今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
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　読 者 か ら の 質 問 NEW　　　 　　　　　　　　　　丁寧すぎるメール
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読者の方から、下記の事例が送られてきました。

曰く「業務で久しぶりにツッコミどころ満載の
心に残る(←残念ながら良くない事例として…)メールを受信してしまい、
ご連絡したくなりました」。

確かに、事例として興味深いので、当メールマガジンでご紹介します。

＜読者が受信したメール事例＞——————————————

○△□株式会社
☆☆ 様

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

大変恐れ入りますが、状況のご確認の為ご連絡させていただきました。
誠に恐れ入りますが、△△△△の12月度分のご実績のおとりまとめ
のご状況はいかがでございますでしょうか？
御社のご事情あること重々承知しておりますが、大変お忙しいところ
大変お手数ですが、ご準備いただけましたらメールにてご連絡いただけま
したら幸いでございます。
誠に恐れ入りますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

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読者が気になった点
・段落分けが一切されていなく、読みにくい印象を受けた。
・「丁寧すぎる言葉遣いは不要なので、必要な内容を簡潔に書いてほしい」
という要望を相手に伝えたい

先方が確認したいのは、「12月の実績を教えてほしい」の1点であるのに対し
必要以上に丁寧な言葉を使いすぎていて、要点がが分かりづらくなっています。

先方とは、数か月前からやりとりをしていて、対面したことはなく
連絡は電話やメールのみ、頻度も多くはないとのこと。

会ったことがないため、このように“丁寧すぎる”言い回しを多用しているのかも
しれません。添削して返信するわけにもいかず、でも、気になります。

対処法としては
1）先方から上記のような連絡が来る前に、毎月の実績をメールで伝える。
2）実績報告をする日を決め（毎月25日とか、毎月第4月曜とか）
その日になったら、こちらから連絡することを先方と取り決める。
3）返信の際に、
「このような丁重なメールを頂戴し、ありがとうございます。
とはいえ、業務の連絡メールですので、かようなお気遣いには及びません。」
と伝える。
4）頻繁にやり取りするわけではないので、気にせずやり過ごす。

3）は言葉にして伝える対策ですが、
場合によっては相手とぎくしゃくする可能性も。

相手を変えようとするより、1）か2）の先手を打って自分の方から提案し、
メール文の簡素化を図る方が、解決は早いかもしれません。

ついでに、事例の文例をスッキリ整理し、書き換えると……
———————————————————————-

お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。

△△△△の12月度分の実績について、お知らせいただけますでしょうか。
〇月〇日（木）中にご連絡いただければ、ありがたいです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

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用件のみに絞り、返信の期日を添えることで、
どの程度急ぐ必要があるのか、見当がつきます。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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＜ 質 問 ＞———————————————————–

“御中”について質問なのですが
郵送ではなく、取引先で複数の方へのプレゼンに使用するパワーポイントや
その際の配布資料に記載する敬称を、御中にした方がいいのか、様にした方
がいいのか迷います。

プレゼンの相手複数の方全員が対象で、全員の方に向けてなので
御中（その中の誰か）ではないような気もするのですが
御中（その中の誰か、もしくは全員）という意味にもなるのでしたら
御中でもいいのかなと思います。

もしくはそういう時は、郵送ではないので〇〇株式会社 様 としても
いいものでしょうか？
（読者 S.Mさん）
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メールや郵送ではなく、会社の内外で配布するプレゼン資料の敬称については
私は「御中」を使っています。

相手に対する敬意を表す言葉が敬称ですから、郵送ではない場合でも、客先
の会社の敬称は「御中」が適していると考えます。
過去に同席した企業間のプレゼンでも、資料の敬称は「御中」が使用されてい
ました。

ですから、プレゼン資料の宛名は
「株式会社〇〇〇　御中」
として差し支えないと思います。

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今回は、読者のかたからの質問に答えます。
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読 者 か ら の 質 問　　　　　　「ご苦労さま、お疲れさま」について
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2019年9月2日に配信したVOL.3378　について、下記の質問をいただきました
ので、紹介します。

＜ 質 問 ＞———————————————————–

ご苦労さま、お疲れさま＜ 気をつけたい言葉づかい（3）＞VOL.3378
の感想です。

私は以前、親会社の社長に、目上の人に対して「お疲れさまです」は
使ってはいけないと言われたことがあります。

理由を聞いてもはっきりとしたことは答えてくれませんでしたが、
私の考えるところでは、あなた(部下)のために私(上司)は疲れていませんと
言うことではないかなと思っています。

神垣さんはどう思われますか？

また、定年退職を迎える人(上司)に対しては、
目下の人が「ご苦労様でした」という言葉を使ってもいい
という意見も聞いています。

私の考えすぎかもしれませんが「ご苦労さま」「お疲れさま」は
使い方が難しい言葉だと思います。
ＴＰＯをわきまえて使わなければならない言葉かもしれません。

（亜麻乃時夜句さん）
——————————————————————

亜麻乃時夜句さんは以前よく、質問や感想をお寄せくださっていた読者の方
です。久方ぶりの投稿、ありがとうございます。

当メールマガジンでは
・「ご苦労さまです」は目上の人が目下の人にかける言葉
・上下関係に関わらず使えるのが「お疲れさまです」

ということをお伝えしてきました。

ただ、亜麻乃時夜句さんのケースのように
・目上の人に対して「お疲れさまです」は使ってはいけない
・定年退職を迎える目上の方へ「ご苦労様でした」という言葉を使ってもよい
とする会社もあることでしょう。

そうであれば、会社のルールにのっとって「ご苦労さまです」「お疲れさまで
す」を使う、ということで差し支えないと思います。

昨年、私が担当したある会社の研修でも、
社内メールでは「お疲れ様です」を定番フレーズとして使わなければいけませ
んか？
という質問があり、社内メールでは「お疲れ様です」というフレーズなしで、
用件から書くという社内ルールを作ってみては？　という提案をしたことが
あります。

研修に参加していた社長が、疲れてもいないのに社員から「お疲れ様です」と
メールに書いたり、言われたりすることが以前から気になっていった、という
ことで、その研修で「お疲れ様です」廃止宣言をし、その会社では社内メール
では使わないというルールが即決しました。

「ご苦労さまです」「お疲れさまです」は
亜麻乃時夜句さんが書いておられるように「ＴＰＯをわきまえて」使う必要の
ある言葉ですが、そのＴＰＯによる使い分けを、社内レベルで考え、ルール化
すればよいのではないでしょうか。
私はメルマガで基準になることを書いていますが、それをきっかけに、会社
単位で最適化し、ルール作りに役立てもらえればうれしいと思っています。

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