今週は、相手が返信しやすいメールの書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　 ＜ 返信しやすいメール（4）＞
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返信しにくいメールとは？

今週は、相手が返信しやすいメールの書き方について、取り上げています。

「返信しやすいメール」を知るうえで、考えてみたいのが「返信しにくい
メール」です。では、どんなメールが「返信しにくい」のでしょうか？

・本文が長い

・内容が重い（悩み相談など）

・一方的

上記3つが挙げられます。これは携帯メールにも共通することでしょう。

＜本文が長い＞

メールに限らず、長い話は聞く側には負担を強いるものです。

長文のメールを受け取った側は、それと同じくらい長文のメールを返さ
なければ…という気持ちになり、余計に返信する気が萎えることもあり
ます。

相手の負担にならない適度なボリュームのメールを心がけましょう。

＜内容が重い＞

悩み相談や、暗い内容のメールも返信しづらいです。

送る側はメールを書くことで気が晴れることもありますが、プライベー
トなことや、解決策が容易に見つからない内容を面々と綴ったメールも
また、読む側に大きな負担をかけます。

主観的なことを長々と書き綴るのではなく、仕事や生活に役立つ情報、
生産的な内容を伝えたいものです。

＜一方的＞

主語が「私が」「私は」が多いほど、読む側は辟易します。

自分の主張ばかりのメールに対しては、返信の際も「そうですか…」と
しか返しようがないことも。

自分の主張を一方的に送りつけるのではなく、まずは事実を客観的に、
冷静かつ正確に伝えることが重要。そのうえで、判断を相手にゆだねたり、
自分はこう思うが相手はどうかと意見を求めたり、というスタンスのやり
とりであれば、返信しやすいです。

内容が相手にとって返信しづらいメールになってないか、送信前に今一度
確認してみましょう。

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今週は、相手が返信しやすいメールの書き方についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　 ＜ 返信しやすいメール（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　期日や候補を挙げる

今週は、相手が返信しやすいメールの書き方について、取り上げています。

前回の配信でも最後に触れましたが、返信の期日や、調整の際の候補日を
明示しておくと返信の確率はアップします。

逆に「返事はいつでもいいです」というメールは、返信を忘れられがち。

日程調整などで、自分はいつでもよい、相手の都合に合わせるという場合
も、先に「私は都合をつけやすいので、あなたに合わせて調整しますよ」
とはっきり伝える方が、相手も「では、この日時ではいかが？」と指定し
やすいです。

あるいは、下記のように相手に候補日を挙げてもらう方法もあります。
———————————–
10月1日に○○の件でお会いする前に
一度ランチでもいかがですか？

幾つか候補日を挙げてくだされば
調整いたします。
———————————–

はっきり日程を明示する場合は、このような文面も。
————————————————-
10月1日か2日、あるいは4日の週であれば、
対応できます。

準備の都合があるので、できれば9月29日までに
日程のご連絡をいただけるとうれしいです。

もし、都合がつかなくても
別の日程で調整しますので、ご無理なさいませんように。
————————————————-

上記のポイントは3つ。

・対応可能な日程を挙げる
・都合がつく場合は、返信の期日を指定
・都合がつかない場合でも、別日程で調整の旨を知らせフォロー

相手は都合の良い日を選ぶだけでよく、都合がつかない場合もあきらめず
に済む内容です。

何度もやり取りしなくて済むよう、想定される状況を考えたうえでメール
文をまとめるとよいのは、ビジネスメールでもプライベートメールでも変
わりありません。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　 　　　＜ 返信しやすいメール（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　返信票を付ける

今週は、相手が返信しやすいメールの書き方について、取り上げています。

返信しやすくする工夫の一つとして、メールに「返信票」を付ける方法が
あります。出欠確認などで使う、返信用のフォームです。

▼例-1
※下記をコピーしてご返信ください。
———————————————————
■ゴルフコンペのご案内

＜部署名＞　（　　　　　　　　　　　）

＜お名前＞　（　　　　　　　　　　　）

・コンペの参加
ご参加（　　）　　不参加（　　）

・懇親会の参加
ご参加（　　）　　不参加（　　）

※9月30日（木）までに　suzuki@XXX.co.jp 宛てに
ご返信をお願いします。
———————————————————

▼例-2
○○研究会ご参加のかたは、下記のフォームに必要事項を
ご記入のうえ、9月30日（木）までに事務局へご返信ください。
———————————————————-
氏　名：

所　属：

懇親会：　参加　　　不参加　　（どちらかを削除してください）

連絡事項：

———————————————————-

日程調整の場合は、候補日を列挙して、都合のよい日程を返信してもらう
という方法もあります。

▼例-3
—————————————————
○○についての打ち合わせをお願いしたいのですが
来週以降のご都合をお知らせください。
調整のうえ、改めてご連絡いたします。

1）9月30日（木）　10：00
2）10月1日（金）　14：00
3）10月4日（月）　15：00

以上、9月22日（水）17時までに
ご返信をお願いいたします。
—————————————————

書面ではよく使うフォーマットですが、メールにも応用してみましょう。
上記のような「返信票」を付けることで、相手からの返信の確率が高まり
ます。返信の期日を記載しておくと、より効果的です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　                ＜ 返信しやすいメール ＞
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即決・選択を促す

相手からの返信が欲しい。これはビジネスメールだけでなく、プライベー
トなメールにも当てはまる関心事ではないでしょうか？

早く返信が欲しいから、と急かしたり、催促したりするのは逆効果。
むしろ、相手が返信しやすいように仕向ける心遣いや工夫が必要です。

基本的なポイントとしては「はい」「いいえ」で答えられるメールにする
ことが挙げられます。

「今回の担当はAさんにお願いしてよろしいですか？」
「Aを優先して配送しますが、差し支えありませんか？」
「○○については、お聞き及びですか？」

上記のいずれの一文も「はい」「いいえ」で答えられる内容です。

「AとB、どちらになさいますか？」
「調整可能なのは10日、13日、15日ですが、ご都合はいかがでしょうか？」

上記のように、いくつか列挙して、相手は選ぶだけでよい尋ね方も、返信
がしやすいです。

「どうしたらいいですか？」と相手に考えさせる問い方では返答にも時間
がかかりますが、即時に決断・選択できる材料を並べてから尋ねるように
すると相手の返答も得やすくなります。

今週は、こうした返信しやすいメールの書き方について、取り上げていき
ましょう。

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