先週、とりあげたテーマの続編です。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法       <「お疲れさまです」を考える(5)
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                            今週のまとめ

目上の人に「ご苦労様です」を使うのは失礼。
同様に「お疲れさまです」も目上の人に対して使うのは失礼に当たる!?

読者の疑問から端を発した「お疲れさまです」の使い方について、
今週は述べてきました。
今一度、おさらいしてみましょう。

・目下の人から「お疲れさまです」と言われ、不快に思う人もいる

・ねぎらいの言葉としての「お疲れさまです」は、本来、
同等以下の相手にかける言葉

・一方で、挨拶代わりに「お疲れさまです」を使うケースも増えている

・同じ社内や懇意な目上の人に対しては「お疲れさまです」
「お疲れさまでございます」と言う場合も

・日ごろの仕事ぶりや様子をよく知らない目上の人には
「お疲れさまです」を使わない方が無難

・「お疲れさまです」に代わる言葉としては「ありがとうございました」
「~していただき、助かりました」など、感謝の意を具体的に伝える

▼ 「お疲れさまです」も過ぎたるは…
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とはいえ、状況によっては「お疲れさまです」に代わる言葉が
見つからない場合もあります。

例えば、退職する相手には
「長い間、お疲れさまでした」がしっくりきますし、
同じ部署の上司が「今日は大変だったよ」とこぼしたり、
「じゃあ、お疲れさま~」と退出したりする時も
思わず「お疲れさまでした」と言ってしまいます。

話し言葉の場合は、相手との関係や状況に応じて違和感がなければ
使ってもよいのでないでしょうか。

逆に、異業種交流会などで初めて名刺交換した相手から翌日
「昨日はお疲れさまでした」というメールを受け取ると
違和感を覚えます。

相手も自分も主催者側で、会の段取りや参加者の世話を共にしたのなら
「お疲れさまです」と言い合えるでしょうが、
会の参加者士で会っただけの間柄なら
「昨日はありがとうございました」
の方が自然に思います。

便利なフレーズも過ぎたるは及ばざるが如し。

十把ひとからげに「お疲れさまです」で片づけず、
自分の中に基準を持ち、使う場と間合いをその都度考えてみることも
必要ではないでしょうか。

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今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 先を制すメール(2)
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日程を決める

会合や打ち合わせの日程決め。参加者が複数になるほど、調整に時間がか
かります。そんな時は…

▼ 候補日を複数挙げて日程調整
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第二~三候補くらいまで、自分の都合のよい日時を先に挙げ、調整をとる
ようにしています。

その際、「勝手ながら、当方の都合を先に挙げさせていただきますと…」
「こちらの都合を先に申しあげて恐縮ですが…」と、ひと言添えるように
しています。

自分の都合優先ということではなく、参加者が都合のつく日を効率よく決
めるために、一回のメールで判断できるようにしたいからです。ケースバ
イケースで、相手に先に都合のつく日程候補を尋ねる場合もあるでしょう。

最終的な目的は日程決めではなく、その先の会合なり打ち合わせを行うこ
となので、少ないやりとりでサッと決まるように調整したいですね。

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今週は、メールの締めくくりについて考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 結びの文(4)
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次につなげる

▼ これっきりにしないひとこと
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メールはあくまで伝達道具。手短に用件を伝えたら、次の行動へつなげて
いきたいですね。結びの言葉でそれができます。

●こみ入った内容は対面で
詳細は本日の打ち合わせで改めてお知らせいたします。

●対面の約束や出席の場合
明日、お会いできることを楽しみにしています。

ご参加、お待ちしています。

●対面・参加ができない場合
今回は残念ですが、またぜひお会いしましょう。

次回はぜひ参加したいので
ご案内いただけれれば、うれしいです。

対面が控えている場合は、心待ちにしている気持ちを。対面できない場合
は、今回は無理でも次回は参加したい意志があることを相手に伝えておく
と感じがいいですね。

▼ 聞きやすく、言いやすく、来やすく!
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相手の行動を促す結び方もあります。

●問い合わせしやすい状況を伝える
不明な点があれば、遠慮なくお尋ねください。

●歓迎の姿勢を示す
お近くにお越しの際はお立ち寄りください。

●他の人への気遣いを添える
山本様によろしくお伝えください。

「~様によろしく…」は「皆様によろしく…」にもできますが、私はでい
るだけ特定の人名を書くようにしています。

語尾が「~ください」で終わる時は、「ね」を入れると言葉尻がやさしく
なります。多用するとしつこいですが、効果的に使うと好感度はアップし
ますよ。

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今週は、表記の際の留意点についてです。

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 仕 事 ‎の メ ー ル 作 法         < 基準を持つ(3)
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             同訓異字・同音異議語の使い分け例

▼ 同じ読みで表記が違う言葉
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「会う」と「合う」の違い、ご存じですか?

「会う」は、主に人と人とがあう場合に使い、「合う」は合致、調和、互い
に同じ動作をするときに使うと、「朝日新聞の用語の手引」にあります。

人にあう時は「会う」、人以外にあう時は「合う」と、私は覚えるようにし
ています。さらに、遭遇、偶然という意味での「遭う」もありますね。
このように、同じ読みでも漢字表記が異なる語が幾つもあります。

たとえば「制作」と「製作」。

▼続きはこちら
【仕事のメール心得帖】Vol.1 <間違いやすい言葉>表記する際の基準を持つ

記事全文を読む

今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。◆────────────────────────────◆
 メ ー ル 作 法                          < 断りのメール(2)
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                                  依頼や誘いを断る時のメールのポイントです。

▼ 断る理由をはっきりと
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依頼や誘いのメールを断る時は、「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」など緩衝材になるひと言を、と昨日お話ししましたね。

次に大切なことは、断る理由をはっきりと相手に伝えることです。

気まずくなるからとあいまいにしたり、先延ばしにするのは却って印象を
悪くするだけです。「NO]という感情をあらわにする前に、断り方を工夫
して、好印象を残したいですね。

▼ 謝意と婉曲な言い方を心にとめる
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たとえば、自分の仕事で手いっぱいのときに他の仕事を依頼された場合。
内心「え~っ、そんなの無理! できない」という状態でも、その感情の
ままメールで断ったのでは、もともこもありません。

「申し訳ありません。現在、○○○の仕事に追われており、すぐにはご依
頼の件にとりかかれない状態です」と、状況説明を。外注先からの仕事の
依頼の場合は、「ありがとうございます。せっかくのお話なのですがあい
にく現在…」と、まず、仕事の依頼への謝意を示すことも忘れずに。

会合や会食に誘われた際、断る時もやはり最初に「お誘いいただき、あり
がとうございます」と声をかけてもらったことへの感謝の気持ちを表すと、
感じがいいですよね。

それから「今日はあいにく友人と約束があり、ご一緒することができず残
念です」「ご一緒したいのですが、今日は英会話教室へ出席の日で変更が
難しいのです」と、理由を述べます。

「すみません」より「申し訳ありません」、「できません」「行けません」
より「難しいです」「残念です」。丁寧に、あるいは直截的な言い方を婉
曲に言い換えるだけでも、印象は変わってくるものです。

明日は、断ったあとのフォローについてお話しします。

 

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