今週は、きちんとした印象を与える言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　 　＜ 改まった言い方（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人を表す言葉

話し言葉で自分のことを「わたくし」と言っている人を見ると
感じがいいなと思います。

書き言葉の場合は「私」と書いて
「わたくし」「わたし」両方の読みで使います。
ですが、実際は「私＝わたし」として使っていることが多いですね。

ですから、改まったメールを書くときは、私の場合、敢えて平がなで
「わたくし」とすることがあります。

相手の名前や社名には「様」をつけると改まった印象になります。
初めてメールする相手や、他社の名を挙げるような場合
「山崎様からお聞きしました」
「ABC商事様です」
のように使います。
相手と懇意になると「様」のままでは堅苦しいので
「さん」に呼び方も変わっていくことが多いです。

名前が特定できない場合は、次のように書き（言い）換えると
改まった印象になります。

「人」⇒「方」
同席された女の人　⇒　同席された女性の方
受付の人　⇒　受付の方
どの人　⇒　どの方

「誰」⇒「どちら様」「どなた様」
※これはどちらかというと、話し言葉で使うことが多いですね。

誰に聞いたらいいですか？
⇒　どなた（様）にお尋ねすればよろしいですか？

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今週は、きちんとした印象を与える言葉遣いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　 　　　　　　　　　＜ 改まった言い方 ＞
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言葉遣いが与える印象

若いころは、
目上の人や客先にも、ある程度ラフな言葉遣いのほうが
親近感がわいて良い、と思っていました。

物を知らず勉強不足であることを
自分に都合よくすりかえ
楽に対処しようとしていた節があります。

例えば、電話応対でも
家庭の奥様が「はい、○○でございます」と対応するのを聞いて
気取ってると思ってました。

でも、今はたとえ一般家庭でもそのように丁寧な応対ができる女性は
きちんとしたご家庭の奥様なんだなと感じます。
できれば、自分も家族のために、そうした言葉遣いを心がけなければ
とも思います。

メールでは分かりづらいですが
自分のことを「わたくし」と言える人は
男女関わらず素敵だなと思います。

改まった言葉遣いは、時として堅苦しいとか気取った印象にもなりますが
意識して適切に使えば、その人の印象もワンランクアップします。
丁寧に言い換えることは、相手への敬意にもつながるからです。

今週は、そんな丁寧な言い回しをピックアップして
紹介していこうと思います。

余談ですが、服装にも同じことが言えますよね。

スーツやシャツ、ネクタイを選ぶ基準は
自分のために着飾るというより、
相手に不快感を与えず、相手への敬意を表すことでもあるはず。

見られること、相手に与える効果を計算して
コーディネートしている人は高価なブランド物でなくても
清潔で誠実な印象を与えるものです。

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メールか、電話か。今週のテーマについては、読者のかたからもご意見を
いただきましたので、ご紹介します。

まずは、入社5年目になる男性読者から次のお便りをいただきました。

＜読者からのお便り＞———————————————

今の部署に配属されて4年目となりました。
配属後の4年間・・・ここの部署実は・・メール主体です。

（中略）

・朝礼なし・（他部署はあります）
これ本当に驚きました。まだ新人のころ、一体どうやって
コミュニケーションとるんかい！　と思った次第です。

上司から「●●の件について連絡あります。以下熟読して下さい」
「会社全体朝礼があります。以下確認して下さい」

ええ？　伝達全てがメール？？　これで朝礼が省略されているようです。
隣や前の席に座っている人からもメールできます。

たしかにメール1本送信すれば、完了かもしれませんが…。
最初の1年は戸惑いました。口頭連絡でもいいじゃん！　と思ったことも。

（4月から購読の男性読者さん）
—————————————————————–

実際に、伝達全てがメールだと戸惑いますよね。
一方で、このようなお便りも。

＜読者からのお便り-2＞——————————————-

隣席同士なのにメールをしていたことは
よくありましたね

社内周知などは口で言うとその場限りだったり
忘れやすいこともあったりで
文書化（メール化）しておいて意識を高め
情報を共有化ということもあって
よく使っていました。

周知簿代わりにしており、
知らなかったのは読まなかった方が悪い
という感じでした。

悪い使い方では無いのですが証拠化して
意識を高め、責任の共有化に利用していましたね。
（読者　仙人さん）
—————————————————————–

用件の内容によっては、メールで文書化して共有するという方法を
とっているところもあるということですね。

＜読者からのお便り-3＞——————————————-

e-mailはよく「バケツリレー」に例えられますが、
どこでこぼれても誰も保証してくれない通信手段です。
これはIT技術者の中ではほぼ常識なのですが、
一般の方はメールは『必ず瞬時に届くもの』という神話が
あるように思えます。

となれば、絶対に伝えなければならないことを
メールで伝えるのは不可です。

というように個々に理由はありますが、私の場合下記のような用件を
メールで行うのは不適切と考えています。

・相手が本人であることを確認して伝えるべきもの
・相手に今すぐ聞いてもらいたいこと
・相手に今すぐ回答をもらいたいこと

あと、道徳的に顔をしかめるむきもあるかもしれませんが
・記録に残したくないこと

（IT技術者・星のおじ様）
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上記の「相手が本人」「今すぐ聞いて」「今すぐ回答」という内容は、
電話の方がより確実に伝わりますよね。

「記録に残したくないこと」としては、人の噂や悪口が挙げられる
と思います。書いてしまったが最後、本人の目に触れたり、他に流出する
危険性をはらんでいます。

メールの不確かさも知ったうえで、伝達手段として賢く利用したいですね。

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