今週は、文章を書くために必要な読むことについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　＜ 書くことと読むこと（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　より良いものを読む

　読むことと書くことは表裏一体、と昨日お話しました。
　よく読むことで、よく書けるようになりますが
　より良いものを読むことがポイントです。

　一番身近なものでは新聞。

　新聞記事は、見出し、リード文、記事というのが基本的な構成
　（記事の扱いによってリード文がない場合もあります）です。

　見出しは、メールの件名を書くときの言葉の選び方、表現の仕方の
　参考になります。

　新聞記事は、結論から先に書かれ、順に詳細が述べられていくので、
　メール本文を書くときの文章の運びの勉強になります。

　自分ならどう書くか、と考えながら読むだけでも、
　読む訓練、書く訓練につながっていきます。

　最近ではケータイ小説や雑誌などで、話し言葉に近いラフな表現の文章を
　多く目にします。メルマガの文章もしかり。

　ですが、新聞や書籍のように編集者（新聞はデスクやキャップ）という
　第三者の目、手が通された、より質の高い文章、スタンダードな書き言葉
　に触れる習慣をつけておくと、自分が文章を書く際に役立つことが多いです。

今週は、文章を書くために必要な読むことについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　 ＜ 書くことと読むこと ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 読むことで書けるようになる

　以前にも書いたことがあるのですが
　このメルマガを創刊した4年前から現在まで
　読者のかたからいただくメールの質は年々高くなっています。

　中には、そのまま例文として当メルマガで
　紹介したくなるような美しい表現や心遣いのあるメールも少なくありません。

　メールやブログが普及して「書く」機会が圧倒的に増えたことで
　ライターや作家でなくても
　一般的に文章の質が向上してきているのを実感します。

　▼　意識することで鍛えられる
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　メールに限らず、文章は
　単に書くだけでなく、きちんと相手に伝わるように意識して書くこと
　そして、それを続けることで鍛えられ、自ずと上達していきます。

　意識して書くことと同じくらい
　文章の上達に役立つのが読むことです。

　これも、ただ読むのではなく
　問題意識を持って読むことで、自分にはない表現や語彙を増やしていけます。

　単純に「こういうときはどのように書いたらいいのだろう」
　という疑問があり、それを解決したいという意思があれば、
　新聞、雑誌、Webサイトで目にする文章を読むときも、
　疑問に思う点を意識して読むようになります。

　メールでも、感じの良い表現や美しい日本語に触れると
　お手本にして自分もそのようなメールを書いてみよう
　と思うのではないでしょうか。

　読むことと書くことは表裏一体。
　よく読むことで、よく書けるようになるのです。
　「よく」とは、すなわち、より良くなるために意識すること。

　今週は、伝わる文章を書くために必要な
　「読む」ことについて取りあげていきたいと思います。

今週は、メールボックスの整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　＜ メールボックスの大掃除（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　アドレス帳の整理

　メールソフトのアドレス帳に登録した情報も整理もしておきたいですね。

　チェック項目としては
　・使用しなくなったアドレスの整理
　　退職者などのアドレスをチェック。

　・役職の確認
　　相手の役職や肩書きが変わっていることも。見直して更新を。

　・登録
　　未登録のままになっているアドレスの登録。
　　登録が重複しているアドレスの確認も。

　一年を振り返ると、新たにやりとりが始まった相手、
　疎遠になってしまった相手など、
　メールの送信先にも少なからず変化があるもの。

　アドレス帳は、意外と手付かずのまま放置していることも多いので、
　今一度見直してみましょう。

　余談ですが、
　アドレスの登録の際の名前の表示について。

　同じ会社の複数の相手を登録している場合
　「社名＋名前」で登録するより、「名前＋社名」で登録しておくと
　送信の際に区別がつきやすいです。

　同じ会社、同じプロジェクトなど、一つのグループとして
　くくれるアドレスはフォルダを作って整理するのもよいでしょう。

　▼Outlook Expressのアドレス帳　整理の仕方
　
　▼Thunderbird 使い方ガイド－アドレス帳
　

　再び余談ですが、
　毎年の年賀状に必ず1通か2通、名前や会社の表記が間違ったまま
　送られてくるものがあります。住所が移転前のものだったり…。

　何年も間違ったままの状態で送られてくる年賀状は、
　感じの良いものではありません。

　メールも同じで、アドレスの変更通知を受け取ったら、
　すぐに登録しなおしておくことも大切ですね。

今週は、メールボックスの整理についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　＜ メールボックスの大掃除（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　メールの整理

　いつのまにか受信トレイや振り分けフォルダにたまっているメール。
　後で見返すこともあるので、ついつい消去せず置いているのですが、
　机に堆積した書類と同じで、過去のものほど見返したりはしないもので…。

　一気に消去すると、必要だったメールも消し去る恐れがるので、
　私は次のような方法をとっています。

　受信トレイのメールを一度、送信者別に並べ替えるのです。

　件名を見て、処理済で不要と思われるメールは消去。
　送信者名を見て、アドレス帳に登録しそびれているものは登録して、
　あとは消去。

　送信者ごとにメールを並べ替えると、必要・不要の判断がしやすくなります。
　
　私が使っているメールソフト「Thunderbird」では、
　重要なメールには星印がつけられるので
　印の付いたメールだけ残し、あとは全消去するなど、
　判断の目安にしています。

　「Thunderbird」の場合は
　「表示」→「並べ替え順序」→「送信者」をクリック。

　Outlook Expressなどの他のメールソフトでも、操作はほぼ同じと思います。
　メニューバーで「表示」を探してみてください。

　私のように、受信トレイにメールをため込まないようにするには、
　一定量以上のメールは受信トレイに残さないというルールを作り、
　日々、こまめに処理することも必要と思います。