今週は、表記の際の留意点についてです。

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　＜ 基準を持つ ＞
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　　　　　　　　言葉を綴る際に気をつけたいことを紹介します。

▼　その変換、正しいですか？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「表わす」と「表す」。「製作」と「制作」。「こんにちわ」と「こんにちは」。

送り仮名や同音異義語、「わ」「は」や「じ」「ぢ」の使い分けなど、時とし
て気になる言葉の表記。パソコンを使用していれば、あたりまえのように打っ
た文字が自動的に変換されるので、文字の確認を辞書で調べるという習慣が激
減しました。それだけに、変換ミスや表記を勘違いしたまま使っている文章も
多く目にします。

スピードも要求されるビジネスメールのやりとりにおいて、いちいち文字の正
しい表記や使い方を調べてなんていられない、という声も聞こえます。

ですが、知っておいて損もないでしょう。よく使う言葉ほど、もう一度使い方
を確認してみましょう。

▼　文章を書く際の基準を持つ
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
私が文章を書くとき、常に手元においているのが、共同通信社の「記者ハンド
ブック」と「朝日新聞の用語の手引」です。

駆け出し時代、上司から真っ先に購入するよう言われたのがこの2冊。いずれも
新聞で表記される用字用語の使い方が挙げられています。

すべての文章をこの通りに書くということではなく、表記の際の基準に今でも
しています。

メールもメルマガも、一冊の本の編集を手がける時も、言葉の表記の基準を持
つことが重要。書き手の個性を大切にしながら、表記に一貫性があることも文
章を書くうえで意識しておきたいことです。

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「気になる言葉」の完結編です。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 読者からのおたより ＞
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読者の「気になる言葉」

■「～したいと思います」　——————————————–

話し言葉ではないのですが、「自身」という言葉を、自分自身とは分離して使
う例が特にスポーツ関係のライターに目立ちます。これもそのうち定着してし
まうのだろうと諦めてます。

また、最近の事故等に関連して当事者が「～したいと思います」と言ってから
頭をいっせいに下げるシーが見受けられますが、これには抵抗を感じます。
「～します」と言えないものでしょうかね。
（読者　Y.W様）
———————————————————————-

「私自身」「彼自身」とせず、単独で「自身」。私もたまに単独で使っていた
ので、ドキッとしました。省略したり間違ったままの言葉の使い方が流行のよ
うになり、定着していくことがあります。気をつけなくては…。

「～したいと思います」は話し言葉に限らず、書き言葉にも見られます。つい
なんとなく使ってしまいがちですが、特に謝罪の際に「～したいと思います」
では悔い改め、二度と同じ過ちは繰り返さないという強い気持ちが伝わってき
ません。

「～します」と言い切ることが信頼の一歩。ちょっとした違いですが、私も仕
事のやりとりでは意識して「～します」を使うようにしています。

■「逆に言うとね」　————————————————–

「逆に言うとね」ってよく言われるんですが、あんまり逆じゃないことが多い
んです。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 （読者　N.I様）
———————————————————————-

「要するに」「やっぱり」などと同様、本来の意味としてより、合の手のよう
に使われている言葉ですよね。実際に聞いてみたら、逆でもなんでもなかった
ということがよくあります。

意味としては「ですが」「しかし」に近く、相手の意見に異を唱える際に使う
言葉のひとつでしょう。無駄な合の手にならないよう、意味が通る使い方を心
がけたいですね。

私は会社員時代に「でも」「だって」が多い、と上司からよく注意されました。
反対意見を言うときは途中で否定せず、まず相手の話を最後まで聞き、「おっ
しゃるとおりですね」「なるほど」「確かに」と受け入れてから、「こういう
考えもあるのではないですか」「私はこのように考えたのですが…」と意見を
述べるよう教わりました。

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＜読者のあなたへ感謝をこめて＞
本日の配信で当メールマガジンが100号を迎えました。
ご愛読、ありがとうございます。
号を重ねるごとに気負いがなくなったのは、
続けて読んでくださっているあなたの姿を実感できるからです。
これからも配信し続けますので、【しごび】をどうぞごひいきに！

今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。

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メ ー ル 作 法　　　                     　　　＜ 断りのメール（3）＞
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                                         依頼や誘いを断る時のフォローの仕方です。

▼　断って終わりでなく代案を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
依頼や誘いのメールを断る時は、「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」など、緩衝材になるひと言を添え、理由をはっきりと伝
えることがポイントと述べてきました。
最後に忘れてならないのが、フォローの言葉です。

たとえば、急な仕事の依頼には
「申し訳ありません。現在、○○○の仕事の納期が迫っており、
すぐにはとりかかれない状態です。
△日後には仕上げられますので、少し時間をいただけますか」
断って終わりではなく、別の対応策を提案できるといいですね。

▼　肯定的に言い換えて
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
代案を提案するときも「～できません」と否定的な言葉で言い切らず、肯
定的な言い方に置きかえてみましょう。

たとえば、「明日まで対応できません」を「明日以降でしたら対応できま
す」。「3時には退出します」を「3時までは滞在できますので、ご一緒さ
せてください」。

「無理」「不可能」と断定せず、代案や次の可能性につなげる肯定的な言葉
でフォローできれば、受け止める側にも好印象を残せます。

断ること自体は否定的な行為ですが、あとに肯定的な内容が続くことで否
定が緩和され、断られたほうも感情的なしこりを残さずに済みます。次に
つなげる姿勢と言い方に留意したいですね。

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