2009年1月27日

【仕事のメール心得帖】言葉遣いあれこれ＜社内しか通用しないメール作法（2）＞VOL.979

今週は「社内でしか通用しないメール作法」についてです。
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仕事のメール作法　＜社内しか通用しないメール作法（2）＞
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言葉遣いあれこれ

読者の皆様から投稿された「社内でしか通用しないメール作法」で
最も多かったのが「言葉遣い」についての事例や疑問でした。

＜読者からの投稿-1＞———————————————

弊社では、社内の人に出すメールに、挨拶として
「おつかれでしょう」と書きますが、
この挨拶って、どのくらいの地域性があるのか、
いつも疑問を持っています。
（siraganekoさん 50代メカ設計男性）

20代の若手社員が、上司へ「ごくろうさまです」と書き始めます。
「お疲れさまです」ではなく、「ごくろうさまです」がメール上、
社員間の文頭の挨拶として頻繁に使われるのです。
（イクラさん 30代事務女性）
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通常、「お疲れさまです」が社内ではよく使われますが
「おつかれでしょう」というのは独特というか、新鮮ですね。
同様の使い方をしているかた、おられましたらご一報を！

一般的に目上の人には「ご苦労さまです」を使うと失礼に当たりますが
社内で慣例になっている場合は、社外宛のメールでうっかり使わないように
注意する必要がありそうです。

関連して、次のような事例をご紹介しましょう。

＜読者からの投稿-2＞———————————————

ある会計事務所と個人的なメールでのやり取りがあるのですが、
「再度発送お願いできますか？」や「お返事いただけますか？」が、
「再度発送してお願いできますか。」や「お返事いただけますか。」
になっています。

担当者が20才前半ということもあり、
当たり前に使っているのかもしれません。

口語ではイントネーションがあるので、クエスチョンマークは不要ですが
正式文書ではなくとも、この書き方ではぶっきらぼうに感じます。

携帯メールなら絵文字があり、
普段ならその後に笑顔マークをつけて終わるのでしょうね。

「お願いいたします。」や「お返事お待ちしております。」なら
違和感は無いと思います。
（KMさん 30代女性総合事務職）
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学生時代から携帯での通話やメールに慣れ親しんでいると
社会人になってからも、話し言葉のノリでメールを書いてしまい
苦労するかたも多いようです。

メールは話し言葉調で書くことで、
より親しみが増す効果がありますが

ビジネスメールでは、個人対個人というより
会社対会社のやりとりになるので
自分が書くメールの印象＝会社の印象ということになります。

頻繁に使うフレーズほど
書き言葉で丁寧な表現を意識すると、好感度がアップしますよ。

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2009年1月26日

【仕事のメール心得帖】投稿の集計結果＜社内しか通用しないメール作法＞VOL.978

今週は「社内でしか通用しないメール作法」についてです。
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仕事のメール作法　＜ 社内しか通用しないメール作法 ＞
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投稿の集計結果

2009年1月15日配信のVOL.971 にてご紹介した
『その会社でしか通用しないメール作法』の事例を受けて

本メルマガ読者の皆さんに「社内でしか通用しないメール作法」を
募集したところ、多数の投稿をいただきました。

今週は、その投稿内容をピックアップしてご紹介していきます。

●「社内でしか通用しないメール作法」集計結果
1：言葉遣い
2：英語の略語
2：敬称のつけ方
4：その他（メールの機能）

集計して最も多かったのが
「言葉遣い」についてでした。

社内では通例になっているけれど、客観的に見直すと違和感がある
習慣になっているが、抵抗がある
というものが多くありました。

次に同数で多かったのが
「英語の略語」と「敬称のつけ方」です。

一時期「空気を読めない」人のことを「KY」と表すのが流行しましたが
「できるだけ早く」を As soon as possibleの略で「ASAP」と表記して
メール送信する、というような英語表記の略が
会社内でも結構、使われているようですね。

「敬称のつけ方」では「殿」の扱いや、
上司に宛てるメールの敬称について
「これでいいのだろうか？」と疑問を抱いているケースが多く見られました。

その他は、開封確認やCCのい扱いなど、メールの機能について
投稿がありました。

笑えるもの、まじめなもの、いろいろでしたが
明日から、投稿の多かったものから順番に
ご紹介＆解説していきます。