今週は、適切な伝達方法について考察します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　　 ＜ メールか電話か（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　確実に伝達するには

メールを始めたばかりの頃、メールを送信した後に
「今、メール送りました」とか「メール、見てもらえましたか？」と
電話がかかってきた…という経験はありませんか？

メールがビジネス上必須になった現在でも、
メールが確実な伝達ツールとは言えない面があります。

こちらが送ったつもりでも、相手に届いていないという事態が発生する
ことも。例えば、
アドレスの誤りで違う相手に送信されてしまった、
スパムメールと間違われ削除されていた、
ということがあり得ます。

そのような場合、返信の有無が相手にメールが届いているかどうかを
確認する目安になるわけですが、返信がなかったり、返信をしない相手には、
メールより電話で確認する方が確かです。

▼　メールだけでは不完全
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メールの場合、送信側は用件を伝えたいときにすぐ送信するという意識が
働きますが、相手がリアルタイムで読んでいるとは限りません。

ある程度の時間の猶予を考えつつ、「話すより書いて伝える方が確実」
という用件をメールで伝えているのではないでしょうか。

ですから、急を要する用件の場合は、
メールより電話で直接話す方が得策です。

伝える内容によっては、
・電話の後、メールで本題
・メールの後、電話で補足
とメールと電話で補完し合う方が、より確実に相手に用件を伝えられます。

携帯メールのやりとりに慣れていると、メールは相手にダイレクトに
届いて当然と錯覚しがちですが、
ビジネスメールの場合は「必ずしもメールが確実に相手に届くとは限ら
ない」という意識を以って対処することも必要と思われます。

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中！
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました！

「書く」と「描く」はどこかでつながっている「わたしの快画体験」

広島の酒蔵取材を担当しました！「きもので酒さんぽ」絶賛発売中！

2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

THEプロフェッショナル広島

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神垣あゆみ企画室

今週は、適切な伝達方法について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　 ＜ メールか電話か（2）＞
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メールで伝達するとき

伝達手段としてのメールと電話。
では、どんなときにメールを使って伝達するでしょうか。

・電話をかけるほどでもない用件を伝えるとき
（電話で伝えそびれたことも含む）

・用件を記録として残しておきたいとき
（伝えたという証拠を残しておきたいとき）

・確認事項や念押ししたいことがあるとき、

・時間を問わず伝達したいとき
（相手の時間を取りたくないとき）

・遠方の相手とのやりとり（海外を含む）

状況や職場環境にもよりますが、私の場合は、伝達手段の優先順位は
1）対面
2）文書（手紙も含む）
3）電話
4）メール
と考えています。

ただ、対面する場合に事前にメールで相手に都合を打診することは
よくあります。相手が多忙な場合も、電話よりメールすることが多いです。

携帯電話では、通話するよりメールのほうが多いです
（この場合、相手は親しい間柄の人に限る）。

▼　メールは補うための伝達手段！？
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
対面、文書、電話で伝えきれないときにメールで補完する
という意識があるので、実際、一日のメールのやりとりは15～20通程度
（仕事の度合いによってはそれ以上のこともありますが）で、
決して多いほうではないと思います。

編集者や記者には、メールより電話を優先する人が多いように思います。
彼らからのメールは文字量も少なく、毎回3～5行くらい。
本当に用件のみで、込み入った内容や急ぎの場合はほぼ電話です。

私の仕事環境では上記のような感じですが、業界、職種により、
メールの目的、伝達の優先順位も異なるのではないでしょうか。

ただ、重要度の高い情報・内容ほど、メールでの伝達は避ける傾向にある
と思うのですが、あなたの職場ではいかがでしょうか？

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【しごび】 の お す す め
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メールの書き方で困ったときの参考に！

今週は、適切な伝達方法について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　 ＜ メールか電話か ＞
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メールに依存しない

相手に伝えたい用件があるとき、メールにするか、電話にするか、
迷ったことはありませんか？

断りや催促など、直接言いづらいことはメールで処理してしまいたく
なりますが、相手には「大事な用件をメール一本で済ませるなんて…」と
不愉快に受け留められてしまうことがあります。

社内メールのやりとりが頻繁な会社では、
隣同士に座っていても直接声をかけず、メールで会話する、
というウソのような本当の話を聞いたことがあります。

メールが伝達手段として浸透するほど、
メールでなければならないやりとりがある反面、
「果たしてメールでよかったのだろうか」「メールでは不適切なのでは？」
と疑問に思うケースもあります。

当メルマガでは
「メールは伝達の一手段。メールに依存せず、状況に応じた伝達方法を
考え、対処しましょう」と創刊以来、折に触れ述べてきました。

便利だからといって、メールですべて完結するわけではないからです。

では、実際にどんなときにメールが適切か、または不適切かを
今週は考えてみたいと思います。

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中！
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