今週は、相手にマイナスな印象を抱かせる返答についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                  < NGな返答
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                            「嫌だから」

最近あった出来事で、困った事例があります。

ある運営委員の次期役員候補に名の挙がった人に
役員を引き受けていただけるかどうかの打診をした際
「できません」という断りの返答がありました。

ここまでは想定内だったのですが、断る理由を尋ねたところ
「嫌だから」。

確かに、誰もが進んで引き受けたい役ではないのですが
大人が挙げる理由としてはあまりにも稚拙で、
唖然としてしまいました。

断りの理由で困るのが「嫌いだから」とか「嫌だから」という
感情に基づくものです。

正直な本人の気持ちなのかもしれませんが
「役員の仕事が負担になりそうだから」とか
「役員に選出されるような器量はないので」とか
「嫌と思う」理由が何かしらあるはず。

それを具体的に教えてもらえば
今後の運営委員の選出にあたり
どういう点が会員にとって抵抗があるのか、疑問に思われているのかを
知ることができ、今後の役員選出の際の改善策にもなったのですが…。

今週は、このように
問われている内容に対して
取り付く島のない「NGな返答」について取り上げます。

 
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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(3)
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会社の習慣

<読者からの質問>————————————————

メールの宛先の記載についてですが、
私の勤めている会社の客先で、変わった表現の仕方があります。

メール文の始めに相手の名前を記入しますよね?
その時( )括弧付けするんです。

たとえば私宛のメールでは文頭に(田中)と苗字が書かれています。
しかも、ぱっと見は呼び捨て!

いくら相手がお客さんと言っても呼び捨てはあまりいい気はしないので、
やんわりとこの記載の意味を確認したところ、
どうやらそこの会社では「様」の代わりに
名前に( )括弧付けをするらしいのです。

これ、絶対その会社だけの文化ですよね?
神垣さんは、このような「社内だけにしか通用しないメールの作法」って
何か他にご存じですか?

(読者 H.Tさん)
——————————————————————

その会社や職場でできあがったルールというのは
確かにあると思います。

でも、上記のケースは
社内で適用する分にはいいかもしれませんが
社外の人宛てにも名前に括弧付けだけというのは
どう考えても失礼と思うのですが…。

その会社の幹部や経営者は
対外的にも宛名がカッコ書きだけで済まされていることを
ご存知なのでしょうか。

上層部は知らないまま、現場で自然発生したルールが
そのまま適用されているということがよくあります。

社内や職場内で、メールのルールをチェックしてみることも
必要かもしれません。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 読者からの質問(2)
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返信の「Re:」

<読者からの質問>————————————————

私はあるサークルの主宰をしております。
先日、メンバーの方から、
「細かいかも知れませんが、
題名はRe.にして返信するのは、遠慮願います」
というメールを頂きました。

この内容は、恐らく「遠慮願います」で締めくくられていますが、
冒頭の「細かいかもしれませんが」から、
不愉快に思われていることがわかります。

私は、新たに「件名」を作成するのが面倒で「Re:」のままにした
のではなく、
ひとつの内容についてやり取りをしている間は、
一番最初の「件名」が見えるように、
あえて新たな件名は入れないでいました。

もっと言うと、メールの内容が
「ああ、あの内容のことだな」と容易にわかりやすいので、
一番最初の件名が見えるように、
そのまま返信ボタンを押し「Re:」となっていました。

このメンバーさんには、今後新たに件名を作成して返信するつもりです。
これまでこのような要望、指摘はなく、
利便性からいっても双方わかりやすいのでは? と思っておりました。

しかし、他のメンバーも不快に思っていながらも、
指摘していないだけなのだろうか? とも思います。
私は非常識なのでしょうか?
(読者 M.Oさん)
——————————————————————

返信に「Re:」をつけるかどうかは意見の分かれるところです。

返信に「Re:」をつけないで、と連絡されたかたは
もともとそういう習慣のかただったのではないでしょうか。

私の場合は、返信に「Re:」をつけるかどうかは
相手に合わせるようにしています。

相手がつけるタイプの人ならばそれに倣い
書き換えるタイプの人なら、同様にするという感じですが
「Re:」をつけてそのまま返信するかたが多いです。

「Re:」で返信することで、一番最初の「件名」がわかり、
やりとりしやすいこととも関係しているのでしょう。

特に、G-mailの場合は
同じ件名でないとスレッドが別になってしまうので
(ヤフーメールなどもそうだと思います)
「Re:」で返信するほうが重宝です。

今回のケースは、
返信に「Re:」をつけたくない習慣の人も中にはいる
というだけのことで
ほかのメンバーのかた達はM.Oさんの意図を理解し
そのほうが便利と認識されていると思います。

私は、M.Oさんが非常識だとはまったく思いません。

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今週は、文章を書くために必要な読むことについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 書くことと読むこと(5)
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                        読んで書いて柔軟に

 「読む」という行為は、「脳で文字を食べること」だと思っています。
  文字を咀嚼し、味わって、脳の中に記憶という栄養分を補給していく作業。

 「書く」という行為は、脳に蓄えた知識や記憶や思いを、
 文字にして表現すること。外に出すことです。

 “食べて”ばかりだと文字通り、頭でっかちになってしまうので
 言葉にして外に“出す”。
 そのほうが、きっと脳の働きとして健全なのだと思います。

 声に出して話してもいいし、文字で記してもいい。
 読んで書くことを繰り返すほど、脳の中に蓄積された情報が整理され、
 取捨選択されやすくなるので、脳の働きが活性化されます。

 少なくともストレスはたまらなくなります。

 私自身がまさにそうで、このメルマガを平日日刊で書き始めてから約4年、
 嫌なことがあっても毎日パソコンに向かい、
 このメルマガを書いているうちに、いつの間にか忘れています。
 書くことで内に溜まったもやもやが昇華されるのでしょう。

 ▼ 精神をやわらかくするには…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 書くときに気をつけることは、誰が読んでも分かる内容を心がける
 ということ。

 これはメールでも文書でも企画書でも共通すると思うのですが、
 独りよがりの自己満足な文章や、
 特定の人にしかわからない特殊な言葉の羅列ではなく、
 自分以外の人が抵抗なく読め、理解できる文章を意識することです。

 人を傷つけたりおとしめるような文章もよくないです。
 ますます自分の気持ちがすさみますから。

 読むことは、広い世界を広げることです。
 文字をたどるだけで、異国、異界、過去や未来に飛び立てます。

 書くことは自分を客観視するきっかけです。
 うまく書けなくても、どうしたらもっとうまく書けるだろうと
 自問しながら書き続けるうちに文章は上達していきます。

 読んで世界を広げ、書いて自分を見つめる。
 読むことと書くことは
 精神を柔軟に保つ、ストレッチみたいなものではないでしょうか。

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今週は、文章を書くために必要な読むことについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 書くことと読むこと(4)
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                       易しい言葉がすべて?

 元気とか、達者である様子を「かくしゃく」と言います。

 パソコンで入力すると「矍鑠」と出てきて、
 漢字だけを見たら読めませんが、
 「かくしゃくとしたお年寄り」と、文章に書いたり、口で言う
 レベルの一般用語と認識していました。

 ところが、以前、自分の原稿にこの「かくしゃく」を使った際、
 「意味が一般的でないので、ほかの表現に書き換えてほしい」
 という指摘を受けたことがあります。

 「記者ハンドブック」にも「朝日新聞の用語の手引」にも載っているし、
 書き換えるほど難易度の高い表現ではないと私自身は思っていたので、
 「かくしゃく」って、それほど一般的ではない言葉なのかな、
 と、今でも納得いかずに(根に持っている?)います。

 ▼ 語彙を増やす努力
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 新聞記事を中心に、平仮名表記や易しい言葉に言い換える傾向が
 強まっています。

 活字離れ対策の一つでもあるのでしょうが、
 私自身はどんどん易しい表現や言葉に言い換えられていくのは
 残念な気がしてなりません。

 知らない言葉、なじみのない言葉に出合ったら、
 調べることで自分の語彙も一つ増えます。

 子どもの頃は本を読むたび、そういう見知らぬ言葉との出合いがあり、
 大人に聞いたり、自分で辞書で調べて覚えていきました。
 今はインターネットでもっと早く調べることもできます。

 それなのに世間では易しい表現に流されていく…。
 頻繁には使わなくても、知っておいていい言葉はまだまだ
 たくさんあるはず。
 
 調べる手間を惜しまず、自分の頭の中の辞書に言葉を増やしていくと
 書く文章も深みを増します。

 でも、そんな手間さえ惜しいほど、
 忙しい世の中になっているのでしょうか。

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今週は、文章を書くために必要な読むことについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 書くことと読むこと(3)
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                          手で書いてみる

 企業の新人研修などで、「書く」訓練の一つとして
 新聞一面下のコラムを書き写すことをお勧めしています。

 同じ新聞でも社説になると少々長いので、
 日経の「春秋」、朝日の「天声人語」、地元中国新聞の「天風録」など
 が文字量としてもちょうどいいのです。

 単に読むだけでなく、鉛筆やペンで書き写すことが大事。
 「こういう表現があるのか」「こういう字の使い方があるのか」と
 何かしら発見があり、文章の運びや構成も手で書き写すと
 目で読むだけより、ずっと頭に入ってきます。

 脳科学者の茂木健一郎さんは、夏目漱石の「我輩は猫である」を書写
 しているとか。漢字を忘れない対策の一貫で始めたようですが、
 脳の運動系学習の回路を鍛える訓練にもなるそうです。

 私自身も、日曜日の朝日新聞にある漢字問題を
 手で書いて回答することを習慣にしています。

 茂木さん同様、漢字を忘れないための対策ですが、
 頭では分かっていても、いざ書くとなると書けない漢字があります。

 パソコンなら、すぐに変換候補が出て助けてくれますが、
 そこを辞書を引いて自分で調べることが老化防止になると思っています。

 ケータイやパソコンを否定するつもりは全くありませんが、
 今後ますます、手で書く行為は減っていくはず。

 だからこそ、自分で意識して手書きする機会を持つことが
 重要と捉えていますし、あなたにもお勧めしたいです。

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