今週は、伝達手段の選択についてでです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、電話か（3）＞
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迷惑なメールとは？
今週はメール、電話、その他の伝達手段の
最適な活用法を取りあげています。
電話連絡を迷惑に感じる状況について
前回述べましたが
では、迷惑に感じる
メールの連絡とは、どんなものでしょうか。
電話同様
売り込みメールやスパムメールのほか
何が伝えたいのか、要領を得ない内容や
どう返信したらよいか、考えてしまうような内容のメールは
確認するために
再度メール送信や電話する
時間と手間をとられ、迷惑です。
個人か、関係者全員か
判断できてない返信も
無駄にメール数を増やしていると感じます。
例えば
BCCで送信すべきメールをCCで送信する
個人宛てに別個に送信すべきメールをCCで返信する
ケース。
メーリングリストでも同様の勘違いをする人を見受けますが
グループ全員に返すべき内容か
個人宛てに返すべき内容かを
判断できていないと
FacebookやLINEのグループに入った場合でも
同じ過ちをおかす可能性があります。
メールのやりとりを記録として残しておく必要がある場合
は別として
込み入った内容を
ぎっしりメールに書き連ねて送られてくるメールも
考えもの。
メールで伝える方が効率が良いはずなのに
メールアドレスやウェブサイトのURLが間違っていて
いざ、アクセスしようとしても正しくできない
というケースも困ります
（自分のメールに挿入する署名の
間違いに気付かず使っていることもあるのでご用心）。
時間短縮、労力の軽減のため
メールで伝達しているのに
読み、理解するのに時間を要する内容は
後回しにされやすく
内容に漏れやミスが多いと
信頼を損ないます。
メールで「書いて」伝える方が適切か、
電話で「話して」伝える方が適切か
要する時間や相手の状況などを踏まえ
選択する必要があります。
この選択を誤ると
メールの便利さがだいなしになります。
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