今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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「～いただかなくて結構です」
＜読者からの質問＞————————————————
言葉の使い方について、よろしければ教えていただけますでしょうか。
“（クライアントが）～しなくてOK” ということを言いたい場合、
～いただかなくて問題ないです。
～いただかなくて結構です。
～いただかなくて大丈夫です。
という言い方をしてしまうのですが、自分ではどうもしっくりきません。
横柄な、上から物を言っているような感じがしてしまうのですが、
クライアントを立てた、キレイな言い方を教えていただけると幸いです。
（読者 C.Tさん）
—————————————————————–
メールの送信先であるお客様に対する表現としては
上記の3文は間違ってはいないと思います。
ただ、「結構です」は場合によっては、
拒絶の意味ととられることもあるので
私自身は積極的には使わないようにしています。
上記以外の言い回しとしては・・・
今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
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「お手数…」
【あな添】にいただいたメールですが、こちらで紹介します。
＜読者からの質問＞————————————————
早速ですが、私が添削していただきたいメール文は
「お手数お掛けいたしますが、よろしくお願いいたします」
です。
仕事で取引先に資料や図面データを請求することが多々あるのですが
私は下請けの立場ですので、上記のメール文をよく使います。
でも、「いたします」 を二度使ってるので少し
しつこい感じがしております。
その日の私の気分によって
「お手数お掛けしますが、よろしくお願いいたします」
というように、「いたします」が重ならないようにしたりもしますが
どちらの方がよいのでしょうか？
他にも適当なメール文があるでしょうか？
（読者 K.Yさん）
—————————————————————
「お手数お掛けいたしますが、よろしくお願いいたします」
について調べてみたのですが、慣用的に
「お手数お掛けいたします」
と使われているケースが多くみられます。
ただ、「いたします」が続くのは
すっきりしませんよね。
表現のバリエーションとしては
次の言い回しがあります。
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
「お手数をかけますが、よろしくお願いいたします」
「お手数でございますが、よろしくお願いいたします」
「お手を煩わせますが、よろしくお願いいたします」
「お手数をおかけしますが」でも
「お手数をかけますが」でも差し支えないのですが、
ポイントは
「お手数」の次に「を」を入れることです。
「お手数おかけしますが」や
「お手数かけますが」よりも
「を」を入れる方が文として丁寧な印象を与えます。
「いたします」が続くのを避ける表現としては
接遇用語でもある
「お手数でございますが、よろしくお願いいたします。」
が無難ではないでしょうか。
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今週は、「～させていただく」についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 気になる敬語（2）＞
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「担当させていただく」
次の文例は、担当者交代を客先に知らせるメールの一文です。
これまで御社を担当させていただいておりました山田の後任の佐藤です。
異動となった山田に替わりまして、
今月から私が担当させていただくことになりました。
御社のお役に立てますよう、精いっぱいお仕事をさせていただきますので
どうぞよろしくお願いたします。
仕事を担当する先の相手に対して、へりくだった言葉遣いをしたものと
思われますが、一文に一つ「～させていただく」が使われているのは、
丁寧さを通り越し、くどい感じが否めません。
「～させていただく」に限らず、「ありがとうございます」や
「申し訳ございません」など、同じ言葉を文中に繰り返し使うと、
その言葉で伝えようとする真意がどんどん薄れていってしまいます。
本来、客先の担当を決めるのは、自分の会社であって、
相手の会社ではありません。
「～させていただく」を使って必要以上に相手にへりくだらなくとも、
「担当交代」の事実を伝えれば、事足ります。
上記の文例の「～させていただく」を取り外したのが次の文例です。
最後の一文の「精いっぱいお仕事をさせていただきます」は
「精いっぱい努めてまいります」に書きかえました。
これまで御社を担当しておりました山田の後任の佐藤です。
異動となった山田に替わりまして、今月から私が担当いたします。
御社のお役に立ちますよう、精いっぱい努めてまいりますので
どうぞよろしくお願いたします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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災害後のメール文
＜読者からの質問＞————————————————
未曾有の大震災により、日常を取り戻すのは
まだまだ時間がかかりそうです。
こんなときに要望など、大変心苦しいのですが
こんなときだからこそ、お願いしたくご連絡いたしました。
被災地の方々、またこの震災により大きな被害を受けた会社の方々
多少影響のある地域の方々、あまり影響のなかった地域の方々、
いろいろいらっしゃいますが、
ビジネスのメールとしてどのような
挨拶が今ふさわしいのか、大変迷います。
時間も経ってまいりました。しかしこれだけの災害です。
「時下ますます～お喜び、、、」などという文章で
はじまって良いのかすら迷います。
ぜひ、いくつかの例をあげて
決まり切った言葉ではなく、さりげない配慮のある文章を
教えていただけないでしょうか。
（読者 I.Oさん）
——————————————————————
この場合、相手の状況を知ることが、大事だと思います。
被災が分かっている場合と、相手の状況が分からない場合とでは、
かける言葉も違ってきます。
被災状況が分かっている場合は、「お見舞い」と「援助の申し出」を。
（文例）
このたびの震災による被災に際し
心からお見舞いを申し上げます。
私どもでお役にたつことがございましたら、
遠慮なくお申しつけください。
———————
1行目を「報道で御社の被害を知り」「○○様から御社の被災の知らせを受け」
と、被災を知った経過を書くこともできます。
相手へのお見舞いの気持ちを伝える場合は
「お見舞い申しあげます」という件名で
上記の全文を送信しますが
通常の用件の前に、ひと言お見舞いの文を添える
という方法もあります。
結びの一文として「一日も早い復旧をお祈りしています」という表現もありますが
援助や支援の申し出の方が、現実的だと私は思います。
相手の被災状況が不明な場合は…
（文例）
連日の報道で、御社への
震災の被害（影響）を心配しています。
差し支えなければ、
状況だけでも教えていただけますか。
——————–
余談ですが…
朝日新聞の4月1日に掲載のコラム「経済気象台」の一文に
東北工場のある筆者の会社に
震災のあった翌日、見舞いの電話や生活必需品の輸送の申し出がある一方
「納入品の問い合わせだけの企業も。
工場被害はなくても、従業員の家は倒壊、なかには行方不明の家族も抱える。
なのに見舞いの言葉すらなく、自分の都合を優先する」
とあり、考えさせられました。
もう一つ。
フリーランスのサステナビリティー活動家、
丹羽順子（にわ・じゅんこ）さんの3月26日のツイッターにあったつぶやき
をご紹介します。
他人事じゃなく、相手に寄り添う気持ちを伝えることが
大切なのではないでしょうか。
被災者にかけないほうが良い言葉の例
「色々あったけど命が助かったから良かったじゃない」
「早く元気になって」
「頑張って」
「早く忘れて前向きに生きよう」
今後、被災地に入る人の数も増えるだろう。
手伝いたいという気持ちを伝えよう。
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今週は、読者のかたから頂いた質問にお答えします。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（3）＞
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白黒つけがたいときの確認
バックナンバーVOL.1376＜ 事前のひと言、事前の確認（3）＞で
「相手に確認する事前のひと言」について、読者のかたからいただいた感
想です。
＜読者の感想＞—————————————————-
＞ 1）「先日お送りした質問へのご回答ですが、
いかがなりましたでしょうか？」
＞ 2）「先日お送りした質問へは、
いつごろご回答をいただけますでしょうか？」
＞ 3）「先日お送りした質問へのご回答を
まだいただいていないようなのですが、
いかがでしょうか？」
＞ 3）は1）と2）を合わせ、より丁寧に表現した一文。
今回のテーマは自分もこのようなメールを受け取った覚えがあり、
興味深く読ませていただきました。
ただ、自分が受け取った文面は、
「お返事のメールが届いていないようですが、～～」
「添付ファイルが届いていないようですが、～～」
のように、
【あなたは悪くない。自分は最初から疑ってもいない。
サーバーの問題かも知れませんね。】のようなニュアンスが出ていて、
ナカナカやるな～と気づかされました。
ご参考までにどうぞ。
読者 myelin さん
——————————————————————
「いかがなりましたでしょうか？」と相手に確かめる場合
1）～3）の文例の場合では、「私は確かに送ったが、（あなたの対応は）
どうなっていますか？」という口調になっています。気が立っているとき
に受信したら、カチンとくるかもしれません。
一方、myelin さんが挙げてくださった文例は…
「お返事のメールが届いていないようですが、
いかがなりましたでしょうか？」
「添付ファイルが届いていないようですが、
いかがなりましたでしょうか？（ご確認いただけますでしょうか？）」
という「まだ届いていないようですよ」という、送信されるべきものが届
いてないという状況をそのまま伝える表現です。
「届いていないようですが」という婉曲な表現が、文全体を和らげて角の
立たない文章になっています。
相手が送ったのかどうか分からない、という白黒つけがたい状況の時は、
このようにやんわりと確かめる表現を使う方が、後で届いたときに気まず
い思いをせずに済みますね。
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【しごび】の お す す め
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広島限定情報ですが…
今日からです！
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☆☆☆ ヲキテル会 墨 三人展 ☆☆☆
～ 彌山のふもとで ～
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宮島の彌山（みせん）のふもとにある
町屋づくりのギャラリーで
書家のヤマモトテルミさんはじめ、
ユニーク三人衆の“墨”を使った作品展が始まります。
27日（土）の夕方にはパーティーもあるそうですよ♪
☆開 催：2010年11月25日（木）～30日（火）10：00～17：00 （本日のみ13：00～）
☆場 所：ぎゃらりぃ宮郷
（廿日市市宮島町町家通り）
※地図がトップページの一番下にあります。
★朗報！★
毎年、ご好評いただいていたヤマモトさんのカレンダーですが、
神垣の企画バージョンは2010年で終了となりました。
でも、テルミファンのかた、ご安心を！
彼女のオリジナルカレンダーが
このたびの「三人展」会場で販売される模様。
詳しくはこちら
こりゃあ、宮島まで行くしかないでしょ。
今週は、直接的な表現を避けた表現方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 婉曲に伝える（4）＞
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「返してください」のいい換え
今週は、スマートに相手に伝えるときの言い回しについて取り上げています。
貸していたものが、なかなか返ってこない。しびれをきらして催促をする
場合、「返してください」とストレートにはなかなか切り出しにくいもの
です。そこで…
「先日、○○の参考にお渡し（お貸し）した資料ですが
当方でも必要となりましたので、ご返却をお願いいたします」
こちらでも必要になったので、という理由を挙げると伝えやすくなります。
「ご返却をお願いいたします」は「ご返却いただけますか」と問
いかける言い回しもあります。
返却を急ぐ時は「恐れ入りますが11月19日（金）中に」のように、期日を
添えるとよいでしょう。
期日までに返事や納品がない場合は…
「○月○日以降、ご連絡をいただいておりませんが、
いかがなりましたでしょうか」
「○月○日以降」は「その後」とも書き換えられますが、やりとりの経過
を明らかにしたい場合は日時を記述する方がよいでしょう。
「いかがなりましたでしょうか」の前には
「△△の件は」「進行状況は」など、気にかけている事柄を添えるとより
具体的になります
注文品が届かない場合は…
「 ○月○日に注文した商品が本日現在、まだ届いておりません。
今一度、ご確認をお願いいたします」
チェック漏れ、伝達ミスということもあるので、「まだですか？」「届い
てませんけど！」と相手を責める前に、「到着がまだ」という事実を述べ
て確認を促すことが最初のステップです。
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