今週は、辞書登録機能の活用についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　 ＜ 辞書登録、再び（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　長い文・タイトルを登録

　今週は、メールを書くうえでも便利な
　パソコンの辞書登録機能についてご紹介しています。

　辞書登録しておくと便利なのが
　長いフレーズ、長いタイトルです。

　たとえば…

　「筆文字カレンダーのご注文、ありがとうございます【暦】神垣」
　「本日、筆文字カレンダー発送いたしまし。」

　手前味噌な例で恐縮ですが
　以前、オリジナルの筆文字カレンダーを企画・販売していた際に
　辞書登録して使っていたのが上記のフレーズ。

　上は「件名」。同様の内容で、差出人名のない本文バージョンも
　登録していました。

　下は、発送の際に添える一文として登録していたものです。

　注文者とのやりとりの際、必ず使う定型文を
　このように辞書登録していました。

　▼　目立つ工夫を施して辞書登録
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　長いと言えば、ブログ、メルマガ、著書のタイトルも
　その都度入力するのが手間なので、辞書登録しています。

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　目立たせるために
　記号を使ったり、文字間を空けたりして
　登録しておくと、すぐに使えて便利です。

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　面白いです、このメルマガ。
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　特に「つまらぬ者を斬ってしまった」のコーナーは
　爆笑しつつも、気分が晴れました。
　もっと斬って～っっ！

今週は、辞書登録機能の活用についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　 ＜ 辞書登録、再び ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 頻出フレーズを登録

　自宅のパソコンを買い換えました。

　メールソフトの設定やブラウザのお気に入りなどは
　問題なく移行できたのですが
　使い始めて困ったのが「辞書登録」の再現。

　古いパソコンからバックアップをとって
　新規のパソコンに再現する方法もあるようですが

　使いながら、再登録していく方が早いと思い
　新しいパソコンに再登録作業を続けています。

　自分のパソコンの「辞書ツール」を開くと
　登録数が最も多いのが、よく使うフレーズ。

　「ありがとうございます。」
　「お世話になっております。神垣です。」
　「よろしくお願いたします。」

　メールを書く際、必ず使うフレーズを登録しているので
　パソコンを買い換えてから、
　出るはずの文字がさっと出てこないとイライラします。

　そのくらい、私にとって
、辞書登録はなくてはならないものになっています。

　そこで、今週は
　メールを書くうえでも便利な
　パソコンの辞書登録機能について改めて
　触れてみたいと思います。

　▼辞書登録の方法についてはこちら
　

今週は、メーリングリストについて取り上げます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　 　＜ MLの留意点（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　読む側・送る側の注意

　やりとりが活発なメーリングリスト（ML）に参加すると
　とびかう大量のメールについていけない
　という声も耳にします。

　読みこなす秘訣は
　「ためない」ことに尽きると思います。

　後でまとめて読むより
　1日に1回以上、読む時間をとって対応するほうが
　「読めない」メールもストレスもため込まずに済みます。

　初歩的なことですが
　メールソフトの振り分け機能を使って
　ML専用のフォルダに振り分けるようにしておくだけでも
　手間や煩わしさから解放されます。

　▼　不要なメールを送らない努力を
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　一方、送る側の注意としては

　・返信先の確認
　　MLのメールに返信すれば、当然ながらMLに届きます。
　　特定の相手に返信したつもりでも、ML参加者全員の目に触れる
　　ことを忘れずに。
　　個別にメールするときは、相手のアドレスに直接メールします。
　　この区別を明確にしておきましょう。

　・誤送信
　　手元がすべって、返信ボタンを押してしまったり
　　書いている途中のメールを送信してしまう
　　という間違いは誰にもあります。
　　誤送信をしたときは慌てず騒がず、
　　しかし、確実に訂正メールを追って送信しましょう。
　　参加人数が多いMLでは誤送信の数も人数に比例するので
　　一人ひとりが誤送信をしないよう気を配りたいものです。

　・全員が読むことを意識する
　　MLは参加者同士で情報を共有したり、意見交換を楽しむ場です。
　　　露骨な商行為
　　　十分な下調べのない安易な質問
　　　読み手を不快にする感情的な内容　など、
　　「人の迷惑」になるような投稿は避けたいもの。
　　参加者全員が気持ちよくやり取りできる場を作りましょう。

今週は、メーリングリストについて取り上げます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　 　＜ MLの留意点（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　流れを読む

　メーリングリスト（ML）では、誰しも
　自分の投稿を読んでほしい
　反応がほしい
　と少なからず思っているもの。

　それには
　しっかりした意見や主張をし
　投稿の中身の充実を図ることと同じくらい

　MLの流れを読み、タイミングを見極めて
　投稿することも見逃せないポイントです。

　あるテーマや話題で盛り上がっているときに
　そこから離れた別の話題を突然投稿しても
　参加者の関心を集めることはできません。

　活発な意見交換や感想を述べ合う
　という参加者の投稿が相次ぐ状況も
　必ずピークがあり、それを超えると
　波が引くように沈静化していきます。

　ぜひ、読んでほしいという
　提案や主張があるときは、
　参加者の意識や興味が一段落した
　“凪（なぎ）”の時を見計らって
　投稿すると、さっと注目が集まります。

　▼　反応が薄くても落ち込まない
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　逆に、自分が力を入れて書いた投稿の反応が
　思うようになかった場合も
　必要以上に落ち込まないことです。

　別の話題に参加者の関心が集まっていて
　反応しにくい状況だったというだけのこと。

　めげずに、凪の時に再度、投稿したり
　自分から「○○について意見交換したい！」と
　きっかけを作ることで
　新たな流れをMLに作ることができます。

　投稿の反応が薄いのは
　タイミングの問題であって
　投稿者自身が否定されたわけではないのですから。
　

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今週は、メーリングリストについて取り上げます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　 　＜ MLの留意点（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　効果的な自己紹介

　目的意識を持った人たちのメーリングリスト（ML）では
　最初に自己紹介をすることがあります。

　参加メンバーが多いほど
　ありきたりのことを書いていたのでは
　自分を印象づけることができません。

　かといって、
　長文の自己紹介文になると

　最初は興味を持って読むものの
　読み終える頃には「お腹いっぱい」な気分になってしまい
　却って印象が薄らいでしまうことも…。

　文字だけが頼りのMLでは
　長文の自己紹介が相次ぐと
　読む側の集中力も低下しがちです。

　参加メンバーがMLで一斉に自己紹介を始めるような場合
　タイミングやメールのボリュームに配慮し、

　・昼前後や夕方から夜にかけて、といった
　　投稿ラッシュが続く時間帯を避ける。

　・メールを開いた時、画面を下までスクロールせず
　　読める程度の文字量に抑える。

　といった工夫をするだけでも
　目に留まりやすくなります。

　▼　短文でアピールする工夫
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　思いや意見を書きつづることも大切ですが
　成果や実績を数字で表すだけで
　その人を具体的にイメージしやすくします。

　長々と書いた経歴より
　ウイットの効いた一文が
　人となりを効果的に伝えることも。

　「自分のことを知ってほしい！」という気持ちが強いほど
　自己紹介文にも熱が入り、長文になりがちですが、

　限られた範囲で、最もアピールしたいことに
　内容を絞り込んで書くことは

　自分を客観的にとらえ、
　良い点、悪い点とも端的に表現する
　格好の訓練になります。

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　【しごび】 の お す す め
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今週は、メーリングリストについて取り上げます。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　 　＜ MLの留意点（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　件名の工夫

　数年ぶりに、数十名からの投稿が行きかうメーリングリスト（ML）に
　参加したことを機に、ML利用の気づきを今週のテーマにしています。

　1日に20～30もの投稿がある活発なMLでは
　件名も工夫しないと、すぐに他の投稿に埋もれてしまいます。

　本文の内容がダイレクトに分かる件名にするのは
　基本中の基本ですが、
　それ以外にもプラスアルファの工夫として…

・継続するテーマや案件については通し番号を付ける
　　例）　懇親会　会場候補の件-01
　　　　（MLによっては、自動的に通し番号がつくものもある）

・提案や投げかけたテーマには件名にも名前を添える
　　例）　○○の経験者にお尋ねします（佐藤太郎）

・特定の投稿への返信に名前を添える
　　例　）山本様の問い合わせについて　←佐藤

　などがあります。

　▼　返信時の件名を短くするには…
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　MLの件名には冒頭に[XXX-ML]のような
　同一のML名が自動的に入ります。

　人の投稿に返信する際、
　Re: [XXX-ML]
　または
　[XXX-ML] Re:
　のように件名にML名が自動的に含まれるので

　それを削除してから返信すると、
　件名が返信のたびに長くなるのを
　防ぐことができます。

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　【しごび】 の お す す め
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　9月、NYで日本の前掛け旋風がっ！

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　　　　日本の仕事着「前掛け」展示会 in NY
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　独自の製法と個性的なデザインが人気の
　職人前掛け専門店・Anythingが今年もNYでやってくれます！

　ニューヨーク紀伊国屋本店にて
　昨年に引き続き、
　Japanese Traditional Work Apron ＝　職人前掛け
　を世に問うイベントを開催。

　日本人ですら知らなかった
　前掛けの歴史と製造方法を展示紹介するとともに

　9月4日、5日の土日の2日間は
　愛知県は豊橋の前掛け職人さんの生トークと、
　前掛けづくりの実演も行います。

　9月にNYを訪れるかたは
　ぜひ、ニューヨーク紀伊国屋本店に
　足を運んでみてください！

　★国内では「前掛け男前グランプリ」というイベントも！
　　前掛けから、も～目が離せんっっ。