今週は、返信の際の件名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　　 ＜ 返信時の件名 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　変わらない件名

先週土曜のNIKKEI プラス1一面の「何でもランキング」。
すでに読まれたかたも多いと思いますが、「困ったビジネスメール」に
ついてのランキングでした。

困りものメール一位は、件名がいつまでも「Re：○○○」のまま
というもの。

確かに。メールのやり取りが続く場合、「Re：」をつけたままの同じ件名
だとメールの本題が変わったときに混乱や誤解を招きやすいです。

よく見かけるのが次のような件名。

Re: 雑誌企画ご協力の件（神垣）

毎日、多くのメールを受け取る相手に配慮して件名に名前を入れて送った
のですが、相手からの返信の件名には私の名前が入ったまま…。

書くんじゃなかった、と後悔しましたが、自分が逆の立場のときは、名前
の部分は消して返信しようと戒めにもなりました。

▼　私信に多い困る件名
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

とはいえ、返信の際にどう書き換えてよいかわからない件名というのもあ
りますよね。

私信に多いのですが、「○○です」と名前だけの件名、「こんにちは」
「こんばんは」とあいさつだけの件名…。

私信といえど、メール本文で伝えたい用件を件名に入れるほうが記憶に残
りやすく、見落とされる心配もないのですが、親しい間柄の気安さから件
名も脱力したものが多く返信に困ることがあります。

今週は、そんな返信時の件名について考察していきたいと思います。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、読みやすいレイアウトについての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　 ＜ メールの見た目 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一字下げ

通常、縦書きで文章を書くときは、書き出しの最初の一字分をあけて文章
を書き始めます。文章のまとまり、つまり、段落ごとに「一字下げ」て書
きます。

しかし、メールの場合は「一字下げ」にして文章を書くと、なぜか読みづ
らくなります。

文章は頭ぞろえにし、改行や意味のまとまりごとに一行あけて次の文章を
書くほうが読みやすいです。

私見ですが、これは「行間の問題」だと思うのです。
印刷物やワープロで書いた文章には一定の行間がありますが、メールの場
合は行間がほとんどあいておらず、行と行の間がかなりつまっています。

ですから、段落を変えるときに行頭を一字下げるより、行間を一行あける
ほうが見た目に読みやすくなるのではないでしょうか。

比較してみましょう。

※文章の区切りごとに「一時下げ」た場合
——————————————————————
私の周りには、30代、40代から読書を始めたという人も少なくありませ
んが、彼らの文章はとてもわかりやすく的確。それまで本を読むのも文章
を書くのも苦手だった、というのが信じられないほどです。
若いときから継続して読むこと、書くことを続けている人は、文章も安
定しています。
読書の利点は、想像力が鍛えられ、相手の気持ちを読み取ることができ
るようになることです。ノウハウ系の本より小説をお勧めするのは、その
ためです。
——————————————————————

「一時下げ」の場合は、行頭がガタガタしていてすっきりしません。
長文になるほど、見た目の圧迫感が強まります。

※文章の区切りごとに行間をあけた場合
——————————————————————
私の周りには、30代、40代から読書を始めたという人も少なくありません
が、彼らの文章はとてもわかりやすく的確。それまで本を読むのも文章を
書くのも苦手だった、というのが信じられないほどです。

若いときから継続して読むこと、書くことを続けている人は、文章も安定
しています。

読書の利点は、想像力が鍛えられ、相手の気持ちを読み取ることができる
ようになることです。ノウハウ系の本より小説をお勧めするのは、そのた
めです。
——————————————————————

行頭を揃え、文のまとまりごとに一行あけると読みやすいですね。

ただし、こうしたメール特有の書き方をワープロで文書を作成する場合に
流用すると、見た目がパラパラして間延びした印象になり、却って読みづ
らくなります。書く媒体の性質により、書き分ける必要がありそうです。

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今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 ＜ 続・書き換える技術（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　困惑させるメール

　今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
　ポイントをご紹介しています。

　ある知人とのやりとりです。
　——————————————————————
　ご返信ありがとうございました。

　> 近々、事務所へいただきにあがります。
　> ご連絡してからうかがいますね。

　当日は連絡頂いても用意できませんので、事前に何日にとお知らせ
　頂けると助かります。

　——————————————————————

　ある品物を提供してくれる知人の所に、近々立ち寄らせてもらう旨を知ら
　せたら、上記の返信がありました。

　自分のあいてるときに品物を取りに行こうとした私に対し、相手は困惑し
　ている様子がわかります。

　このやりとりで私が反省したのは、品物の用意がすでにできているものと
　早とちりし、相手の都合を聞かずに事を進めようとした点。

　この場合、「品物ができあがりました」という通知を受けたら

　「ご連絡、ありがとうございます。
　　では、いつ頃いただきに伺えばよろしいですか」

　と尋ねれば、相手も「●日には準備ができていますので、お越しください」
　と返せたことでしょう。

　▼　まず、相手の都合を聞いてから
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

　メールのやり取りの場合、次に相手がとる行動を予想し、先にこちらで
　できることを知らせるようにすると、気が利いていてやり取りも少なくて
　すみます。
　
　しかし、相手の都合や意向を確認せず、自分中心に先んじた対応をすると
　トラブルのもと。ちょっとした言葉の行き違いで、相手を不快な気持ちに
　させてしまうこともあります。

　相手あってのことですから、こちらの都合を押し出す前に相手の都合を
　尋ねてから対処することがポイント。
　
　こんなふうに失敗するたびに「次はどうしたらいいのか」を考えながら
　“私のメール作法”をつくりあげています。

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今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ 続・書き換える技術（2）＞
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くどいメール

今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介しています。

迷惑メールの一文です。
——————————————————————
なおメールご不要の方は、下記にアクセスして下さい
（メールアドレス）

なお、このメールは営利を目的としたものではないので、違法性は
ありません。

（中略）

なお、このメールは送信のみですので，返信は、ホームページ内の
メールアドレスを，お願いいたします。

——————————————————————

上記の文章が読みづらいのは、なぜか？
もう、お分かりですね。

「なお」が繰り返し登場しています。
メール不要や返信の際の案内についても説明不足の感が否めません。
最後の一文にいたっては読点が「、」になったり「，」になっていて
統一性がありません（読点の打ち方もおかしいです）。

実はこれ、告発系の迷惑メールなのですが、全文が感情的で思いに任せ
て一気に書いた気配があります。

もう少し冷静で客観的な文章に書き直してみましょう。
——————————————————————
このメールは送信のみとなっております。
返信または当メールがご不要の場合は、お手数ですが下記のアドレスあて
にご連絡をお願いいたします。
（返信用メールアドレス）

なお、このメールは営利を目的としたものではなく、違法性はありません。

——————————————————————

「なお」「ところで」などの接続詞は、多用すると文章がくどく
読みづらくなります。同じ接続詞が続かないように気をつけましょう。

たまにメールの文章で読点が「，」になっている文章を目にします。
それで全文が統一されていれば問題はないのですが、日本語には「、」の
ほうが読みやすくすっきりした印象になりますね。

ちなみに、迷惑メールの多くは「受信拒否の場合はこちら」と所定の
メールアドレスに送信を促していますが、これは無視するに限ります。
返信してしまうと、そのアドレスが使用されていることを相手に表明した
ことになるので、さらに多くの迷惑メールを受け取ることになりかねません。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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読者からのコメントです。
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私の場合、配信いただいた内容からピックアップした
選りすぐりファイルを勝手に作っていました。
でも、とても勉強になっています。
（上海のY.Kさん）
——————————————————————

配信した過去の【しごび】をファイルしてご覧いただいていたとのこと。
とてもうれしいです。
書籍はメルマガとは違ったタッチで書いてますので、
こちらも参考にしてくださいね。

青春新書インテリジェンス『 仕事で差がつく できるメール術 』
http://www.amazon.co.jp/dp/4413041674/ref=nosim/?tag=shigotobijinn-22

今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　                      　　 　 ＜ 続・書き換える技術 ＞
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押しの強いメール
今週は事例を挙げながら、メールをわかりやすく、感じよく書き換える
ポイントをご紹介していきます。

次のようなメールを受け取りました。
——————————————————————

今回は我々の活動が更に発展、進捗したためご協力できる範囲が広がり
ましたのご連絡致しました。

今回ご連絡させていただきましたのは、私達の活動、理念、
社会に対する思いに賛同して、協力してくださる企業様、社長様
を求めておりましてご連絡させていただきました。
以下キーワードにピンと来られた方、
ぜひ最後まで読んでいただければと思います。

——————————————————————

上記の文章は、丁寧な言葉を使っているにもかかわらず、慇懃無礼な印象
を受けるのはなぜでしょうか。原因としては次の三点が考えられます。

・「ご連絡致しました」「ご連絡させていただきました」が繰り返されている点

・送信を許可したわけでも依頼したわけでもないDMメールなのに
「～させていただきました」という言い回しを多用している

・一方的に自分の状況を伝るばかりでえ、相手の反応や返答をうかがう様子が感じられない

では、次のように書き換えるとどうでしょうか。

——————————————————————

今回、私どもの活動理念や社会に対する思いをお伝えしたく
突然ではございますが、ご案内のメールをお送りいたします。

○○○に対する取り組みも
少しずつですが、ご協力・ご賛同いただける企業様が増え
活動範囲も広がってまいりました。
どのような活動を行っているかを下記にまとめましたので
ご覧いただき、ご感想やご意見をいただければ幸甚です。

——————————————————————

・なぜ、メールを送るのかという理由を冒頭で知らしめる。

・自分たちの取り組みや状況を端的に知らせ、
それに対する反応を欲している旨を伝える

・直截的な表現を避け、婉曲に興味を引き出す表現

この3点に留意して書き直しました。
強気な姿勢で一方的に送りつけるのではなく、一歩引いて相手の反応を伺
う表現にすると、メールの印象もがらりと変わります。

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著書『迷わず書けるメール術』

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このブログの記事を書いています。
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今週は、漢字と平仮名の使い分けについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 　　＜ 漢字か平仮名か（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　接頭語と接尾語

つい漢字で書いてしまいがちなのが接頭語や接尾語です。

（接頭語）
御約束、御礼、御馴染み　⇒　お約束、お礼、おなじみ
御返事、御存知、御紹介　⇒　ご返事、ご存知、ご紹介

接頭語の「御」は、祝儀袋や熨斗には「御祝」「御中元」と書き、改まっ
た場でよく使われますが、メールの場合は「お」「ご」と平仮名書きにす
るのが一般的です。

「御社」「御中」など「御」が定冠詞の役割を果たす場合や、
「御所」「御用邸」など固有名詞に使われる場合は、漢字を使用します。

ちなみに「御御足」はなんと読むでしょう？

「おみあし」です。通常は使いませんが、「御御（おみ）」とは丁寧な接
頭語。一説によると、おみおつけは「御御御付け」と書くとも！？

（接尾語）
日毎、一時間毎　　⇒　日ごと、一時間ごと
参加者達、女性達　⇒　参加者たち、女性たち
私共　　　　　　　⇒　私ども

漢字表記が続くと、どうしても文章のイメージがかたくなりがちです。
最近では、公用文書でも平仮名書きを奨励しているケースも増えてきました。

頻繁に使う接尾語ほど、平仮名書きにすると文章が柔らぎ、読みやすくな
る効果があるようです。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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4月から広島で拙著をテキストに
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