今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　不要メールをスッキリ

　今週は、無駄なく効率よく送受信するための
　メール環境の整え方を紹介しています。

　昨日の「送受信メールをスッキリ」
　では、「用済みメール」と「要保存メール」の仕分けについて
　述べました。

　用済みメールや不要メールを
　てっとり早くチェックする方法として
　受信トレイの「並べ替え」機能を利用してみましょう。

　通常は「受信日時」の順にメールを受信、閲覧できるように
　メールソフトを設定していると思います。

　不要メールを削除する際には、
　並べ替え順序を「差出人」や「件名」順にすると
　要・不要の判断がしやすく、
　まとめて削除できます。

　受信トレイだけでなく
　送信済みトレイのチェックも忘れずに。

　送信済みトレイでは、並べ替え順序を
　「添付」にすると
　これまで送信した添付メールが優先的に表示されます。

　容量を食う重たいメールも
　残しておかずに削除しておきましょう。

　受信トレイに残っている
　添付メールの中に送信者が誰かよく分からないメールは
　ウィルスの可能性もあるので、開かず削除を。

　メールの並べ替えの方法が分からない場合は
　「メール　並べ替え」で検索してみてください。

　ちなみに、私が使っているメールソフト
　「Thunderbird」の場合は

　受信トレイまたは送信済みトレイを表示し、
　「表示」→「並べ替え順序」→「差出人」
　または「件名」「添付」をクリックすると、
　目的に応じた順序にメールが並べ替えられます。

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今週は、メールを書くときの心得についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  ＜ 文章を書くために大切なこと（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 書いたら読み返す

　今週は、プロの作家も心がけている
　文章を書くために大切なことを
　ビジネスメールに置き換えて紹介しています。

　書籍「小説講座 売れる作家の全技術」には
　「作家になるために大切な四つのポイント」の二つ目に

　　2）自分の原稿を読み返す

　が挙げられています。

　「原稿」を
　自分が書いた「メール」や「文章」に
　置き換えてみましょう。

　メールを書くときに想定される
　3つのパターンがあります。

　1）時間がなく、急いで書いたメールを
　 　書き上げた瞬間すぐ送ってしまい、後で間違いに気づく。

　2）ひとまず書いてみて、読み返し、文章を整えてから送信する。

　3）いい文章を書こうとして、
   　書いては直しているうちに時間が経過。
   　1本のメールを書くのに、ものすごく時間がかかる。

　ミスのないメールを、スピーディーに送信するには
　2）のパターンが理想です。

　1）のように読み返さずに慌てて送信したメールは
　後で、添付し忘れや文字の間違いなど、
　失敗がつきもの。

　3）は、あ～でもないこうでもないと文章をこねくり回しているうちに
　自分でも何を書かねばならないのかが分からなくなり、
　必要以上に時間がかかることに。

　1回で完璧な文章を書こうとするのではなく
　一度、伝えるべき用件を書き出してみて、

　相手の立場で読み返し、
　不足している情報や、書き足りてない内容を追加し、
　文字や表現の間違いを確認します。

　読み返し、文章を整える。
　メールや文章の上達に必要なのは、この作業です。

　メールでは
　手紙のような丁寧さや季節感、
　小説のような華麗な文体や凝った表現は求められていません。

　それよりも、
　誰が読んでも用件や真意が伝わるように
　事実を正しく、分かりやすい表現で
　簡潔に伝えることが重要です。

　当メールマガジンでも
　「読み返す」ことの大切さは繰り返し述べていますが、
　改めて強調する次第です。


　＜参考文献＞
　　「小説講座 売れる作家の全技術」
　　


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　【しごび】 の お す す め
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　第242号　売り込まない弊害
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今週は、ビジネスメールに使える大和言葉を紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　 ＜ 大和言葉の活用（5）＞
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　「言わずもがな」

今週は、ビジネスメールにも使える
大和言葉の言い回しを紹介してきました。

周知のことで、ことさら言うようなことではないが、
相手に伝えなければならない。

そんなときに用いる大和言葉が
「言わずもがな」
です。

「言う」の未然形に打ち消しの「ず」、
終助詞「もがな」から成る言葉ですが、

最後に「の」を付け、「言わずもがなの」として、
言わないほうがよい、という意味合いで用います。

例）このあたりのことをよくご存じの佐藤さんに
言わずもがなのことをお伝えするようですが

また、「言わずもがな」には、
言うまでもなく、もちろん
という意味もあります。

例）英語は言わずもがな、中国語でも
彼女は交渉できます。

似た言葉に「言わずと知れた」があります。

言わなくても分かっている、
分かりきったこと、という意味で

例）言わずと知れた、技術部門の功労者が
山田会長です。

のように、誰もが知っていることだが、敢えて言うことで
強調するようなときに用います。

このように大和言葉を添えることで、
文章が彩られたり、直接的な表現が和らいだりする効用があります。

相手に伝えにくいことほど、
大和言葉を活用して、ソフトに表現してみるとよいでしょう。

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【しごび】 の お す す め
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お願い事をするときには「差し支えなければ」

誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」

いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」

といった具合に、大和言葉を使うと
言い回しがやわらかくなり
相手の心にすっと届きます。

そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら

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このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、ビジネスメールにも使える
大和言葉の言い回しを紹介しています。

目上の相手や経験者をさしおいて
意見するようなときに用いる大和言葉が
「さしでがましい」
です。

例）さしでがましいようですが、現場責任者として意見を申しあげます。

のように使います。

「さしで（差し出）」とは、突き出ていること。
「がましい」は、その物事や状態に似ている意を表します。

したがって、
「さしでがましい」は、
出しゃばるような感じを与えること、
よけいなことをするような感じがするという意味で用います。

言いにくいことを相手に伝える時に
ひと言添えると、角を立てずに伝達しやすくなります。

似た言葉に
「おこがましい」
があります。

例）私が申し上げるのもおこがましいのですが……

身の程をわきまえず、生意気な
という意味で

本来なら、意見するような立場にはないが、
敢えて言わせてほしい、というような場面で用います。

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【しごび】 の お す す め
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お客さんは
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第239号　歩き方にでてる
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2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中！
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今週は、不確かな情報を伝達しないための心得についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　  ＜ 正確な情報の伝え方（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　「事実」に基づいた情報か？

　今週は、メールを送る時、受け取る時
　正確な情報を伝達するために気をつけることについて取り上げています。

　これまで、
　「いつ」の情報か、
　「誰」からの情報か
　に留意する必要を述べてきました。

　さらに、
　その情報は「事実」に基づいているか
　を確認しましょう。

　腹が立つとか、悔しい、うれしい、悲しい
　と、物事を伝えるときにも

　「こんなひどい対応をされた」
　「あまりにも理不尽で納得できない」
　「とても感激した」

　とう主観が勝ってしまい、
　メールの内容も感情的になりがちです。

　読む方もそれに引きずられ
　「それはひどい」
　「それはあんまりだ」
　「それはいい」

　と、実際に起こったことを
　割り増したり、割り引いたりして
　感情で受けとめてしまうことに……。

　メールで状況説明や報告する場合は
　自分の気持ちはいったん置いて、
　あったこと、起ったことを
　冷静に書いて伝える必要があります。

　「事実」を正しく伝えたうえで
　自分はこう思う、
　こうした方がいいのではないか
　と意見や対策を述べます。

　自分の思いと
　上司や会社としての判断が
　一致することばかりではありません。

　しかし、感情的になっていると
　目先のことにとらわれ
　会社全体でとか、もっと長い目で見たときの対応
　という視点を見失いがちになります。

　一時の感情に惑わされず
　冷静に、客観的に物事を捉え
　伝えることを心がけたいですね。



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　【しごび】 の お す す め
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　言葉だけじゃダメなんだ
　そこに心がなければ・・・

　
　第235号　相手相手相手
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