今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 余計なひと言(3)>
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日時の変更
既に決まっている日程や時間の変更を
相手に伝えるときに
気をつけなくてはならない、ひと言があります。
「重要な○○があるので、日程(時間)の変更をお願いします」
○○には、「会議」「打ち合わせ」「用件」などの
言葉が入ると思いますが、
問題はその前の「重要な」です。
当人にとって重要であっても
相手にとっては関係ないこと。
むしろ、「重要な○○があり」と
当初の予定の変更を申し出るのは、
暗に
「あなたとの会議(打ち合わせ・用件)は、
それほど重要ではないので、
別件の方を優先させてください」
と伝えているのと同じです。
日時の変更を依頼する際、
変更の理由として、うっかり
「重要な○○があるので」
と書いてしまわないよう、気をつけましょう。
「重要な」以外にも
「大切な客先との」「お得意様との」
などの言い回しも、相手をないがしろにしている
印象を与えます。
このような場合は
「よんどころない事情があり、
日程(時間)の変更をお願いしたいのですが」
として、先方の都合を聞いてから再調整するか
「社内でトラブルが発生し、
やむを得ず日程(時間)の変更をお願いしたいのですが」
のように緊急事態など、いたしかたない理由で
日時の変更を余儀なくされていると伝える方がよいでしょう。
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