今日は、メールの「うっかりな習慣」についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ うっかりな習慣 ＞
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今日から3回にわたり、うっかり見落としているメールの習慣についてです。
▼ 見落としがちな「差出人名」
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【仕事美人のメール作法】の創刊当初、メールマガジン用のアドレスを新
たに設定しました。そのとき、うっかりしていたのが差出人の表記。読者
からの感想メールに返信した際、すかさず鋭い突っ込みが入りました。
「神垣さん、メールの差出人が“仕事美人”とは…びっくりいたしました」
むむむっ！ 不意を突かれて、メールアカウントの設定を確認してみると
…これまた堂々と恥ずかしげもなく「仕事美人」と表記しているじゃああ
りませんか！
無意識のうちに入力したとはいえ、面の皮の厚さでは誰にも負けない私も
さすがに赤面。すぐさま、【仕事美人のメール作法】神垣 に表記を変更
したのでした。
ちなみに、この鋭い突っ込みメールをよこしたのは…
本日創刊！ 【砂漠で妊娠】の鬼編集長・タカギさん。
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▼ 差出人名はフルネームか社名＆苗字で
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相手のメールを引用して返事を送る場合、メールの「返信」ボタンを押す
と、メール画面には
—– Original Message —–
From: “○○○○○○” < 相手のメールアドレス >
To: “●●●●●●●” < 自分のメールアドレス >
と表記されることはご存知ですよね。
●●●●●●● の部分に自分が設定している名前がそのまま表れます。
メールを受信するとき、「送信者」の欄に表示される名前も設定は一緒。
ビジネスメールの場合、差出人名はフルネーム、あるいは社名と苗字など、
だれからのメールかすぐにわかるように表記しておきたいですね。
▼ アドレス帳への登録は敬称をつけて！
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自宅のPCから送られてくる女性からのメールでよく見かけるのは、送信者
名がご主人の名前になっているケース。
私的なやりとりには支障はないかもしれませんが、仕事で使う場合はアカ
ウントを別にして、自分の名前で設定しておくほうがいいでしょう。一見、
察しがつきそうなものですが、間違いのもとです。在宅で仕事されている
場合は、なおのこと気をつけたい点です。
頻繁にメールをやりとりをする相手やお得意先のアドレスは、アドレス帳
に社名や固有名詞を登録している人も多いと思います。その際、「○○さ
ん」「○○様」と敬称をつけて登録しておくことをおすすめします。返信
の際、相手がメールの引用部分を目にしたときに好印象が残せますよ。
明日も引き続き、メールの「うっかりな習慣」についてご紹介します。
