今週は、堅苦しくまわりくどい表現を書き直してみましょう。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　 ＜ 書き換える技術（3）＞
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漢字に頼らない

「諸般の事情にかんがみ、鋭意努力いたしております」
「抜本的かつ体系的な見直しを早急に行います」

上記のいずれも、分かったようで分からない文章です。
堅苦しい言葉が並んでいる割には、伝えようとする内容があいまい。
もっと分かりやすく具体的に書き換えてみましょう。

「諸般の事情にかんがみ、鋭意努力いたします」
↓
「さまざまな事情を考え、まずは○○についての改善から始めます」

「かんがみ」とは「考慮して」という意味です。「鑑み」と書きます。
知っておいてよい言葉ではありますが、文章が仰々しくなるので、
「考慮して」「考え」と書き換えて使うと分かりやすいです。

「鋭意努力」というのも、それなりに格好がつく都合の良いフレーズ
ですが、具体的な対策や対処の仕方を述べる方が誠意は伝わります。

▼　あいまいな言葉より、日時を明記
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「抜本的かつ体系的な見直しを早急に行います」
↓
「原因究明と○○全体の見直しを11月○日から行います」

「～的」という言葉はクセモノです。使いすぎると、何のことだか
結局分かりません。

この一文では「抜本的」は「原因究明」、「体系的」は「～全体の」と
書き換えることで、どんなことが行われるのかイメージできます。

「早急に行います」というのも、日時を明記すると現実味を帯びますね。
半ば慣用語として使われているお堅いフレーズには、次のようなものが
あります。

「忌憚のない」　　　⇒　 「率直な」「遠慮のない」に書き換え
「万全を期す」　　　　⇒　「間違いのないように」に書き換え
「可及的速やかに」　　⇒　「できるだけ早く」「○月○日には」
「先般」　　　　　　　⇒　「先日」「先ごろ」「○月○日に」

形式ばった難しい言葉でお茶を濁さず、分かりやすく具体的な表記を
心がけたいですね。

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今週は、感じのよいひと言をご紹介します。
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メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　　 ＜ ちょっとした言い回し ＞
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添付が消えています

毎日メールのやり取りをしていると、ちょっとした言い回しでその人への
好感度がぐんとあがることがあります。

メールの文章を読みなれてくると、その人の癖とか志向が分かるもので、
短くても配慮のある書き方ができる人のメールは心に残り、仕事をしてい
ても気持ちいいです。

今週は心に残ったちょっとした言い回しについて取りあげていきたいと思
います。

添付が消えているようですので、
お手数ですが再度送っていただけますでしょうか。

添付してメール送信したつもりが、添付し忘れていた際、相手から送られ
てきたメールです。

明らかに送信する側の私のうっかりミスなのですが「添付し忘れています」
より「消えているようです」という書き方はやさしさがあるな、と感じま
した。相手を責める表現ではないからでしょう。

▼　表現にワンクッション
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
メールの場合は書く側にそういう気持ちがなくても、読む側には冷たくぶっ
きらぼうに感じられることがあります。

例えば、口で「～してください」「～できません」と言われるのと、その
一文をメールで読むのとでは受けとめ方が異なります。

メールの場合はきつく感じられるので「～していただけませんか」「～で
きかねます」とする方が表現が和らぎます。

間違いの指摘も、相手を責める表現ではなく「添付が消えている」という
事実を知らせる書き方にすると感じがよく、指摘された側もすんなり応じ
られるように思います。

＜続・「添付が消えています」＞

上記の
「添付が消えているようですので、
お手数ですが再度送っていただけますでしょうか」
の一文に対して、読者のかたから次のコメントをいただきました。

添付書類行方不明、私なら
「お送り頂いた文書の添付書面が見当たりません。
恐縮ですが、再度お送り頂けませんか」
とします。

男性読者からのご意見ですが、日本語として美しい一文と思い、
改めてここでご紹介します。

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