本日、6月17日発売の
『日経ビジネスアソシエ』。
「伝わるメール 嫌われるメール」と銘打った
ビジネスメールの特集なんです！
わたくし、神垣も
「使ってはいけない『不快』フレーズ」
というタイトルで紹介されております。
今回の特集、何よりうれしいのが
ビジネス誌で堂々、メールのルールや作法が
フォーカスされている点。
ビジネスにおいても
メールの書き方やマナーははずせない！
と捉えられてきているんですね。
誌面には
メルマガコンサルタントの平野友朗さん
久米繊維工業社長の久米信行さん など
ネットでおなじみのメールの達人や
メルマガ仲間で「秘書が教えるビジネスマナー」著者の
花野蕾さんも登場しています！
『日経ビジネスアソシエ』7月1日号
ぜひ、お買い求めください！
読んだら、即使える
実践的なメールテクニック満載です！
今週はGmailの活用法について紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 私のGmail活用術（2）＞
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迷惑メールをブロック
Gmailを利用して、一番助かっているのが迷惑メールのブロックです。
私は、Yahoo!メールも利用していますが、迷惑メールをブロックする精度
はGmailの方が高いと実感しています。
Yahoo!メールは週に数通、受信箱に迷惑メールが紛れ込んでいるのですが、
Gmailではそういうことはほとんどありません。
Yahoo!メールもGmailも、不要なメールは[迷惑メールを報告] ボタンを
押して削除できますが、Gmailでは月に一回使うかどうかです。
敢えて難を言えば、Gmailの迷惑メールボックスに、ごく稀に
不要でないメールが紛れていることです（なぜか、【しごび】読者から
のメールが紛れていることがあります。月に1通あるかないかですが…）。
▼ Gmailをフィルタ代わりに
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こうしたGmailの迷惑メールブロック機能をフィルタ代わりに使用する
ことも可能。自分が持ついくつかのアドレスに来たメールを、Gmailに
転送して受信するのです。
Gmailの「メール フェッチャー」を使えば、複数の他のアドレスに来た
メールをGmail一本で管理することも（最大5つのメールアカウントから
のメールを Gmailアカウントで管理）。
私は、この設定にはまだしていないのですが、移動の多い人などには
便利な機能といえそうですね。
今週はGmailの活用法について紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 私のGmail活用術 ＞
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もしものときのGmail
これまでも当メルマガで何度か取りあげてきたGmail。
私は、以前、サーバーのトラブルでメインのメールアドレスが使えなく
なった時以来、Gmailを活用するようになりました。
名刺にもGmailのアドレスを刷り込んでいます。
Gmailなら、もし、メインのアドレスが使えなくなったときにも、
インターネットにつながる環境さえあれば、ひとまずメールのやりとりが
できるからです。
大事な客先からのメールも紛失することなく、Gmail内のメールボックス
にキープしておけます。
Gmail には5 GB 以上の保存容量があるため、受信したメールも削除せず
そのまま保存できるのです。
受信したメールをどんどん溜め込んでおいても
パンクすることが（今のところ）なく、
必要なメールはキーワードやアドレスで検索できるので、
整理が苦手な私も快適に利用できる点も気に入っています。
迷惑メールをブロックする能力も高いので、不要な迷惑メールに
煩わされることもありません。
今週は、そんなGmailの便利な活用法をご紹介していきたいと思います。
※ちなみに、Gmailの開設には、まず Google アカウントの登録が必要です。
https://www.google.com/accounts/NewAccount?hl=ja
ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
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今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（5）＞
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返信が要らないときの対応
次にご紹介するのは質問ではないのですが、
6月2日配信の＜切りあげるひと言＞にいただいた読者のかたからのメールです。
＜読者からの感想＞————————————————
私が【しごび】から教えていただいたことの一つで、
大変重宝させていただいているのが、
この「メールの終わり（終わらせ？）方」です。
返信のやり取りをスムーズに終わらせる為に
『メール末文に「返信はご無用です」 のひとことを添える』
というのは、常々活用させていただいております。
また、その一文の頭に、時期に応じて様々な応用文を付ける
ようにしています。
例えば、
「年度末につき、ご多忙中と存じますので～」 とか
「締切も近く、優先事項もあると思いますので～」等々
です。
（友達・知人であれば「返信ご無用よん」でＯＫですね）
読者 A.Yさん
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私がA.Yさんのメールを読んでうれしかったのは、
【しごび】で読んだことをご自分で応用して使ってくださっていることです。
当メルマガは、私自身が日々、メールのやりとりで
気づいたこと、失敗して反省したこと、改善したことなどをもとに
構成し、書いています。
私が書いていることは「絶対的なメールのルール」ではなく
メールを書く際の一つの考え方、ヒントとして
あなたの仕事のメールのやりとりで活用してもらえたら
という気持ちで書いています。
A.Yさんのように
「なるほどね～。じゃ、今度はこうしてみよう！」と
【しごび】を読んで、自分なりのメールのルール、メール作法を
つくっていってもらうことが私の一番の喜びであり、願いです。
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
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今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 切りあげるひと言（5）＞
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心地よい余韻
手紙や文書であれば、末文に「時節柄、くれぐれもご自愛ください」
のようなフレーズが添えられたものですが、
メールでは前段の時候のあいさつとともに、相手の健康や様子を気遣う
ような末文も省略されることが多くなりました。
メールを始めたころは、まだまだ「メール＝手紙」という感覚があり、
やたらと長い文章を書きしたためていた時期もあり（私だけ？）ましたが、
メールは伝えたい用件だけを簡潔にまとめ即座に伝えるツール
という認識が広まるにつれ、手紙調のあいさつの類は不要なものとして
姿を消しつつあります。
特に、ビジネスメールでは、
「了解しました」「以上、よろしくお願いします」で完結するのですから、
末文をあれこれ考える必要もないのかもしれません。
▼ 相手への気遣いを言葉に
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ただ、人と人とがやりとりするものですから、
ビジネスライクな内容の中にも、相手を気遣うひと言があると、
メール一つで相手への印象が好転する、あるいは一歩深まることもあります。
「どうぞお元気で」
「これからも応援しています」
そんなひと言でも、メールの最後に添えられていると
うれしく感じられるもの。
夜のメールであれば「では、おやすみなさい」で
お互い、気分よく区切りがつけられます。
特別な言葉や飾り立てた言葉でなくても、
相手への気遣いを伝えるのは、日常使う言葉で事足ります。
要は、その気持ちがあるかないか。
お互いに心地よい余韻を残せる言葉でメールを結べたらいいですね。
今週はメールのやりとりの終わらせ方についてです。
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仕 事 メ ー ル 作 法 ＜ 切りあげるひと言（4）＞
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決めて終わる
「近々、一緒にランチでも」とか「打ち上げをしましょう」
という内容のメールは、やりとりが長引きがち。
いつにする？ どこにする？ 何時に集合？ と決めることが多いので、
これらを一つずつ確認し合っていると、長々とメールが続いていきます。
このようなときは、呼びかけた人（言いだしっぺ）がイニシアチブをとって
「では、10日の12時に大手町の△△△でいかがでしょう。」と、
適当な日時や場所をある程度決めてから相手に打診するようにすると、
話が早いです。
もしくは、日程、場所など、いくつか候補を挙げて、
相手と調整していくという方法もありますね。
予定が決まったら
「では、10にお会いしましょう」
「それでは、10日にお会いできることを楽しみにしています」
とメールを結びます。
少し先の予定で、とりあえず「会う」ことだけが先に決まり、
詳細は日程が近づいてから、という場合は
「では、来週また連絡しますね」
「来週は出張なので、戻ってから改めて連絡します」
と、次に連絡することを伝えることでメールを結ぶこともできます。
余談ですが……
この手のメールのやりとりで、くせものだな～と思うのが
「今度、お昼でも」とか「いつか、飲みましょう」というやりとり。
「今度」や「いつか」と言って実現したためしはなく、
その多くが社交辞令で終わることが多いです。
ですから、私は本当に会いたい、ご一緒したいと思う相手には
「来週」とか具体的な日にちを告げて打診し、
未定を予定に換えるように働きかけます。
