今週はメールの送信ミスについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　＜ 送信間違いを防ぐには（4）＞
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事前・事後の対策

メールの送信ミスは誰にでも起こりうることです。
ミスを起こしにくい環境を事前に整えるということも必要では
ないでしょうか。

●アドレス帳の整理
⇒名前、社名、部署名での表記徹底
⇒同姓の相手の区別

継続したやりとりが発生する相手のアドレスは、名前だけでなく
社名や部署名が分かるように登録しなおして保存。
自分のメールソフトの「差出人名」も確認しておく。

●ファイル名の工夫
⇒通し番号や日付を付けて、違いを分かりやすく

添付し忘れのミスも多いですが、本来送るべきファイルではなく
ほかのファイルを送ってしまう間違いも。
混同・混乱しないようなファイル名の工夫を。

●処理の手順
⇒一件一件、確認しながら処理

同じアドレスに送られてくる申し込みメールや注文メールは
混同しがち。1件返信してから、次のメールに返信するなど、
慎重・確実に処理。ミスしないオペレーションを考えることも必要。

●メールの内容を吟味
⇒読まれて困ることは書かない

人の噂や悪口、誹謗中傷など、人を不愉快にするネガティブな内容の
メールは安易に書かないに限る。

誤って送ってしまったメールは取り戻すことも、取り消すこともできません。
送信ミスをしてしまったら、速やかに相手にお詫びの連絡を。
合わせて送信してしまったメールの削除もお願いします。

誤って送ってしまったメールの内容によっては、
メールや電話でのお詫びでは済まない場合もあります。
送信ミスの原因、削除依頼を文書にして相手に送付することも考えられます。

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