今週は、感じの良いひと言について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 先輩から学ぶ ＞
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「ご無理言いますが」

▼　言い方に経験や人となりが現れる
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目上の人や年上の人、仕事でも人生においても先輩に当たるかたからのメ
ールにハッとすることがあります。

言葉の使い方について、学ぶべき点が多いのです。言い方ひとつ。同じこ
とを伝えるのでも、感じよく相手に伝えられるか否かは、経験や人となり
が現れるもの。

メールや文書の書き言葉だけでなく、電話の応対や話し方にも同じことが
言え、改めて尊敬の念を抱くことが少なくありません。逆に自分も、せめ
て仕事の場では、若い人のお手本になるような言葉づかいをしなくては、
と気が引き締まります。

今週は、そんな先輩がたから学んだ感じの良い言葉づかいについて取り上
げていきたいと思います。

▼　変更や追加にもニッコリ対処できるひと言
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感じの良い言葉の一つが「ご無理言いますが」「ご無理申しあげますが」。

相手の都合で変更や追加が発生するような場面。よくあることではありま
すが、「ご無理言いますが、ご対応よろしくお願いします」のひと言で、
随分気持ちも柔らぐものです。

変更や追加はあって当然ですし、対処する気構えでいますが、客先や目上
のかたからのこのひと言は、「喜んで！」という気にさえなってしまうの
で不思議です。

こんなふうに馴れ合わず、まっとうで丁寧な対応をしてくださる客先は、
大事にしたいと思いますし、結果的に長くお付き合いが続いているように
思います。

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今週は、メールでの断り方を考察します。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　　 ＜ 断るテクニック（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　断る言葉いろいろ

▼　婉曲な表現とフォローのひと言
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断る時に限らず、書き方ひとつで読み手の印象は変わります。

特に、メールの場合は、話すような感覚で気軽に書いたつもりでも、読み
手にはキツク冷たく感じられることが多いです。断りのメールならなおさ
らです。

しかも、電話や会話のようにその場で消えず、形として残る点が厄介。言
葉の選び方に注意を要します。

「だめです」「むりです」「できません」

という断りのフレーズ。単刀直入に切り込むのもひとつですが、婉曲な書
き方も覚えておいて損はありません。例えば、

「難しいです」「残念ですが、対応しかねます」「困ります」

直截的な表現でなくても、断りの意思表示はできます。

むしろ、断る時期を引き延ばしたり、その場しのぎのあいまいな表現でお
茶を濁す態度のほうがトラブルのもと。

断ったあと
「お役に立てず、申しわけありません」
「せっかく声をかけていただいたのに心苦しいです」
というフォローのひと言も忘れずに。

▼　きっぱりと、でも相手の気持ちも考えて
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では、あいまいな断り方とは。

「そのうちに」「またの機会に」「考えておきます」

これらは、社交辞令として使われることも多く、相手に気を持たせる表現
でもあります。特に勧誘目的の相手には隙を与えることになります。

断られた経験がある人ほど、断り方もうまいです。

断わられるのは、心情的にうれしいものではありません。気持ちをそいだ
り、傷つけることもあります。

きっぱり意思表示をすることは大切ですが、断りのメールを読む相手のこ
とも推し量り、自分がそう断られても気持ちよく受け止められる書き方を
考えてみましょう。意識するだけで、随分違います。

その始めの一歩が「書いたら、読み返す」でもあります。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　　　 ＜ メールの書き出し（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　社内編　目上の人へのメール

▼　目上の人には「名前＋役職名」
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誰宛のメールに限らず、冒頭に相手の名前を書くようにすると、万が一、
誤って他の人にメール送信した場合も間違いに気づきやすいです。

社内メールで目上の人に送るメールは「名前＋役職名」が一般的。社内の
場合、様や殿の敬称は省いても差し支えありません（役職名が敬称に当た
るため）。

各部署の同じ役職の相手に一斉送信するような場合は、「各部課長殿」と
「殿」をつけるのが通例になっていますが、本来「殿」は不要。

ビジネス文書で発信者と区別するために付けていた「殿」が慣習化したも
のと思われます。ちなみに、「報道関係各位」の「各位」のあとには「殿」
は不要です。

▼　さっと本題へ
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社内の上司や目上の人に送るメールでは、挨拶代わりのひと言として「お
疲れさまです」（これまで繰り返し書いていますが、目下の者から目上の
人へは「ご苦労さまです」は使いません）を添えると感じがいいものです。

長たらしい挨拶や前置きは抜きで、さっと本題に入るのが好ましいですね。
伝えるべきポイントを簡潔にまとめて「報・連・相」を。

例）
山本部長

お疲れさまです。総務の神垣です。
明日の打ち合わせの件ですが…

木田課長

営業部の神垣です。
○○○プロジェクトの進捗を報告いたします。

余談ですが…
書き出し同様、署名も社内外で使い分けているかたも多いことでしょう。
社内メール用の署名の基本項目としては、部署名、氏名、メールアドレス
といったところでしょうか。内線番号、携帯番号は必要に応じて付加するとよいでしょう。

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今週は、使い方が気になる言葉をピックアップします。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ 気になる言葉 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　お客

▼　どっちつかずの「お客」という言い方
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普段目にする中で、使い方が気になる言葉、素朴な疑問を感じる言葉。
ありませんか？　例えば…

ビシネス系のメルマガや雑誌に登場する「お客」。

接頭語の「お」は、かつて神や天皇に対して敬意を表す際に使われた言葉
でした。一般には、お金、お酒というように、丁寧な表現をするときに使
われます。

ですが、顧客を指す時の「お客」というのは、中途半端な丁寧語という気
がしてなりません。

「お」をつけるのなら「お客様」「お客さん」と、様やさんまでつけて表
す方が敬意や丁寧さが感じられます。一方、客としてきている人たちを客
観的に総称するような場合は「客」「顧客」とすればよいのではないでしょ
うか。

「お客」という言い方は、このどちらにもつかず、すでに記号化されてい
て、敬意よりもむしろ、ぞんざいな言い方という印象が残ります。

▼　お仕事とお受験
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
言葉を丁寧にするためにつける「お」ですが、「お」をつけることで意味
合いが微妙に変わってくるものもあります。

「仕事」と「お仕事」だと、後者の方が軽い感じがしませんか。

以前、登録していたSOHOエージェントでは、登録者向けのサイトやメルマ
ガにも「お仕事」が多用されていて、ずっと違和感がありました。

「お受験」という言い方にも通じる、ある種独特の女性的な表現。仕事や
受験に「お」をつけるのは、ことのほか飾り立て特別視する言い方という
気がして、好きになれませんでした。

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