今週は、メールでしてはならない間違いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ メールの間違い（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　間違えたときの対応

今週は、ビジネスメールのやり取りで
してはならない間違いについて取り上げています。

相手の「名前」「役職」などを
間違えてメールを送信してしまったら……

きちんと訂正したうえで
　すぐにお詫びのメールを送りましょう。

「先ほどのメールで、お名前（役職）を書き誤っており、
　　大変失礼いたしました。申し訳ございません」

このとき
「うっかりして」とか
「うかつにも」といった言葉は
使いません。

名前や役職の書き誤りを強調するにすぎず、
相手を軽んじている印象しか与えないからです。

私は人の名前を覚えるのが苦手で、
なかなか覚えられないうえに、
本人に出会った時にとっさに名前が思い出せず
苦労することがあります。

対面では名前がすぐに思い出せなくても
メールの場合は
送信前に調べたり、確かめたりすることができます。

名前の漢字表記、
現在の役職、
正式な社名の表記など、
相手の名刺などで確認を。

間違えたら謝ればいいということではなく
礼儀として
相手の名前や役職、社名は間違えないよう
送信前に十分に確認してから
送信することを心がけましょう。

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今週はメールの送信ミスについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 送信間違いを防ぐには（4）＞
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事前・事後の対策

メールの送信ミスは誰にでも起こりうることです。
ミスを起こしにくい環境を事前に整えるということも必要では
ないでしょうか。

●アドレス帳の整理
⇒名前、社名、部署名での表記徹底
⇒同姓の相手の区別

継続したやりとりが発生する相手のアドレスは、名前だけでなく
社名や部署名が分かるように登録しなおして保存。
自分のメールソフトの「差出人名」も確認しておく。

●ファイル名の工夫
⇒通し番号や日付を付けて、違いを分かりやすく

添付し忘れのミスも多いですが、本来送るべきファイルではなく
ほかのファイルを送ってしまう間違いも。
混同・混乱しないようなファイル名の工夫を。

●処理の手順
⇒一件一件、確認しながら処理

同じアドレスに送られてくる申し込みメールや注文メールは
混同しがち。1件返信してから、次のメールに返信するなど、
慎重・確実に処理。ミスしないオペレーションを考えることも必要。

●メールの内容を吟味
⇒読まれて困ることは書かない

人の噂や悪口、誹謗中傷など、人を不愉快にするネガティブな内容の
メールは安易に書かないに限る。

誤って送ってしまったメールは取り戻すことも、取り消すこともできません。
送信ミスをしてしまったら、速やかに相手にお詫びの連絡を。
合わせて送信してしまったメールの削除もお願いします。

誤って送ってしまったメールの内容によっては、
メールや電話でのお詫びでは済まない場合もあります。
送信ミスの原因、削除依頼を文書にして相手に送付することも考えられます。

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今週はメールの送信ミスについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 送信間違いを防ぐには（2）＞
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アドレス帳を見直す

送信先を誤って送ってしまう原因の一つとして
相手のメールアドレスの「送信者名」がローマ字表記になっている場合が
考えられます。

たとえフルネームでも、ローマ字表記の差出人名は
見間違いやすいもの。

「fujii」「tanaka」という姓だけの表記も
多い姓の場合は、同姓の知り合いや客先の担当者がいると
混同してしまいがちです。

メールでやりとりする回数が多い相手であれば、
自分のメールソフトのアドレス帳には
名前と社名（あるいは担当部署など）を合わせて日本語表記し
登録しておくとよいでしょう。

XXX編集部　藤井様
田中様（○○産業　営業部）

このように見分けがつく日本語表記でアドレス帳に登録しておくと
間違いを防ぐことができます。

例えば、田中さんなら、
どちらの会社の田中さんか分かるように
登録しておきましょう。

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