今週は、読者のかたからの質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法     < 読者からの質問(3)
◆─────────────────────────────────◆
「係」宛てのメール

新たに呼称について質問がありました。

<読者からの質問>————————————————

「 ●●株式会社 ○○係 」

とする場合、これもやはり「御中」でしょうか。あるいは「様」?
「係」は・・・・係の人なんだから、係だけで終わってもいいように
思ったり・・・・
(読者 Y.O 様)
——————————————————————

上記の質問には「実はメールではなくハガキで悩む場合が多いのですが…」
と書き添えてありました。

会社で言えば、新卒採用係とか庶務係など、学校では証明書発行係など、
「係」宛てのメールや手紙を出す機会があるものです。
懸賞でも「○○プレゼント係」「△△クイズ係」といった宛先が多いです
よね。

このような○○係宛てにメールや手紙を送るときも、団体を指しますので
「御中」を使います。
総務部とか教務課といった部署に宛てる場合も「御中」です。

たまに見かけるのが、「総務課宛てにメール(資料)を送ってください」
という一文を見て、「総務課 宛(て)」とそのまま書いて送信または郵
送しているケース。

このような場合も「総務課 御中」と書くか、担当者が分かっている場合は
「総務課 ○○様」と表記するのが適切です。

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、読者のかたからの質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)
◆─────────────────────────────────◆
                         役職のあとの「様」

こちらも呼称についてです。

<読者からの質問>————————————————

うちの職場内では、「様」をつけすぎていつも違和感を感じるのですが、
皆におかしいと気づいてもらえるなんらかの方法はないでしょうか。
役職のあとに「様」をつけてメールが送られてくるのです。

「○○課長補佐 様」とか「△△主査 様」とか。
なんだか「○○さまさま」と言っているみたいで、少々馬鹿にされた
気分になるのですが。

どうやったら、これはおかしい、と気づいてもらえるんでしょうか。
これはおかしいと分かっている人までが、周りに右へならえして
「△△主査 様」で送ってきます。困ったものです
(読者 I.U 様)
——————————————————————

職場内でのこうした傾向は、確かに困りますよね。
少人数の職場ならともかく、組織が大きくなると全員の意思統一を図るの
は難しいことでしょう。

もしI.Uさんが、部下や後輩に指導できる立場におられるのでしたら
「社内でのメールや通達の宛名では、役職名が敬称の役割をするから
『様』は不要」
ということを口頭や書いて示してあげると良いのではないでしょうか。
時間はかかると思いますが、地道に教えていけば浸透すると思います。

もしくは、職場内で「メールや通達の基本書式を作りませんか」と提案し、
ルールを決めるのも一つの方法です。
これも手はかかりますが、基本となるルールを決めてしまえば、書き方の
統一もできますし、職場にとってもメリットがあると思います。

以上、二つの方法は時間と労力を要しますが、一番手っ取り早くできるの
は、自分は他に倣わず、社内のメールや文書の宛て名は役職名の後に「様」
をつけない書き方を通すことかもしれません。

そうして、職場のどなたかに質問されたとき、「様」が不要な理由を教え
てさしあげれば、少しずつ理解も広まるのではないでしょうか。

※バックナンバー< 適切な呼称 >の関連記事はこちら

2005年から配信中! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン
【 神垣あゆみメールマガジン 】

7月に東京、9月に名古屋で「たおやか大和言葉講座」開講します!

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

仕事実績、著書、お問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

記事全文を読む

今週は、読者のかたからの質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問
◆─────────────────────────────────◆
                          「御中」の扱い

先週、取り上げた呼称に関連する質問です。

<読者からの質問>————————————————

●社外の相手の呼称 について質問なんですが、

「○○株式会社御中 山田部長様」
という書き方は間違いなのかどうかが知りたいのですが….

●あともうひとつ、例えば

(株)△△△新聞社 メディア開発局 メディア部 田中様
の場合、どこに「御中」をつければ良いのか迷います。

(読者 N.M様)
——————————————————————

「御中」は、基本的に相手が特定できない場合に使います。
上記の質問のように「山田部長」宛てと分かっている場合は

「○○株式会社 山田部長」

と「御中」は使いません。
部長も敬称なので、「様」を使う場合は
「○○株式会社○○部長 
 山田様」
とします。

送り先の個人名が分からないときは
「○○株式会社 御中」
のみで問題ありません。

2つめの質問の場合も「メディア開発局メディア部の田中様」と送り先が
特定できていますから、「御中」は不要です。

「(株)△△△新聞社 メディア開発局 メディア部 
  田中様」

で問題ありませんが、(株)は表記として略式なので、株式会社と表記する方が
良いでしょう。
「株式会社△△△新聞社 メディア開発局 メディア部 
 田中様」

※バックナンバー< 適切な呼称 >はこちら

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 か ら の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

拙著『仕事で差がつくできるメール術』の書評が掲載されています。

アマゾンの読者レビューもうれしいですが、
こうして書評で紹介されるのもうれしいものですね。

しかも、IT系のサイトだったので、意外でもあり
感激しました。

▼ITエンジニアの方にもぜひご一読いただきたいです!
http://www.amazon.co.jp/dp/4413041674/ref=nosim/?tag=shigotobijinn-22

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む
今週は、呼称の使い分けについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 適切な呼称(5)
◆─────────────────────────────────◆
職場での呼称

あるフランチャイズの飲食店では、店内で働くパートタイムやアルバイト
の労働者を「パートナー」と呼んでいます。

これは働く側の意識を高め、雇用する側の思いが伝わる良い呼称だな、と
思い感心しました。

銀行などでも、パートタイムやアルバイトという呼称をやめ「ビジネスス
タッフ」「シニアスタッフ」という呼称を設けているところもあるようで
す。

呼び方ひとつで、働く意識も変わるというひとつの例と言えるでしょう。

▼ 人のふり見て…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社内の女性社員を「うちの女の子」と言ったり、
仕事仲間や懇意な担当者を「ちゃん」付けする人がいる一方
付き合いの長さや相手の年齢や役職の有無に関係なく「さん」と呼び、
請負業者にも丁寧な言葉づかいで接してくださる経営者もいます。

呼ぶ側の意識を呼ばれる側も感じ、その人となりを判断しています。

ビジネスメールで使う呼称は使い方を間違えば、相手の気を損ね、仕事に
も影響する場合があります。小さなことですが、意識して失礼のない呼称
を使いたいですね。

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

“翻訳の本屋さん”ができました!
——————————————————————
技術翻訳を学ぶ人のための翻訳の本屋さん
『 翻 訳 参 考 書 マ ー ケ ッ ト 』
http://www.honyaku-book.com/index.html
——————————————————————

技術翻訳会社の新人研修・翻訳講座にも使われている
実務に即した内容の教本ばかり。

技術翻訳を勉強中の人も、翻訳のスキルアップを目指す人も
“使える”知識とテクニックを学べること請け合いです!

記事全文を読む

今週は、呼称の使い分けについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 適切な呼称(4)
◆─────────────────────────────────◆
                          社内外の人の呼称

人に対する呼称は、社内か、社外かで変わってきます。

社内の場合、上司のことは「名前+役職」で「山田部長」とか「小川課長」
という書き方をします。

同僚は「さん」付けが一般的です。役職のない先輩、後輩、部下に対して
も「さん」と書くと好感が持てます。年下の相手や部下を「くん」付けす
るのは控えたほうが感じがいいですね。

社外の相手に対して自社の社員のことを書く場合をみてみましょう。

対外的に上司の名を挙げるときは「役職+名前」で「部長の山田」「課長
の小川」とします。役職がない場合は名前だけとなりますが、「担当の岡
本」「営業の山本」としてもよいでしょう。

社外の相手の呼称で、役職のある相手は「役職+名前+様」で「部長の山
田様」と書くと無難。役職がない相手は「様」か「さん」付けが適切です
が、「担当の岡本様」「営業の山本さん」という書き方もできます。
社外の相手に「あなた」を使うのは避けたほうがよいでしょう。

▼関連する記事


 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、呼称の使い分けについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法     < 適切な呼称(3)
◆─────────────────────────────────◆
自社の呼称

相手の会社のことを「貴社」と書きます。
では、自分の会社のことは何と書きますか?

「うち」ではくだけ過ぎていますし、「わが社」は大げさな気がします。
「弊社」「当社」「わたくしども」と書くのが適切ではないでしょうか。

個人の場合は「私」「わたくし」が一般的ですが、「当方」という書き方
もあります。

▼ 表記にも配慮を
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
ビジネスメールで会社名を表記するときは、株式会社、有限会社という表
記をなるべく使うように気をつけています。メールのやり取りが始まった
ばかりの時期は特に注意しています。

(株)(有)という表記はあくまで略称。付き合いの程度や内容によって
は使用しますが、正式表記との使い分けは意識しておきたいもの。見積書
や請求書なども正式表記とし、(株)(有)の使用は避けています。

メールやビジネス文書で自社のことは株式会社、有限会社と表記し、相手
の会社名は(株)(有)といううっかりミスも気をつけたいですね。

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む