今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)
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                         「ご確認ください」

<読者からの質問>————————————————

仕事上、「ご確認ください」を使うことが多いのですが、
なんだか命令形ぽい感じがして
「ご確認していただけますでしょうか」もまどろっこしく
「ご確認くださいませ」というふうに「ませ」をつけることがあります。
なんだか女性的?な感じもして違和感を感じています。
これって、どうなんでしょうか?
(大阪の男性読者・N.Iさん)

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「ご確認ください」のように「~(して)ください」という表現は、
話言葉で使う場合は気にならないのですが、メールの場合だと命令調
に感じることがありますよね。

そこで私は

「ご確認をお願いします」 → 依頼形

「ご確認いただけますか」 → 疑問形

この2パターンを使うようにしています。

一緒に組んで仕事している相手にメールで指示を出すようなときは
「~ください」はなるべく使わず、例えば
「この部分の修正をお願いします」
「再度、お送りいただけますか」
と書くようにしています。

「~くださいませ」
は私も多用していたのですが、相手によっては好まない人もいるので
(男性が多いように思います)最近は使うのを控えてます。
これは多分に、読む側の好き嫌いの感覚の問題だと思います。

メールは読み手の精神状態によって良くも悪くも受け止められることが
あるので、なるべく感じのよい表現を選ぶようにしています。

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今週は、丁寧な表現について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 丁寧な表現(5)
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丁寧語と美化語

丁寧語から派生したと言えるのが「美化語」です。
丁寧であると同時に上品な印象を与える言い回し、言葉遣いとして、主に
接頭語の「お」や「ご」を付ける言い方を指します。

例えば
お礼、お話、お食事、お車、お手洗い

ご挨拶、ご参加、ご出席

原則として、和語(訓で読む語)につくのが「お」、漢語(音で読む語)
につくのが「ご」とされますが、「お電話」「お会計」のような例外もあ
ります。

これも程度の問題で、何にでもつければいいというものではありません。
昨今よく耳にする「お受験」なども、過度に美化した言葉の一つではない
でしょうか。

これまで挙げてきた丁寧語にもいえることですが、改まって丁寧な表現に
なる一方で、かしこまった堅苦しさが感じられるのものでおあります。
話し言葉と書き言葉でも印象が変わります。

相手との立場の違いや、親密度により使い分けることも必要でしょう。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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2007《 美 し い 文 様 》カレンダーの感想です。

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ウチはお年賀で送ろうと思ってるんよ、
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今週は、丁寧な表現について取り上げます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 丁寧な表現(4) >
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                          形容詞を丁寧に

「うまい」より丁寧な表現が「おいしい」です。
「よい」の丁寧な表現が「よろしい」です。

文章にするときは「おいしいです」「よろしいです」と言ったり書いたり
しますが、本来、形容詞は動詞につかないとされ、「形容詞+です」は誤っ
た表現とされていたとか。

では、どう表していたかと言うと…
「おいしい」「よい」などの形容詞を受けるのは「ございます」で、
「おいしゅうございます」「よろしゅうございます」と表現するのが、か
つては正しいとされていたそうです。

戦後、「形容詞+です」という表現が認められ、「おいしいです」「よろ
しいです」という言い方が一般化しましたが、「おいしゅうございます」
「よろしゅうございます」も古めかしいですが雰囲気のある上品な言葉です。

▼ より感じ良く表現するには…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「おいしいです」でも問題はないにせよ、「おいしいお茶ですね」と
「おいしい」対象を表すようにすると文として落ち着く場合もあります。

気をつけたいのが「いいですか」。
人に確認や打診する時は「よろしいですか」とするほうが丁寧できちんと
した印象が残ります。

おいしいです   ⇒ おいしいお菓子です

おいしかったです ⇒ おいしくいただきました

いいですか ⇒よろしいですか

うれしいです ⇒ うれしく思っています

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2007《 美 し い 文 様 》カレンダーの感想です。

「とっても素敵な文字にびっくりしました。
真似しながら、楽しんでちょっと書いてみようかと思いました。
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今週は、丁寧な表現について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 丁寧な表現 >
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丁寧に表す「こそあど」

メールでも会話でも丁寧な言葉遣いは、感じのいいものです。

親近感を抱かせ、堅苦しさを排除するためにあえてタメグチをきくという
風潮がある一方で、きちんとした言葉遣いは、言葉で一線を引くことによ
り、相手に対する敬意を表し、改まった気持ちにさせてくれます。

初対面の相手、仕事を共にする相手には、メールでも対面でも努めて丁寧
語で接したいもの。今週は、丁寧な表現についてご紹介していきます。

▼ 「こそあど」をドレスアップ!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「こそあど」という言葉があります。「これ」「それ」「あれ」「どれ」
を意味しますが、これらの丁寧語はそれぞれ「こちら」「そちら」「あち
ら」「どちら」になります。

「こ」を例にとると、物を指すときに使う「これ」以外に、場所を示す
「ここ」、向きを示す「こっち」なども「こちら」に言い換えられます。

「これ」「ここ」「こっち」  ⇒ 「こちら」
「それ」「そこ」「そっち」  ⇒ 「そちら」
「あれ」「あそこ」「あっち」 ⇒ 「あちら」
「どれ」「そこ」「どっち」  ⇒ 「どちら」

普段着の言葉を丁寧語で表すと下記のようなビジネス仕様に変わります。

こっちへ来る時があれば ⇒ こちらにお越しの際は
そっちにあります ⇒ そちらにございます
あそこの店まで ⇒ あちらの店まで
どれにしようか ⇒ どちらにいたしましょうか

普段、使用する頻度が高い言葉ゆえ、ちょっと意識するだけで品のある表
現に変わりますね。

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【しごび】 か ら の お 礼
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ご推薦いただき、ありがとうございます!

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『まぐまぐ大賞2006』【ビジネス・キャリア】に
【仕事美人のメール作法】がノミネートされました。

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今年はダメかな~と思っていたので、とってもうれしい!
ご推薦くださったあなたにこころからお礼を。
「ありがとうございます!」

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今週は、時として誤解のもとになる表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < 不確かな表現(4)>
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                       「思います・思われます」

明言を避ける場合や断定しきれない場合に使う「~と思います」「~と思
われます」。使いようによっては誤解を招きやすい表現の一つです。

▼ 憶測と誤解されないために…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

たとえば、
「修正確認の件ですが、もう間違いはないですか?」
と尋ねられた場合

「間違いはないと思います」と答えると、
単なる主観的な思い込みで「ないと思います」と返答していると
誤解される可能性があります。

実際は、十分に確認作業を行い、間違いの可能性はない
と判断したうえで「ないと思います」と表現したにもかかわらず、
です。

この場合、
「二度読み返し、別のスタッフも目を通して確認したので、
 間違いはないはずです」
と「間違いはない」根拠を伝えることで、説得力が増します。

「思います」のほかに
「思われます」は、さらに断定を避けた受け身の表現、
聞き伝えの曖昧さを感じさせる表現です。

たとえば
「社長は明日、出社すると思われます」
と書いてしまうと、出社するのかどうか曖昧で
心もとない印象を与えます。
明言できる場合は言い切る方が説得力があります。

「思います」も「思われます」も判断に迷い、決めかねている場合、
つい使ってしまいがちです。
憶測や責任回避と誤解されないためには、
どこまで対応・理解・把握ができているかを具体的に示す
とよいでしょう。

<追記> 2022.02.28
「二度読み返し、別のスタッフも目を通して確認したので、間違いはありません」
 と自信をもって言い切れる対応を心掛けたいですね。

 
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今週は、時として誤解のもとになる表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 不確かな表現(3)
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ビミョウ

「間に合うかどうかはビミョウですね」

どちらか判断しかねる場合に使われる感のある「ビミョウ」。

本来の意味は「何とも言い表しようがない状態」を表しますが、判断がつ
かないときの“逃げ”の言葉として流行している気がします。

負の状態を表すのに、難しい状況を「キビシイ」、目も当てられない状態
を「イタイ」とも。

今風の婉曲表現と言えますが、仲間内で使うくだけた表現の域を出ません。
仕事で多用するのは控えた方が無難でしょう。

▼ 数値で示して共通認識
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

流行り言葉や若者言葉でなく、一般に使われる言葉の中にもあいまいな表
現があります。たとえば、程度を表す「かなり」「十分な(に)」。

「予備はかなりあるので大丈夫でしょう」
「十分な量の見本を用意しています」

一瞬、安心感のある表現がですが、実はどこまでも主観的。人によって程
度の尺度が違うので、イメージの食い違いからトラブルになる危険性も。

メールでも話し言葉でも、数字を挙げて具体的に示すと、こうしたイメー
ジの食い違いを解消できます。

「予備は100個あるので大丈夫でしょう」
「10冊ほど見本を用意しています」

時期を表す場合も「近々」「今度」ではなく「水曜日に」「一週間後に」と
特定すると確実ですね。

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