今週は、丁寧な表現について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 丁寧な表現 >
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丁寧に表す「こそあど」

メールでも会話でも丁寧な言葉遣いは、感じのいいものです。

親近感を抱かせ、堅苦しさを排除するためにあえてタメグチをきくという
風潮がある一方で、きちんとした言葉遣いは、言葉で一線を引くことによ
り、相手に対する敬意を表し、改まった気持ちにさせてくれます。

初対面の相手、仕事を共にする相手には、メールでも対面でも努めて丁寧
語で接したいもの。今週は、丁寧な表現についてご紹介していきます。

▼ 「こそあど」をドレスアップ!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「こそあど」という言葉があります。「これ」「それ」「あれ」「どれ」
を意味しますが、これらの丁寧語はそれぞれ「こちら」「そちら」「あち
ら」「どちら」になります。

「こ」を例にとると、物を指すときに使う「これ」以外に、場所を示す
「ここ」、向きを示す「こっち」なども「こちら」に言い換えられます。

「これ」「ここ」「こっち」  ⇒ 「こちら」
「それ」「そこ」「そっち」  ⇒ 「そちら」
「あれ」「あそこ」「あっち」 ⇒ 「あちら」
「どれ」「そこ」「どっち」  ⇒ 「どちら」

普段着の言葉を丁寧語で表すと下記のようなビジネス仕様に変わります。

こっちへ来る時があれば ⇒ こちらにお越しの際は
そっちにあります ⇒ そちらにございます
あそこの店まで ⇒ あちらの店まで
どれにしようか ⇒ どちらにいたしましょうか

普段、使用する頻度が高い言葉ゆえ、ちょっと意識するだけで品のある表
現に変わりますね。

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今週は、時として誤解のもとになる表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < 不確かな表現(4)>
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                       「思います・思われます」

明言を避ける場合や断定しきれない場合に使う「~と思います」「~と思
われます」。使いようによっては誤解を招きやすい表現の一つです。

▼ 憶測と誤解されないために…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

たとえば、
「修正確認の件ですが、もう間違いはないですか?」
と尋ねられた場合

「間違いはないと思います」と答えると、
単なる主観的な思い込みで「ないと思います」と返答していると
誤解される可能性があります。

実際は、十分に確認作業を行い、間違いの可能性はない
と判断したうえで「ないと思います」と表現したにもかかわらず、
です。

この場合、
「二度読み返し、別のスタッフも目を通して確認したので、
 間違いはないはずです」
と「間違いはない」根拠を伝えることで、説得力が増します。

「思います」のほかに
「思われます」は、さらに断定を避けた受け身の表現、
聞き伝えの曖昧さを感じさせる表現です。

たとえば
「社長は明日、出社すると思われます」
と書いてしまうと、出社するのかどうか曖昧で
心もとない印象を与えます。
明言できる場合は言い切る方が説得力があります。

「思います」も「思われます」も判断に迷い、決めかねている場合、
つい使ってしまいがちです。
憶測や責任回避と誤解されないためには、
どこまで対応・理解・把握ができているかを具体的に示す
とよいでしょう。

<追記> 2022.02.28
「二度読み返し、別のスタッフも目を通して確認したので、間違いはありません」
 と自信をもって言い切れる対応を心掛けたいですね。

 
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今週は、時として誤解のもとになる表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 不確かな表現(3)
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ビミョウ

「間に合うかどうかはビミョウですね」

どちらか判断しかねる場合に使われる感のある「ビミョウ」。

本来の意味は「何とも言い表しようがない状態」を表しますが、判断がつ
かないときの“逃げ”の言葉として流行している気がします。

負の状態を表すのに、難しい状況を「キビシイ」、目も当てられない状態
を「イタイ」とも。

今風の婉曲表現と言えますが、仲間内で使うくだけた表現の域を出ません。
仕事で多用するのは控えた方が無難でしょう。

▼ 数値で示して共通認識
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

流行り言葉や若者言葉でなく、一般に使われる言葉の中にもあいまいな表
現があります。たとえば、程度を表す「かなり」「十分な(に)」。

「予備はかなりあるので大丈夫でしょう」
「十分な量の見本を用意しています」

一瞬、安心感のある表現がですが、実はどこまでも主観的。人によって程
度の尺度が違うので、イメージの食い違いからトラブルになる危険性も。

メールでも話し言葉でも、数字を挙げて具体的に示すと、こうしたイメー
ジの食い違いを解消できます。

「予備は100個あるので大丈夫でしょう」
「10冊ほど見本を用意しています」

時期を表す場合も「近々」「今度」ではなく「水曜日に」「一週間後に」と
特定すると確実ですね。

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今週は、時として誤解のもとになる表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < 不確かな表現(2)
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                       「失礼があったそうで」

「失礼があり、大変申し訳ございません」
「失礼があったそうで、大変申し訳ございません」

この「そうで」がくせもの。

▼ 自分のこととして詫びる姿勢
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

自分自身のミスではなくても、その会社の一員として謝罪しなければなら
ない場面もあります。

そんなとき「失礼があったそうで…」を使ってしまうと、しょせん他人事、
悪いのは自分ではない、と責任逃れをしているように相手には伝わってし
まいます。

謝罪に言い訳は無用。相手に迷惑をかえたり、失礼があった時は、まずは
きちっとお詫びすることが先決です。
この場合、言い換えるなら「失礼がありまして…」が適切でしょう。

トラブルがあって疎遠になってしまった相手とばったり再会。あるいは再
び接点ができた時。メールや対面で声をかける際

「いつぞやは失礼しました」よりも
「○○の件ではご迷惑をおかけしました」

のほうが感じはいいです。
「いつぞや」という表現も他人事のような印象を残してしまうからです。

たったひと言が、意に反し不本意な結果を招くことがある怖さを知ってお
きましょう。

 
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今週はお客様に向けて送るメールについてです。
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   仕 事 の メ ー ル 作 法          < お客様への応対メール(2)
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                           応える時には…

「分かりました。では、明日10時にお待ちしています」

承諾を表す「分かりました」は、日常的によく使うフレーズです。
これをお客様に対してもっと丁寧に言い表すとしたら…?

▼ 言葉で礼を尽くす
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「かしこまりました」

ですね。「承知しました」「承りました」とも言い換えられます。

これらは改まった感のある丁寧な言葉だけに、書き言葉でも話し言葉でも
日常的に意識していないとすぐには出てきません。
自然にスッと使いこなせるようになるには、
相手に礼を尽くす気持ちと日々繰り返し練習あるのみ。

承諾を表すフレーズとして、メールで多く見られるのが
「了解です」「了解しました」です。

便利な言葉ゆえ、私もつい使ってしまうのですが、
お客様への応対にはいささか丁寧さに欠けるようです。

仲間内や同等の立場の人同士で使うのは違和感はありませんが、
目上の人やお客様へは避けた方がよいでしょう。

▼関連する記事はこちら


 
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今週は、適切な言い回しについて考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 不快にさせない言葉遣い(5)
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さわやかに断る

自分では請け負いかねる仕事を断る時、あなたはどのように断りますか?

「無理です」「いやです」「できません」

気持ちはそうでも、それをそのまま言葉に出してしまっては、相手を不快
にするだけ。率直であることとは大切ですが、相手への配慮を欠いた対応
は人間関係をこじれさせ、仕事をやりにくくします。

▼ 断る時も「次」を意識する
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

断る時は、直截的な言い方を和らげる言葉を探しましょう。

例えば「無理です」の代わりに「難しいです」と言い換えるだけでも、受
け止め方が和らぎます。

「今日中に提出の書類作成がありますので、すぐの対応は難しいですが、
明日の11時までお待ちいただければ対応可能です」
といった具合。

断りっぱなしにせず、代替案を提案しフォローする姿勢を示すことができ
れば、相手も納得し「次も頼もう」という気持ちになります。

「いやです」という感情的な対応もいただけません。「できません」の場
合と同様、対応できない理由を述べ、拒絶よりも相手の理解を求める言い
方を考えましょう。

「あいにく○○のため、対応しかねます」
「申し訳ありません。現在、○の案件を抱え、対応が難しい状況です」

断る時もさわやかに。
一度や二度断っても、また次に声をかけてもらえるよう、次の場面を想定
した気持ちの良い対応を心がけたいですね。

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