今週は、メールを締めくくる最後の一文についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　   　　　　            　 ＜ 続・結びの文（2）＞
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                                                                           　　               ～のほど

今週は、メールの最後に添える締めくくりの一文についてです。

ビジネスメールの結びの文として、頻繁に使うフレーズに
「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
があります。
文字通り、検討事項をメールで提示したときに添える一文です。

このように
「～のほど、（よろしく）お願いいたします」
という一文はほかにもいろいろあります。例えば…

文書や資料をメールに添付した場合は
「資料を添付しましたので、ご査収のほどお願いいたします」

今後のおつきあいを願う定番フレーズとして
「今後ともお引き立てのほど、よろしくお願い申しあげます」
「今後とも指導ご鞭撻のほど、お願い申しあげます」

▼　使わない方がすっきりする場合も
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
ただ、何にでも「～のほど」をつければいいというものでもありません。

相手からの指示を仰ぐ場合は
「ご指示のほど、よろしくお願いいたします」
よりも
「ご指示をお願いいたします」
の方が文章としてすっきりします。

文書や提案書など、相手に確認してほしい内容の場合は
「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
よりも
「ご確認をお願いいたします」
で十分ではないでしょうか。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、特定の語形で表現する敬語についてです。

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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　　 　　　　　 　　　 　＜ 敬語の言い換え（2）＞

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「知っている」「見る」

今週は、敬語の言い換えについておさらいしています。

次の言葉を敬語に直してください。

３) 「知っている」の尊敬語、謙譲語

４）「見る」の尊敬語、謙譲語

３)「知っている」の尊敬語は「ご存じ（です）」、

謙譲語は「存じております」「存じています」

（尊敬語の例）

よくご存じとは思いますが・・・

○○についてご存じでしたら、教えていただけますか。

（謙譲語の例）

社名は存じておりましたが、伺うのは初めてです。

△△が移転したことは存じています。

「知らない」に相当するのは「存じません」「存じておりません」です。

人に対しては「存じ上げる」を使います。

ちなみに「～と思う」の謙譲語も「～と存じます」です。

（例）メールで失礼とは存じますが、まずはお礼まで

ご理解いただければと存じます。

４）「見る」の尊敬語は「ご覧になる」、謙譲語「拝見する」です。

（尊敬語の例）

もうご覧になりましたか。

ご覧になりましたら、お知らせください。

（謙譲語の例）

昨日の新聞記事、拝見しました。

私が拝見した限り、間違いは見当たりませんでした。

「見せる」の謙譲語は「お見せする」のほかに

「お目にかける、ご覧にいれる」があります。

（例）特別にお目にかけます。

最新設備をご覧にいれましょう。

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今週は、簡潔で分かりやすい文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ ひと目で分かる文章（3）＞
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文章を区切る

書いているうちに、文章が長くなってしまうことがあります。
例えば、こんな感じ。

（例）
文章を書く際は、いたずらに文章を飾ったり、
名文を気取ったり、冗長な文章を避けることが必要で、
伝えるべきポイントを的確に、できるだけ短い文で表現するように
心がけるだけでなく、ひと目で内容が理解できて行動に移せるような
文章を書くことが大切です。

一文で一気に書いてしまうと、
結局、要点がぼやけて
何が言いたいのか分かりません。
上記の文章を内容ごとに区切ってみましょう。

（例）
文章を書く際、いたずらに文章を飾ったり、
名文を気取ったりする必要はありません。
冗長な表現も避けます。
伝えるべきポイントを的確に、
できるだけ短い文で表現することを
心がけましょう。

最初の文例にあった
「～するよう」「～でなく」「～であることが」などは、
文章をまわりくどくしやすいので、そぎ落とすとすっきりします。

ひと目で内容が理解でき、
行動に移せる文章を書くことが大切です。

（例）
お手数をかけて大変申し訳ありませんが、
弊社までご返送をお願いできればと思いますが、
いかがでしょうか。

この一文も一見、丁寧な感じはしますが、
長たらしくて気持ちが伝わりません。
接続助詞「が」で文章を一度切ると、すっきりします。

（例）
お手数をかけて大変申し訳ありません。
弊社までご返送いただけますか。

特に、お詫びを表す「申し訳ありません」は
「が」でつなげない方が得策です。
一度切って、改めて次の文章を書く方が、
お詫びの気持ちが伝わります。

＜追記＞

お詫びのメール文を「申し訳ありませんが」
でつなげてしまうと、
ついでに詫びている印象を与えます。

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今週は、好印象を残す文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 感じのよい言葉遣い（4）＞
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「できない」ことを伝える

連絡の行き違いや誤りで「聞いてないよ～」ということがあります。
そんなとき、

聞いてないので分かりません。

と返答したいところですが、
ここはもう少しきちんとした表現に書き換えてみましょう。

→　その件については分かりかねます。

この一文の前に
「申し訳ありません」のひと言を
一文の後に
「すぐ確認してご返答いたします」
というフォローが入ると申し分ありません。

気持ちの上では「無理です」「できない」という問題も、
一文にするときは
「できかねます」「対応が難しいです」
と書くとスマート。

さらに「残念ながら」「あいにく」「申し訳ありません」という
枕詞的な表現を添えると、表現全体が和らぎます。

否定や断りの気持ちを伝える文章は難しいです。

気持ちをストレートに書いてしまうと、口で伝える以上に
相手の反感を買ったり、気分を害すことになるので
婉曲で丁寧な表現を心に留めておきたいですね。

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