今週は、注意したい敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　 ＜ 気になる敬語（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
「抜粋させていただきます」

————————————
○○○についてお調べしたところ、
資料に詳しい説明がありましたので、
下記に抜粋させていただきます。
————————————

上記の文は
不明な事柄について調べがついたので、
説明部分を抜粋してメールで送ります
という内容です。

「調べた」を「お調べした」
「抜粋します」を「抜粋させていただきます」
とそれぞれ謙譲語が使われています。

一文に2カ所敬語が使われているとくどいので、
この場合、最初の「お調べした」は
「調べた」とする方がスッキリします。

「抜粋させていただきます」は
説明部分を「抜粋する」という行為より、
抜粋して「送る」という行為に謙譲語を用いる方が
自然と考えます。

それに、説明部分を抜粋すること自体は
自分で判断して行うことであり、
相手に許可や了承を得る必要はないので
「～させていただきます」を使う必要もありません。

したがって、下記のように書き換えてみました。

————————————
○○○について調べたところ、
資料に詳しい説明がありました。
下記に抜粋して、お送りいたします。
————————————

真ん中の文は「ありましたので」とつなげてもいいのですが、
一度文を切った方がさらにスッキリするので、
2つの文に分けました。

このように不要な敬語を使わなくても、
文を整えるだけで、
意味の通る分かりやすい文章になります。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

今週は、注意したい敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　　 ＜ 気になる敬語（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「聞く」の敬語の使い分け

——————————
編集会議の日程変更について
お伺いになったでしょうか。
——————————

上記の文は
上司に会議の日程が変更になったことを聞きましたか、
と尋ねる一文です。

「伺う」は「聞く」の謙譲語。
「聞きましたか」と目上の相手に尋ねる場合は
主語は相手で、
尊敬語を使うので「お聞きになりましたか」
とするのが適切です。

——————————
編集会議の日程変更について
お聞きになりましたか。
——————————

過去形の謙譲語「お伺いになった」を
そのまま過去形の尊敬語「お聞きになった」に書き換えるよりも
「お聞きになりましたか」
とする方がすっきりします。

では、自分が
会議の日程変更について
客先から聞いている
という場合は、どのような書き方になるでしょうか。

——————————
編集会議の日程変更の件
伺っております。
——————————

日程の変更について聞いている
ことを伝えるときは
主語は自分なので、
「聞く」の謙譲語「伺う」を用います。

整理すると
・相手の行為に使うのが「尊敬語」
主語は相手
「聞く」→「お聞きになる」

・自分の行為をへりくだって相手を立てるときに使うのが「謙譲語」
主語は自分
「聞く」→「伺う」「お聞きする」

客先や上司など、目上の相手から
「聞きました」「聞いています」という場合は
謙譲語「承る」
を使ってもよいでしょう。

——————————
編集会議の日程変更の件、
承っています。
——————————

では、最後に
上司の佐藤部長から、日程変更の件を聞いていると
客先に伝えるときは
どのような書き方になるでしょうか

——————————
編集会議の日程変更の件、
佐藤から聞いております。
——————————

この場合、立てるのは客先で
上司の佐藤部長ではありません。

したがって
「佐藤から聞いた」とし
「佐藤部長から伺いました」では
客先に対して、社内の上司を立てることになるので
NGです。

メルマガ詳細

◇─────────────────────────────────◇
あ と が き
◇─────────────────────────────────◇

今朝の日経の29面
「さあ準備　会社デビュー　言葉遣い磨き印象アップ」
という記事に、顔写真付きで掲載されております。

社会人らしい言葉遣いをする上で
知っておくと便利な言い回しや
表現について話をしています。

日経新聞を購読していない、という方も
今日はぜひ、手にとってみてくださいね。

一つだけ記事の補足をしますと、
メールで具体的に表現する際のポイントは
数値を意識して使うことです。

「今日のイベントはすごかったです」
↓
「100ブースほど出展していて、
来場者数も今日だけで2000人だったそうです」

といった具合です。

今回の取材は
入社2年目という若い女性記者から連絡があったのですが、
拙著を読んだことがあり、
この度、声をかけてくださったとのこと。

こういう展開が何よりうれしいです。

これまで、6冊
ビジネスメールの書き方をテーマにした書籍を出版していますが
いずれも、新社会人や入社間もない方たちを主な対象としています。

これから会社デビューする方たちの
お役にたつ内容だと思うので
機会あれば、ご一読ください。

▼神垣の著書はこちら

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、注意したい敬語の使い方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　 ＜ 気になる敬語 ＞
◆─────────────────────────────────◆
「拝見させていただき」

—————————————–
5年間、アシスタントとして
プロの貴重なお仕事を拝見させていただき、
勉強させていただきました。
—————————————–

上記の文は
ある写真家のもとで5年間
アシスタントをしてきた人が
職場を離れるにあたり、送ったメールの一文です。

写真家に対する敬意が表れた文章ですが
敬語を使い過ぎていて
空回りしている印象があります。

気になるのが「拝見させていただき」の箇所です。

この場合、伝えたいのは
プロの写真家の仕事ぶりを間近に見させてもらった
ことへの感謝の気持ち。

そこで
「見せていただき」をより丁寧に書こうとして
「拝見させていただき」となったものと想像します。

「拝見する」は「見る」の謙譲語で、
それだけで「見せていただく」という意味になるため
後の「させていただき」は不要です。

余分な敬語を取り除いて、スッキリさせてみましょう。

—————————————–
5年間、アシスタントとして
プロの仕事ぶりを間近で目にすることができ、
大変勉強になりました。
—————————————–

「プロの仕事ぶりを間近で拝見でき」
としてもよいのですが
「間近で目にすることができ」と
敢えて敬語を使わず、事実だけを述べるあっさりした表現に
書き換えました。

プロの下でアシスタントを5年経験し、
勉強したのは自分自身で、
相手に強制されたり、許可を得ながらしてきたことではないので、
「勉強させていただく」ではなく
「勉強になりました」とする方が適切です。

このように今週は
気になる敬語の使い方をピックアップして
解説していきたいと思います。

メルマガ詳細

「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で
2位に入賞しました！

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
　は じ め に
◆─────────────────────────────────◆

　おはようございます。自称「気にかける女」神垣です。

　今日、震災から5年目です。

　でも、忘れずにいることは

　今日だからでも、今日だけというのではなく

　いつもだと思っています。

　忘れたり、無関心ではあるまいと

　いう気持ちだけは持ち続けていたいです。



　　　　　　　　　今週は、用件を的確に伝えるための手段についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　＜ 文字以外の伝達方法（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　画像による伝達

　文字で伝えきれない点を補ってくれる
　「文字以外の伝達手段」について、今週は取り上げてきました。

　状況を相手に伝える際も
　文字で長々と説明するより、
　1枚の画像を見せる方が
　瞬時に伝わります。

　「現場がこんなことになって」と
　文字で説明するより
　現場の写真を送れば
　どんな状況か、相手は一瞬にして判断できます。

　チラシのデザイン案も
　「こんな感じで」と文字で説明するより
　下描き状態でもデザインして見せた方が
　分かりやすく、話がまとまるのも早いです。

　最近、Instagram に挑戦するようになって
　改めて、画像の威力を感じます。

　Instagram(インスタグラム)とは、
　写真に特化したソーシャル・ネットワーキング・サービス（SNS）のこと。
　Twitterの写真版のような感じでコミュニケーションできる媒体です。

　Instagramを利用していると
　写真は、視覚に訴える情報量の多さ、早さに加え、
　言語の壁も飛び越えて
　感情にアピールする力があり

　文字は写真に追いつけない
　と感じずにはおれません。


　ただ、写真にもキャプションが付いていれば
　その写真が示すこと、訴えるものを
　より理解できるように

　画像だけ、文字だけより
　画像と文字を併用することで
　より充実した情報を伝達できます。

　画像と文字を併用して伝達する際の文字の役割は
　見ただけでは分からない
　なぜ、画像のような状況や状態になったかという

　目には見えない背景や経過、理由を
　伝えることではないでしょうか。

　メールでのやりとりも
　例えば、素材の質感を伝えるために
　アップの写真で見た目の感じを伝えると共に
　肌ざわりとか、吸湿性や速乾性などの特徴を
　言葉で説明すれば

　どのような素材なのかが
　具体的にイメージできます。

　言葉以外の伝達手段が発達すればするほど
　文字の利用頻度は減り、言葉の扱いも変わっていくのかもしれません

　でも、文字が消滅するわけではなく
　音声や映像、画像と補完し合うことで
　文字だけでは伝えられない、伝えにくい情報も
　伝えやすくなる、と捉え、
　うまく活用していけたら、と考えます。

今週は、用件を的確に伝えるための手段についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　＜ 文字以外の伝達方法（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　留守番電話のメッセージ

　文字で伝えきれない点を補ってくれる
　「文字以外の伝達手段」について、今週は取り上げています。

　前回は、メールの用件を電話で補完、
　あるいは、電話の用件をメールで補完して伝えることについて
　述べました。

　電話に関連して
　携帯電話で仕事のやり取りをする場合、
　留守番電話のメッセージも伝達手段として
　有効活用できるものではないでしょうか。

　携帯電話は相手にダイレクトにつながりますが、
　常に電話に出られるわけではないので、
　相手が電話に出られない状況のときはメッセージを残しておくと
　「何についての連絡か」が分かります。

　当然といえば、当然ですが
　メッセージを残さず、着信の履歴だけのこともあります。

　この場合は、
　自分から相手にかけ直す、
　あるいは、
　相手から再度電話があるのを待つ
　という2通りの対応があります。

　着信履歴に気づいた時点で、かけ直すのが基本かもしれませんが、
　ひと言、何についての連絡か、メッセージが残っていれば、
　急を要する用件か、そうでないかの判断がつきます。

　メッセージを残す際に伝えるべきポイントは
　用件の詳細より、
　用件の重要度です。

　電話でしか伝えられない用件だったり、急いでいるのであれば
　「（至急）返信ください」
　とメッセージを残し、相手の返信を待つ。

　あるいは
　「後ほどかけ直します」
　と再度連絡する。

　メールでも伝わる内容であれば
　「詳細はメールでお送りします」と
　メールの伝達に切り替える。

　留守電で用件が伝わる内容であれば
　メッセージを残し
　「返信は不要です」とでも添えておけば、
　やりとりは完結します。


　着信があったので、急いで電話をかけ直したら、
　メールでも済むような内容で、
　「留守電にメッセージを残してくれていたら、それで分かるのに…」
　と困惑した経験が少なからずあるので、

　わたしは、携帯電話のやり取りで
　相手が出ない場合は、
　基本的にメッセージを残し、
　上記のいずれかの対応をとることにしています。

　そのため、
　自分の携帯電話に
　留守電のメッセージがなく着信だけあった場合は、
　自分からかけ直さず、相手からの再連絡を待つことが多いです。

　メッセージがないということは、
　急ぎや重要度の高い用件ではないのだろう、
　と判断してしまうからです（相手にもよりますが…）。


　メールでも電話でも、
　コンタクトを取る以上は、
　二度手間三度手間にならないような配慮が
　必要ではないでしょうか。



◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

　気持ちが振る舞いに表れる
　ということだと思います。

　ちょっとしたことですが、
　してもらった人は忘れません。


　第210号 　ノンバーバル・コミュニケーション
　--------------------------------------------------
　　【　営業マン河村操はコミュニケーションする　】
　--------------------------------------------------

　「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
　その答えが、このメルマガを読めば分かります。

　★お申し込みはこちらから


　▼河村さんのブログ記事
　「何をしたいかわからなかったら、自分探しの旅にでるより、　　自分発信しまくればいい。私の仕事はすべてそこから始まった」