今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(4) ＞
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誤解をなくすための配慮

メールの言葉は冷たく響きます。

▼　書き方一つで印象は変わる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

書き手が怒っていたり、不機嫌であったりしなくても、
読み手にはそう誤解されやすい面があります。

必要以上に飾ることはありませんが、
丁寧に相手の気持ちを汲んだ表現にすると、
心遣いのある感じのよいメールになります。

例えば
「お願いになるのですが、今後の打ち合わせは
可能な限り少なくて済むように効率よく進行してください」
という表現。

上記の一文で、お願いの気持ちは伝わるでしょうか。

「お願いがあります。、
今後の打ち合わせをが最小限で済むよう
お取りはからいいただけますか」

冒頭の文「お願いになるのですが、」と続けずに
「お願いがあります。」と言い切り、
次の文の末尾を「お取りはからいいただけますか」と
相手に問い掛ける表現にすると、印象が変わります。

メールを書き終えたら、すぐに読み返し、
相手の受け取りかたを考えながら推敲をしましょう。

ちょっとしたことですが、これを習慣づけることで、
配慮のある適切な文章が書けるようになります。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(3) ＞
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主語なきメール

主語がないメールも誤解を招きやすいです。

▼　冷静に書かないと伝わらない
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

長い付き合いの女友達が送ってくるメールは、ほとんど主語がなく、まる
で詩のよう。

本人をよく知っているので、何を言わんとしているのか、ある程度想像で
きるのですが、付き合いが浅いとかなり難解なメールになることは必至。

思いがあふれている状態や感情的になっている時のメールも主語が省かれ
がちなので、気をつけましょう。

一時的な感情でわ～っと書いてしまったメールは、
書いた本人は気分がスッキリするのかもしれませんが、
読む側には「誰が」「何を」「どうする（どうしたい）」のかが
分かりにくく、解釈や理解に苦しむことがあります。

読み手の精神状態によっても、捉え方が異なることがあるので、
軽い気持ちで書いたメールが深刻に受けとめられたりすることも。
平常心で用件のポイントを

絞って書くことを心がけたいものです。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 誤解を招くメール(2) ＞
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相手に合わせた対応を

メールで誤解を招かないためには、表現に細心の注意を払うこと以外に、
相手を見ることも大切と感じています。

▼　相手にとって一番伝わりやすい方法を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

日々、メールのやりとりをしていて感じるのは、人によって文章に対する
感度が異なるということ。

私の経験では、次の二つのタイプに大別されます。

１）ざーっと文章には目を通すけれど、細かく記憶に残らないタイプ
２）文章を熟読し、後々まで正確に記憶しているタイプ

どちらが良いとか悪いの問題でなく、どちらのタイプかを見分け、相応の
対応をすれば誤解を未然に防げます。

私は、１）のタイプの人へは、ポイントだけを記したできるだけ短く簡潔
なメールを送り、あとで電話や対面で詳細を伝えるようにしています。

２）のタイプの人へは、少し長くなっても詳しく書いて伝えます（用件ご
とに見出しをつけ、読みやすくする工夫もします）。

相手によっては、メールが必ずしも理解・伝達の有効な手段になるとは限
らないので、その人にとって一番伝わりやすい方法をとっています。

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今週は、誤解の元になる書き方について考えます。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　＜ 誤解を招くメール ＞
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結局、どっち？

実際にあったメールのやりとりで困った事例です。

あるプロジェクトの進行について、当初の予定より後にずれ込む可能性が
出てきたので、その理由と日程変更についてのお願いを先方にメールで打
診しました。

▼　メールには、やりとりの記録を残す役割も
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

先方からの返信は…

「私の見解は、過日の会議で話し合ったとおりで進めていただきたいと思
います」

「過日の会議」とは、このたびのプロジェクト関係者全員が集まった会議
のこと。私がメールで尋ねた「日程変更のお願い」について「イエス」と
も「ノー」とも回答がなく、「過日の会議で話し合ったとおりで進めてい
ただきたい」とのこと。

日程変更をしてよいか否かの判断がつかなかったので、改めて先方に電話
で確認すると回答は「イエス」。先方は「調整が難しければ延期も可能」
という心づもりだったらしく「会議でもそう言ったじゃない」と言われて
しまいました。

言った、言わないのトラブルを避けるため、確認だけでなく記録の目的も
ありメールで打診したのですが、尋ねた内容についてはっきりとした意思
表示がないと判断に迷います。

最終的に確認がとれればいいことなのですが、メールでの言葉づかいの難
しさを感じた例でした。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　宛名どうする？

＜質問： 宛名について ＞——————————————

メール本文につける宛名は必要でしょうか？
会社名、部署、宛名の３つは、なるべく入れる様にしています。
でも、いきなり本文という人もよく見受けますので、疑問に思いました。

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

初めてメールを送る相手には、会社名、部署、宛名を書きます。

やりとりが頻繁な相手や懇意な相手には、つい省きたくなりますが、宛名
だけは入れたほうがいいでしょう。

万一、メールが迷子になったり、誤って他の人へ送信したりした場合も間違いと
わかります。

共通のアドレスを複数人で共有している場合も宛名があると識別しやすい
です。こういうケースでは、私は件名にも宛名を入れるようにしています。

いきなり本文というメールも確かにありますが、私は自分から返信する場
合は上記の理由から必ず宛名を入れます。

せっかく入れた宛名も名前が間違っていては意味がありません。名前、役
職はしっかり確認を。

私は最近「神崎様」「神垣サユリさん」という宛名のメールをもらいまし
た。こういう場合、返信の本文や署名に正しい名前を入れて送っても、相
手から来た次のメールも間違った宛名のまま、ということが多いです。

こんなことにならないよう気をつけましょう。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　＜ 読者からの質問 ＞
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メールの適切な長さ

＜質問： メールの長さについて＞———————————–

メールの長さはどの程度が妥当でしょうか？
長いメールは読む気しないので、送る時には気をつける様にしてます。
長いメールを打つ必要がある時に、良い処理方法とかありますか？

—————————————–　読者 J.M さんからの質問

メールを始めた当初、私もよくメルマガ並みに長いメールを送っていまし
た。

書くほうはそれで満足でも、読むほうは大変。メール本来の「伝達」とい
う目的からはずれて「語り」に入ってしまうような長いメールは要注意で
す。

メールの長さは人によって様々で、内容にもよるので一概には言えません
が、スクロールせずに読める範囲内の文字量が一つの目安になるのではな
いでしょうか。

メールが長くなりそうな場合は、件名や冒頭の一文に「長文です」「長文
になります」という旨をひと言添えるようにしています。

あらかじめ長いメールだと分かるようにしておけば、相手も後でじっくり
読もう、という判断がつくからです。

どうしても長文になる場合は、相手が読みやすいように見せ方を工夫する
ことも大切。例えば…

・最初に結論やポイントを列挙する
・内容ごとに小見出しをつけて内容を整理
・改行を意識していれる（3～4行ごとに1行あける　など）

込み入った内容で書くより話すのが早いと判断した時は、電話にするほう
がよい場合もあります。状況に応じた判断で使い分けたいですね。

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