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＜読者からの質問＞—————————————–
中小企業の製造会社・総務部に勤務しています。
秘書課というものがないため、社長の代理でメールを送る機会
がたいへん多く、そのたびに苦労しています。
社長はメールを読むことはしますが、キーボードが苦手なため
入力することができません。因みに、社長は72歳 です。
私の場合、資料を添付して送るということもありますが、
一番困るのは、
『○○の社長にお礼のメールを送っておいて・・・』とか
『△△さんから教えてもらった資料、楽しく読ませてもらった。
よろしく伝えておいて・・・』 などの挨拶程度の内容です。
社長同士は親しい関係にあっても、先方は社会的にかなり
エライ方々ばかりです。
私が、社長が言うような、くだけた書き方はもちろんできません
が、たった一言のお礼のメールに、あまりに仰々しい、もって
まわった表現もわざとらしくて、もっと、いいメールが
書けないものかといつも思うのです。
（読者 Kさん）
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以前、「代理メール」をテーマにした際にいただいた質問です。
上記の状況で、Kさんが先方とやリとりする場合
三人称で社長の言動を伝えていくのが自然ではないでしょうか。
『○○の社長にお礼のメールを送っておいて・・・』には
⇒「○○（社長の名前）がお礼を申しておりました。
いつもお心遣いいただき、ありがとうございます」
『△△さんから教えてもらった資料、楽しく読ませてもらった。
よろしく伝えておいて・・・』には
⇒「△△様から教えていただいた資料を大変興味深く拝読したと
○○（社長の名前）が申しております。
気に留めてくださり、ありがとうございます」
または
⇒「△△様から教えていただいた資料を
とても楽しく読ませていただいたと
○○（社長の名前）が喜んでおりました。
興味深い資料をお知らせくださり、ありがとうございます」
ごく簡潔なあいさつ文としては
「いつもお世話になり、ありがとうございます。
○○に代わってお礼申し上げます」
という一文も使えるかもしれません。
「○○が申しております」の「申しております」を
「喜んでおります」「気に入っております」と
感情を伝える文章にすると、より気持ちが伝わります。
お礼を述べる際「ありがとうございます」の前に
「お気遣いいただき」「ご配慮くださり」などを添えると
印象的です。
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