今週は、贈り物へのお礼メールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　 ＜ 贈答品のお礼メール（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　遠慮するメール

贈り物をもらったものの…
相手に余計な気を遣わせたくない、次回からは送らなくてもいいよ
と思うこともあります。

そんなときのメールの文例です。

＜遠慮を伝えるお礼メール＞—————————————-

○○様

いつもお世話になります。

このたびは結構なお品をお送りいただき、
ありがとうございました。
お礼申しあげます。

お心遣いいただき、大変恐縮しております。
今後は、どうぞお気遣いなさいませんよう
お願い申しあげます。

略儀ながらメールにてお礼まで

—————————————————————–

少々、改まった文例ですが
親しい間柄の相手にはもっと崩した表現でよいと思います。

上記の例文で気をつけたのは
お礼の表現を
「お礼申しあげます」
「メールにてお礼まで」
「ありがとうございました」
と、すべて変えた点です。

ともすれば「ありがとう」を連発したり
「お礼申し上げます」が重なったりするので
同じことを言っているのですが、表現を変えています。

文末も、「ありがとうございます」にせず
敢えて過去形の「ありがとうございました」にすることで
これで終わりにしてください、というニュアンスを含めています。

※関連

神垣あゆみブログ

2009.03.20

【仕事のメール心得帖】文末の「まで」＜ 読者からの質問（5）＞VOL.1016

https://www.kamigaki.jp/blog/2009/03/20/vol-1016/

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。◆─────────────────────────────────◆　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（5）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文末の「まで」＜読者からの質問＞------------------------------------------------今回の【遠慮するメール＜ 贈答品のお礼メール（2）＞VOL.989】の中で、普段から疑問に思っていた点があったので、質問させていただきます。贈答品のお礼メールの例として、　略儀な...

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今週は、贈り物へのお礼メールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 贈答品のお礼メール ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　基本のお礼メール

お祝いの品や贈り物をいただいたときは、
お礼の言葉はなるべく早い段階で伝えるのが得策。
相手にも、品物が届いたことが分かります。

お礼の手段には手紙、電話、メールがありますが、
スピードという観点ではメールが便利です。
今週はメールでお礼を述べる場合の例を挙げていきたいと思います。

＜シンプルなお礼メール＞—————————————-

○○様

お世話になります。神垣です。
このたびは結構なお品をいただき、
ありがとうございます。

お贈りいただいた△△、とても気に入りました。
いつもお心づかいいただき、うれしく思っています。

まずはメールにてお礼まで

—————————————————————–

少々あっさりしすぎな感もありますが
基本的なことだけでまとめたシンプルなお礼メールです。

「結構なお品をいただき」は、そのときの状況に応じて
「素敵なプレゼントをいただき」とか「新刊をお送りくださり」などに
言い換えることもできます。

「お贈りいただいた△△、とても気に入りました」のように
いただいたものへの感想をひとこと添えると
儀礼的な文章でなくなります。
相手への気遣いをうれしく思う気持ちも合わせて伝えましょう。

メールでお礼を伝えた後も
相手に対面するときには、改めてお礼を述べることを
お勧めします。

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今週は「社内でしか通用しないメール作法」についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　＜社内しか通用しないメール作法（5）＞
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その他いろいろ

「社内でしか通用しないメール作法」で「敬称のつけ方」と同数
だったのが「英語の略語」でした。
「ASAPでお願いします」と言ったポピュラーなもののほか
多かったのが「FYI」です。

＜読者からの投稿-1＞———————————————

以前、派遣社員をしているとき、
転送メールがメーリングリストで送付されていました。

その1行めには必ず「FYI」とだけ記載が。
毎回同じなので、
「メール転送すると『FYI』って自動で記載されるのかな？」
と勝手に思っていたのですが、後日、社員の方にお尋ねしたところ
「For Your Infomation」の略であるとのことでした。

（みよすけさん 30代 ソフトウェア系会社員 女性）
—————————————————————–

私は今まで見たことも、使ったこともないのですが
このような英語の略語は、外資系の会社で使われることが多いのでしょうか。
思わず笑ってしまったのが、次の事例です。

＜読者からの投稿-2＞———————————————

社内ミーティングの時間調整の表現：
「3P～5Pの2Hでお願いします」　⇒　15時～17時の2時間でお願いします。

（A.Sさん 20代 コンサルティング 男性）
—————————————————————–

「P」って「PM」のことなのでしょうね。
「その他」としては、次の投稿がありました。

＜読者からの投稿-3＞———————————————

わたしの会社では、下記の社内メール作法があります。

東京出張中の場合
———
お疲れさまです。高橋＠東京です。
———
などと、自分がいる場所を“＠”をつけて表現します。
これは、社外共通なのでしょうか？
（T.Tさん 25歳 事務職 女性）
—————————————————————–

「岡本＠○○産業」のように＠の後に社名を入れた表記を
見たことがあります。
社内や親しい間柄で使用するのは問題ないと思いますが、
社外宛にはカジュアルすぎる表記なので控えたほうが無難かもしれません。

＜読者からの投稿-4＞———————————————

私が勤める会社では、回覧をお願いする時は「回覧方」、
職場内に連絡して欲しい時は「周知方」という表現方法が
一般的に使用されています。

例えば、使用ルールの通達メールなどで「周知方、徹底願います。」
といった文章です。
いつ見ても不自然に感じ、慣れず抵抗があり、
私はこの表現方法は使用してません。

（郷に入れないさん 35歳 会社員 女性）
—————————————————————–

事務作業を担当する部署や人のことを「事務方」と言うことがありますが
この場合は「～すること」という意味合いで「方」が使われているようです。
社内で独特な変化を遂げた表現かもしれませんね。

社内で慣習化したメール作法にもいろいろありますね。
ご投稿くださった読者の皆さん、ありがとうございます。
紹介しきれないものもありましたが、興味深かったです。

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今週は「社内でしか通用しないメール作法」についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　＜社内しか通用しないメール作法（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬称の「様」「殿」

「社内でしか通用しないメール作法」で「言葉遣い」に次いで
投稿が多かったのが「敬称のつけ方」「英語の略語」です。

「敬称のつけ方」については、「様」と「殿」の扱いについての疑問が
多く見られました。

＜読者からの投稿-1＞———————————————

宛名を書く際、役職の後ろに敬称をつけること。
社内メールは「○○部長様」等になっています。

社外だったら、
以前教えていただいた「部長　○○様」で問題ないのですが、
社内でやったら仰々しい感じになってしまい、
かといって役職を外すわけにも行かず、
メールを送るたびに悶々としています。
（さくらださん 30代 出版系会社員 男性）
—————————————————————–

「社長」「部長」などの役職名は、それ自体が敬称なので
本来はそのままでよく、「様」を付ける必要はないのですが
慣例で「社長様」「部長様」としているところも少なくないようです。

私は懇意な客先、付き合いの長い目上のかたへのメールの宛て名は
「○○社長」「△△部長」で通すのですが

初めての相手やそれほど懇意でない相手には
役職に様を付けて送ることもたまにあります
（心理的な抵抗感があるため）。

本来は「様」は付けないということを知ったうえで
相手や状況によって使い分ける“融通”があってもいいと思います。

＜読者からの投稿-2＞———————————————

社内ルールというか疑問なのですが、役職の後に殿とか様
（例：〇〇課長殿/◇◇部長様）を付けるのは、正しいのでしょうか？

また、社外の方にメールを送るときには、
役職を付けるべきなのでしょうか？（例：〇〇株式会社　◇◇部長様）

社外の方に〇〇株式会社　◇◇様でメールを送付した際に、
先輩から「失礼だろ」と言われて疑問に思いました。
もし役職が変わっていても良いように
“様”のほうが良いような気がするのですが。
（ぶらすと12さん 29歳 会社員 男性）

目上の方宛のメールで、「殿」を使うのに戸惑いを感じます。
それも特に目上の方に対してが多いです。
おそらく昔のビジネスマナーが社内にそのまま残っているのだと思います。

そのため、宛先がその相手だけの場合は、
名前＋役職で送るようにしていますが、
大勢の宛先に送る場合、おかしいと思いつつ、
「名前＋本部長殿」「名前＋部長殿」として送っています。

（よっちゃん 30代 会社員 女性）
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「様」はもっとも一般的な敬称です。
「殿」より「様」を使うところが増えているようです。

社外の役職のある相手に「様」を使うときは
「〇〇株式会社　総務部長　◇◇様」のように
「役職＋（名前）様」と書く方法があります。

ただ、社内では「殿」を使うのが慣例になっている場合もあるようです。
「様」として失礼に当たりませんが、
社内で「殿」が使われているのであれば
それに倣えばよいのではないでしょうか。

「人事課長殿」のように宛名が役職名の場合は「殿」を使う場合も
あるようです。

▼「殿」「様」についてのバックナンバーはこちら

神垣あゆみブログ

2008.10.01

【仕事のメール心得帖】「殿」と「様」の使い分け＜ 読者からの質問（3）＞VOL.905

https://www.kamigaki.jp/blog/2008/10/01/vol-905/

>今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。◆─────────────────────────────────◆仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　　　＜ 読者からの質問（3）＞◆─────────────────────────────────◆　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「殿」と「様」の使い分けVOL.888配信時にいただいた質問です。＜読者からの質問＞------------------------------------------------9/4配信の内容で質問がありますのでメールしました。> > 　「各位」で敬称を表すので、「殿」や「様」は不要です。とありますが、この「...

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　定型化した言葉遣い

「社内でしか通用しないメール作法」で最も投稿が多かった
「言葉遣い」についての事例や疑問の続きです。

＜読者からの投稿-1＞———————————————

会ったことやメール交換がない方から「お世話になってます」
と来たときは驚きましたが、
これは一種の「拝啓」の代わりらしいと知りました。

「よろしくお願いします」を連発する人がいますが、
何かよい代わりの言葉がありましたら、メルマガで教えてください。
（Annaさん 30代 会社員 女性）
—————————————————————–

メール冒頭の「お世話になります」は、
一種の習慣、常套句としてスルーすることもできますが、
私は初めてメール送信する相手や、会ったことのないかたへは
「このたびはお世話になります」
と「このたび」を添えて違いを出しています。

「よろしくお願いします」については
それに代わる言葉というより、バリエーションですが
何について「よろしくお願いします」なのかを具体的に書くと変化が出ます。

「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
「ご確認をお願いします」
といった具合です。

バックナンバーも参考にしてください。

神垣あゆみブログ

2005.11.15

【仕事のメール心得帖】VOL.215 結びの文（2）結びの定型句

https://www.kamigaki.jp/blog/2005/11/15/vol-215/

今週は、メールの締めくくりについて考えます。◆────────────────────────────◆仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　　 　　＜ 結びの文（2）＞◆────────────────────────────◆結びの定型句▼　何について「よろしく」なのか￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ビジネスメールでもっともよく使われる結びの一文は「よろしくお願いします」でしょう。用件を総括するのに適した言葉と言えます。とはいえ、何でもかんでも「よろしくお願いします」で結んだのでは、あまりにもワンパターン。そんな時は、状況に応じて「よろしくお願いしま...

神垣あゆみブログ

2008.04.22

【仕事のメール作法】～のほど＜ 続・結びの文（2）＞VOL.803

https://www.kamigaki.jp/blog/2008/04/22/vol-803/

今週は、メールを締めくくる最後の一文についてです。◆─────────────────────────────────◆　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　   　　　　            　 ＜ 続・結びの文（2）＞◆─────────────────────────────────◆                                                                        &nbsp...

昨日、ご紹介した「おつかれでしょう」
について、下記のメールをいただきました。

＜読者からの投稿-2＞———————————————

あの頃、電電公社の長距離（東京～福岡）同軸ケーブル伝送路が
広島まで開通したばかりでした。

高校卒業入社したばかりの尾道電話局市外線路課では、
東は笠岡まで、西は西条までの地下埋設同軸ルートを
1日ごとにパトロールしていました。

そのころの挨拶が「おつかれでしょう」でした。

いま週一回、ある事務所のボランティア宿直をしていますが、
この挨拶を愛用しています。
（T.Oさん 68歳 電電公社OB 男性 ）
—————————————————————–

「おつかれでしょう」について投稿してくださったsiraganekoさん
の職場は尾道市の隣の福山市とのことでした。
地域柄、何か関連があるのかもしれませんね。

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