今週は、「私ならこう書く」というメールの実例をご紹介。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 書き換える技術(3) ＞
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相手のミス
＜文例＞
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お世話になっております。
本日2回ほどお電話さしあげておりましたが、
ご連絡いただけなかったので、メールにて失礼いたします。
お申込みいただいている○○○の料金なのですが、
ご記入いただいていた料金はお間違えになられているようで、
実際は基本代金がXXXXX円で
追加料金がXXXX円となります。
恐れ入りますが、ご検討いただきご連絡いただけますよう
よろしくお願いいたします。
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ある販売会社からの連絡メールです。
書かれていることに間違いはないのですが
私が担当者だったら、こう書くな～という事例を
下記に挙げます。
＜書き換え例＞
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お世話になっております。
本日2回ほどお電話をさしあげたのですが、
ご連絡がとれなかったため、メールにて失礼いたします。
お申込みいただいている○○○の料金についてですが、
ご記入いただいた料金の内訳は
基本代金XXXXX円に追加料金がXXXX円となります。
恐れ入りますが、再度ご確認いただき
ご連絡いただけないでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
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連絡できなかった事実に変わりないとしても
「ご連絡いただけなかったので」とするより
「ご連絡がとれなかったため」の方が
メールを受け取る側としては
抵抗がありません。
もう一点
「ご記入いただいていた料金はお間違えになられているようで」
という一文も、
事実だけを伝える
「ご記入いただいた料金の内訳は
基本代金XXXXX円に追加料金がXXXX円となります」
という書き方もあります。
相手の間違いの指摘の仕方としては
「あなたが間違っているので」ということを前提にするより
「間違いはこうなので、もう一度確認してみてください」
という文書の運びの方が、感じがよいと思うのです。
言い回しによって
与える印象が変わる例として取り上げてみました。
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好印象を与える
メールに添えるちょっとしたひと言について
語っています。ぜひ、読んでくださいね。
