今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
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代理メールへの問い合わせ
＜読者からの質問＞————————————————
代理のメールをもらうことがありますが、
困るのは誰に問い合わせをすればいいのかです。
「疑問等ありましたら、ご連絡ください」
は、いったい誰に？
メールの送付者に？
それともメールを送るよう指示を出した本人へ？
代理メールが送られる理由が実務担当者だからなのか、
たんに時間がないからなのか。
そのメールの件について誰に、どういう方法で連絡をとればいいのか
補記してほしいなぁと思うことがあります。
（読者 M.Nさん）
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先週「代理メール」をテーマにしたい際に
代理メールを受け取る側からいただいた質問です。
私もちょうど、同様なケースがあり
少し悩みました。
あるNPOの代表にお願いしていた画像が
事務局のかたから代理で送信されました。
その後、NPOの参加者について確認したいことが発生。
送ってもらった画像とは関係ないことだったので
取材した代表に尋ねるべきか
事務局のかたに尋ねるべきか
迷いました。
考えた末
確認したいことは
事務局のかたも把握している内容だったので
メールで事務局に問い合わせ、回答を得ました。
代理のメールに問い合わせや確認をする場合
その確認事項について
誰が最も早く、的確に答えられるか
を考えてみます。
私の場合、内容によっては
ダイレクトにNPO代表に確認した方がいいこともあります。
代表のアドレスを知っていれば、直接、確認できますが、
知らない場合は、代理のかたを通じて確認してもらうことになります。
一般的に、代理で送られてきたメールへの質問・確認は
代理人宛てに送信することになると思います。
ですから、代理で送信する側の留意点としては
質問や問い合わせがある場合の連絡先を
明示しておくこと。
代理の自分が対応するのか
そうでない場合は連絡先・連絡方法を
メール送信時に相手に知らせておくと親切です。
代理が間に立つことで、本来スピーディーに処理できることに
時間や手間がかからないような配慮が必要です。
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