今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 先を制すメール（2）＞
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日程を決める

会合や打ち合わせの日程決め。参加者が複数になるほど、調整に時間がか
かります。そんな時は…

▼　候補日を複数挙げて日程調整
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第二～三候補くらいまで、自分の都合のよい日時を先に挙げ、調整をとる
ようにしています。

その際、「勝手ながら、当方の都合を先に挙げさせていただきますと…」
「こちらの都合を先に申しあげて恐縮ですが…」と、ひと言添えるように
しています。

自分の都合優先ということではなく、参加者が都合のつく日を効率よく決
めるために、一回のメールで判断できるようにしたいからです。ケースバ
イケースで、相手に先に都合のつく日程候補を尋ねる場合もあるでしょう。

最終的な目的は日程決めではなく、その先の会合なり打ち合わせを行うこ
となので、少ないやりとりでサッと決まるように調整したいですね。

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返事の手間を省く

「読みました」「確認しまた」という程度の返信メールなら、相手の手を煩
わせない書き方を工夫するのも一つです。例えば…

▼　返信がないことをサインにする
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「この内容でよろしければ、返信は不要です」
あるいは
「もし、訂正がある場合はお知らせください。問題がなければ返信不要です」
というふうに「返信がなければOK」とみなすと伝えることで、相手の返信
の手間が省けます。

メールを受信する側は読んで納得・理解していても、返信しない限り送信
者にはそのことが伝わりません。でも、いちいち返信できない場合もあり
ます。

ならば、返信がないことが「了解・納得」のサインとなるよう、送信側が
上記の一文を添えると余計な気を遣わずに済みますね。

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