール作法　　　　　　　　＜ 読み返す際のポイント（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　件名と本文は合っているか

用件を書き終えた後、必ずチェックしておきたいのが
「件名と本文の整合性」。

件名と本文がマッチしているか
という点です。

最初に件名を入れて、本文を書き出す…
または、本文を書き終えてから、件名を入れる。

あなたは、どちらですか？

圧倒的に、件名を先に入れる人の方が多く
後で件名を入れる人は少数派でしょう。

前者の場合、すでに書くべき内容が
頭の中で整理できていればいいのですが、
最初に思いついた件名が、本文を書いているうちに
合わなくなっていた…ということもあります。

メールを書き終えたら
最初に自分が意図した件名と
それを記述した（はずの）本文とで
矛盾がないかを確認してみましょう。

「あれ？　最初に書いた件名と本文の内容が合ってないぞ」
と気が付いたら、件名を再考すればよいだけのことです。

だ～っと一気に書いたメールの場合
意外とこの「件名と本文の整合性」が取れていない場合もあるので
気をつけましょう。

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2010年4月7日

【仕事のメール心得帖】編集する＜長文メールの留意点（3）＞VOL.1249

今週は、長文のメールを送信する際に気を付けることについてです。
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　仕事のメール作法　＜ 長文メールの留意点（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 編集する

　以前にも書いたことがあるのですが、
　メールは「語る」ものではありません。

　対面で話す場合もそうですが、語り始めると止まらなくなるのが常。

　メールの場合でも、得意分野や好きなこと、
　自分の知識や経験を伝える気持ちが強く働くと
　「語りモード」に入ってしまい、文章が長くなりがちです。

　質問をする場合でも、ある程度ポイントを絞って尋ねるようにしないと
　いくらでも長くなる可能性があり
　読む側を疲れさせてしまうことも…。

　結果的にメールの本文が長くなってしまった場合
　それをそのまま相手に送信するのではなく
　一度、自分で整理・調整してみましょう。

　整理の仕方としては、次の3つの方法があります。
　1）見出しを付け、整理して述べる
　2）先に概要を挙げ、次に詳細を述べる
　3）目次を入れる

　1）見出しを付け、整理して述べる
　　見出しには「●」「■」などの記号を使って目立たせると
読みやすくなります。

　2）先に概要を挙げ、次に詳細を述べる
新聞などでも最初にリード文が入った記事がありますね。
メール全文を要約し、先に「最も伝えたいこと」を先に述べておくと
詳細も伝わりやすいです。

　3）目次を入れる
上記のように数字で順番に箇条書きし
各項目を「目次」として先に挙げておくと
読む際に優先順位を付けやすくなります。

　長文のメールを書きっぱなしにせず
　このように一度、見直し、読みやすく編集するひと手間をかけると
　「長文でも読んでもらえる」メールにすることができます。

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2010年3月30日

【仕事のメール心得帖】二重敬語に注意！＜過度の敬語（2）＞VOL.1243

今週は、過剰に使いすぎている敬語について取りあげます。
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仕事のメール作法　　＜ 過度の敬語（2）＞
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二重敬語に注意！

「常務は昨日、本社にお帰りになられました」

上記の「お帰りになられる」は
「帰る」の尊敬語「帰られる」と、
尊敬の「お～になる」が重ねて使われている
二重敬語です。

この場合の尊敬表現は
「お帰りになる」か「帰られる」のどちらか一方とすればよく
下記のように表現します。

「常務は昨日、本社にお帰りになりました」
「常務は昨日、本社に帰られました」

同様の二重敬語の間違いとしては
「ご覧になられる」
があります。

見るの尊敬語「ご覧になる」と
尊敬の「～られる」を二重に使用したもので

正しくは「ご覧になる」です。

×　このWebサイトを初めてご覧になられる方へ
○　このWebサイトを初めてご覧になる方へ

そのほかにも
「おっしゃられる」　→「おっしゃる」
「おいでになられる」→「おいでになる」
「お越しになられる」→「お越しになる」
なども注意しましょう。

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2010年3月26日

【仕事のメール心得帖】「ご無理」は正しい？＜読者からの質問（4）＞VOL.1241

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕事のメール作法　　＜ 読者からの質問（4）＞
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「ご無理」は正しい？

＜読者からの質問＞———————————

「ご無理を申しあげます」のように
「無理」の前に「ご」を使うのは正しいのでしょうか？

（読者 R.K 様）
—————————————————

「無理を言う」というのは、自分から相手に対する行為です。

自分の動作やものごとが「向かう先（つまり、相手）」を立てる
場合は、謙譲の「ご」や「お」を付けます。

この場合も「無理を言う」のは自分で
その行為が向かう相手を立てるので
「ご無理」として問題ありません。

ただし、
「それはご無理です」
という表現は間違っています。

自分側の動作やものごとで、
相手側や第三者に直接かかわらない場合には
「ご」や「お」を付けないからです

×　私のご理解では　→　○　私の理解では
×　私のお考え　　　→　○　私の考え

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2010年3月19日

【仕事のメール心得帖】「～していただく」＜気になる表現（5）＞VOL.1237

今週は、適切な表現や言い回しについて取りあげます。
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　仕事のメール作法　　　　　　　　　　　　＜気になる表現（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「～していただく」

「上記の日程でご調整していただければ幸いです」

上記の一文、適切なようで不適切です。
問題は「ご調整していただければ」。

「ご調整」の「ご」も、
その後に続く「して」も不要です。

自分がなにかしてもらう場合は「いただく」を使うので
相手に日程を調整してもらう場合は

「調整いただければ幸いです」

として問題ありません。

「受付でお待ちしてください」の「して」
「わざわざご案内してくださった」の「して」
も不要な｢して」です。

詳しくは、神垣の最新刊
『さらりと返せる、大人のメール表現334 』の
Q79「お待ちしてください」は間違った敬語？
のページに述べていますので、
よかったらご覧ください。

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